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Nouveau module de factures fournisseurs, révision du planning, gestion de la TVA améliorée

Notre ligne de conduite chez Vertuoza: améliorer l’existant, tout en apportant régulièrement des nouveautés. Promesse tenue, voyez ci-dessous!

Avant toute chose, pour profiter de ces nouveautés de manière optimale, pensez à vider le cache de votre navigateur internet! Si vous avez des questions techniques à ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter sur l’adresse support@vertuoza.com .

Nouveau module “factures fournisseurs”📁

Nous cherchons continuellement à vous offrir plus de clarté sur vos chantiers, et nous voulons surtout que vous puissiez avoir une vision de la rentabilité précise de ceux-ci.

Dans cette optique, le module “Facture Fournisseurs” vient remplacer le système actuel d’encodage de frais de chantier et factures de commandes matériaux proposé jusque-là en deux écrans séparés. Ce module va vous permettre de centraliser toutes les factures émises par vos fournisseurs, et de lier facilement les factures fournisseurs à un chantier et éventuellement à un bon de commande matériaux.

 

 

L’utilisation de ce module est très intuitive:

  • Dans “Finance”, vous cliquez sur “Facture fournisseur”,
  • Vous entrez la date de la facture et sélectionnez le fournisseur dans le menu déroulant,
  • Vous indiquez la référence “fournisseur” de la facture ainsi que le montant total,
  • Vous pouvez également scanner et joindre la facture,
  • Enfin, vous sélectionnez le chantier auquel se rapporte cette facture et un menu déroulant vous sera proposé afin de lier éventuellement la facture au bon de commande correspondant. Un récapitulatif du bon de commande est alors affiché. 
  • Il vous reste à “Soumettre” et le tour est joué!

Ce lien avec le bon de commande est intéressant!

En effet, désormais, lors d’une commande matériaux dans la gestion de chantier, le montant de celle-ci sera repris directement (et temporairement) dans sa rentabilité.

Ensuite, lorsque vous encodez une facture fournisseur et que vous la liez à un bon de commande, ce montant remplacera celui du bon de commande. La facture étant le coût “réel” payé par votre entreprise, la rentabilité du chantier sera par conséquent plus précise 🙂 

Toutes vos factures “Chantiers” et “Fournisseurs” seront alors reprises dans ce module de manière centralisée.

 

 

Révision du Planning 📅

Nous savons que le planning de production est un outil que vous utilisez beaucoup. Nous avons donc cherché à le rendre encore plus clair, plus lisible, et en même temps plus complet et détaillé.

Avec cette nouvelle version, vous visualisez en un clin d’oeil l’ensemble de vos ressources (ouvriers, indépendants) sur une seule et même page. Il n’est plus nécessaire d’ouvrir chaque chantier pour voir quel ouvrier y a été affecté, et surtout quel jour. Encore du temps gagné! 

Nous avons  ajouté la possibilité d’utiliser des vignettes photos pour chaque ouvrier (à ajouter dans le paramétrage sur la fiche de l’ouvrier/indépendant). Si vous n’ajoutez pas de photos, ce seront les initiales qui seront affichées par défaut. Certaines infos plus complètes seront également accessibles, en survolant simplement les icônes avec la souris (Mouse over).

 

La version précédente du planning fonctionnait uniquement par journées “complètes”, en bloc de 8h: un ouvrier ne pouvait être alloué à deux chantiers le même jour qu’en les impactant tous les deux de 8h de coûts. Ceci était parfois problématique, tant en termes de rentabilité (qui était légèrement faussée si l’ouvrier ne travaillait pas toute la journée sur ce chantier), que d’organisation.

Nous avons fait évoluer cela: vous avez maintenant la possibilité d’encoder des horaires précis pour chacun de vos ouvriers/indépendants, et de les allouer éventuellement sur plusieurs chantier sur la même journée, par exemple  le matin sur un et l’après-midi sur l’autre sans erreur de rentabilité. . Que demander de plus?? 🙂

 

ATTENTION Cette modification du planning induit des modifications et des nouveautés dans le « Paramétrage » également:

  • Création de l’horaire “Société”:

Dans votre fiche “Société” apparaît maintenant un horaire modifiable: il s’agit de l’horaire “type” de votre société, qui sera alloué par défaut à vos ouvriers dans le nouveau planning de production.

  • Création de l’horaire “Ouvrier/Indépendant”: 

Dans chaque fiche ouvrier/indépendant, vous pouvez modifier manuellement son horaire de prestation hebdomadaire (si par exemple vous avez des horaires différents pour certains ouvriers/indépendants).

  • Création des Types de Présences:

Les Types de présences sont personnalisables et vont permettre de rendre un ouvrier ou un indépendant disponible, indisponible ou partiellement disponible dans le planning de production.

Vous pouvez en créer et en supprimer à votre guise, selon votre utilisation (exemple: intempéries, maladies, formations…)

Les Types de Présence ont été développés pour être utilisés dans l’horaire mensuel, qui, à l’avenir, vous aidera à gérer vos prestations et vos paies.

  • Apparition de l’horaire mensuel:

Dans Paramétrage > Administration > Horaire mensuel, vous pouvez afficher les horaires de vos ouvriers ou indépendants pour les semaines ou mois et à venir. Vous voyez les horaires encodés, ainsi que les types de présences. Vous pouvez donc en début de mois insérer les jours de congés, de formation, ou d’absence afin qu’elles se répercutent dans le planning.

 

Amélioration de la gestion des taux de TVA 🔣

Nous avons affiné la gestion des taux de TVA dans Vertuoza, pour vous apporter plus de souplesse. Vous pouvez désormais utiliser des taux de TVA différents sur un même devis/factures/…

Vous trouverez dans l’onglet Paramétrage > Administration > TVA, un listing reprenant les taux de TVA classiques préencodés. Vous avez également la possibilité d’en ajouter.

Pour vos devis, c’est le taux de TVA que vous aurez choisi dans l’entête qui va s’appliquer par défaut sur l’ensemble du devis. Toutefois, vous pourrez maintenant modifier la TVA indépendamment pour chacune des lignes. Vous pourrez aussi modifier le taux de TVA par défaut d’un devis qui serait déjà passé en chantier. Un popup vous avertira alors que cette action impactera l’ensemble du devis en modifiant chaque ligne de celui-ci au taux choisi.

Dans un avenant ou une facture, il est également possible de modifier tant la TVA de l’entête/par défaut (donc de tout l’avenant) que la TVA à la ligne.

 

Ajout d’un template “Facture simplifiée” 📄

Auparavant, les factures générées sur base d’un Etat d’Avancement étaient des factures sans détails, qui reprenaient uniquement les références de l’Etat d’Avancement.

Il y a quelques temps, nous avons décidé d’adapter ces factures et d’y faire apparaître le détail complet des postes concernés par cet Etat d’Avancement.

Nous avons pris conscience que selon le chantier et le client concerné, il était nécessaire d’offrir les deux options. Nous avons donc modifié le système et de vous proposons dorénavant deux templates disctincts:

  • soit une facture détaillée (avec les postes avancés), 
  • soit une facture résumée avec uniquement le total. 

Lors de la facturation d’un état d’avancement, une case à cocher vous permettra d’afficher ou non le détail des postes repris. Super pratique si, par exemple, vous souhaitez facturer un acompte à vos clients lors de l’acceptation du devis:

  • Vous transformez le devis en chantier
  • Vous créez un 1er état d’avancement, que vous acceptez 
  • Vous cliquez alors sur “Facturer et envoyer”
  • Sur l’écran d’envoi de la facture, vous décochez “Détails sur la facture”

  • La facture émise reprendra alors UNIQUEMENT la référence de l’avancement 🙂

A partir du Carnet de Factures, il est également possible de renvoyer des factures d’état d’avancement déjà générées, avec l’un ou l’autre template au choix.

 

 

Résolution de bugs divers 👨‍🔧

Des soucis d’affichage se posaient dans les PDF avec certains caractères spéciaux (accents,…). Ce problème a été analysé par notre équipe de développement et a été réglé. 

Toutefois, si certains bugs subsistaient, n’hésitez pas à nous en informer afin que nous puissions les analyser et les résoudre.

 

Gestion centralisée, calcul de rentabilité automatisé, information détaillée: la clé pour faire décoller votre société!

Thibaut Colson

 

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