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Séparation Entreprises / Contacts

Toute l’équipe de Vertuoza vous présente ses meilleurs vœux! Nous vous souhaitons une année 2021 pleine de réussite, de croissance, et de sérénité au travail (grâce à Vertuoza bien sur 😁).

Nous avons effectué ce weekend la première mise à jour ⚙️ de cette nouvelle année. 

Nos efforts se sont principalement centrés sur une gestion des contacts plus réaliste et plus complète, et donc sur la séparation entre “Entreprise” et “Contacts”. En effet, auparavant, Vertuoza vous proposait une fiche “client”, sans plus de précisions. Ce client pouvait être une personne physique, une personne morale, mais Vertuoza ne faisait pas la différence et cela pouvait générer des incompréhensions et certains soucis de clarté. Lorsque vous aviez plusieurs contacts dans une même société, il fallait créer plusieurs fois la fiche de la société en y indiquant un nom de contact différent. La gestion des “civilités” (Mr, Mme,…) n’était pas supportée, ce qui engendrait parfois une présentation sur les devis un peu directe et pas très commerciale. 

Bonne nouvelle: tout ça, c’est terminé!

Avec la mise à jour déployée ce weekend, nous avons évolué vers un nouveau système qui supporte la différence entre Entreprise et Contact. Nous allons voir ensemble comment se présente ce nouveau module, et les fonctions intéressantes qui en découlent.

Dans la barre de menu, vous vous rendez sur le menu Contacts. Là, vous pouvez observer que les menus proposés sont dorénavant limités à “Entreprises” et “Contacts”Les différents contacts (client, fournisseur, architecte, sous-traitant,…) sont maintenant rassemblés dans ce même menu “Contacts”, et il est possible de les “qualifier” en leur liant un type de profil (architecte, fournisseur…).

Découvrons ensemble le menu “Entreprises”. Sur cet écran, vous retrouvez le style de tableau que vous connaissez déjà dans Vertuoza. On retrouve tout de même certaines nouveautés.

Premièrement, le système de remarques/commentaires présent sur cette page a été profondément modifié (voir l’article complet à ce sujet ici). Sur la droite, dans les boutons d’action, on retrouve les classiques « Éditer » et “Supprimer”, ainsi que deux boutons supplémentaires:

  • Le bouton avec le petit bonhomme va vous servir à afficher les contacts liés à cette entreprise.
  • Le bouton avec les deux flèches vous permet en un clic de transformer l’entreprise choisie en contact.

Tout a été pensé afin de vous offrir plus de clarté, et de pouvoir gérer les entreprises et les contacts qui y sont liés de manière efficace et rapide 🤓

Lors de l’ajout d’une entreprise (en cliquant, comme vous le savez déjà, sur le “+” bleu en haut à gauche), vous arrivez sur un nouvel écran qui vous permet d’encoder les données de l’entreprise.

Sur cet écran, vous pouvez également définir:

  • Le profil de l’entreprise: prospect, client, fournisseur, sous-traitant,…. Si ce profil est défini comme sous-traitant ou fournisseur, vous pouvez bien évidemment toujours y lier un métier, que vous aurez précédemment créé dans Paramétrage > Contacts > Métier),
  • Une adresse de facturation différente de l’adresse de l’entreprise si nécessaire,
  • Des conditions de paiement par défaut (Pour plus de détails, je vous invite à lire l’article détaillé à ce sujet ici),
  • Un taux de TVA par défaut,
  • La langue du client (Actuellement, cette donnée est présente à titre d’information. A terme, le choix de la langue définira le template de mail adapté à la langue du client.).

Les conditions définies par défaut pourront bien évidemment encore être modifiées lors de la création d’un devis pour vous garantir une flexibilité totale. 

La fiche “Contacts” se présente de manière tout à fait similaire à la fiche “Entreprise”, à quelques exceptions près:

  • Il est possible de d’ajouter la civilité (Mr, Mme…) du contact choisi,
  • Et vous pouvez bien évidemment relier le contact à une entreprise existante, ou encore de créer l’entreprise directement à partir de la fiche contact (toujours grâce au « + » bleu).

Pour information, nous avons évidemment organisé cette mise à jour pour que vos contacts existants soient déjà organisés de manière correcte par rapport à ce nouveau système: tous vos anciens contacts portant une mention de société (SA, SPRL, SRL, SNC,…) auront été importés en entreprises, et les autres en contacts. Pensez toutefois à vérifier si tout semble correct, et éventuellement à corriger les quelques contacts qui n’auraient pas été importés au bon endroit, grâce au bouton d’action « Envoyer dans les entreprises » ou à l’inverse « Envoyer dans les contacts ». 

Comme toujours, nous restons à l’écoute de vos remarques concernant cette mise à jour et nous réjouissons déjà d’obtenir votre feedback!

A bientôt pour d’autres nouveautés dans Vertuoza!

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About the Author: Thibaut Colson

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