Nouveau module d’import Excel

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Nouveau module d’import Excel

Nous en parlions depuis longtemps, mais cette fois, ça y est, il est enfin là!

Notre nouvel outil permettant l’import de métrés d’architecte (au format Excel) est fin prêt et vous sera dévoilé ce samedi lors de la mise à jour. Certains d’entre vous avaient pu le découvrir en primeur lors de la phase de tests. Ceux-ci ayant été concluants, et le feedback de nos testeurs étant lui aussi positif, il est temps pour nous d’en faire profiter tous nos clients.

Lequel d’entre vous n’a pas maudit les heures perdues à encoder ou copier des centaines de lignes d’un métré pour valider un projet accepté? Tout ça, c’est du passé!

En quelques clics, nous vous donnons la possibilité d’importer un Excel dans votre environnement Vertuoza. Vous pouvez alors profiter pleinement des fonctionnalités de Vertuoza (gestion de chantier, commandes matériaux,…) tout en gardant vos habitudes de travail. Elle est pas belle la vie?

 

Import Excel: mode d’emploi!

 

Notre module d’import fonctionne sur un principe simple: mapper (détecter) les colonnes de votre Excel (titres et contenu), afin de les faire correspondre aux colonnes présentes dans Vertuoza.

Pour importer un métré, rendez-vous dans le menu « Offres » et cliquez sur « Devis ». Sur la page Devis, cliquez simplement sur le « + » bleu à côté du mot Devis. Un pop-up s’ouvre alors pour vous proposer 2 possibilités, dont la création d’un devis à partir d’un Excel.

 

L’import va se dérouler en 3 temps:

  • Sur le 1er écran, vous devez sélectionner le ficher que vous souhaitez importer. Vérifiez bien le numéro de feuille sur lequel est disposé votre métré dans l’Excel et notez le dans la case appropriée, puis cliquez sur « Importer ».

 

  • Vous arrivez alors sur un 1er écran intermédiaire qui vous propose un récapitulatif des données qui ont été mappées: Titres des colonnes et aperçu du contenu des premières lignes.

 

Lors de cette étape, vous pouvez éventuellement supprimer les colonnes excédentaires grâce à la croix rouge sur le côté droit de l’écran. Notez bien que certaines colonnes sont indispensables, et qu’elles ne peuvent donc être supprimées.

Dans le bas de la page, la colonne de format vous permet, si l’import automatique des titres/sous-titres ne fonctionne pas de manière optimale, d’indiquer une colonne où vous viendrez ajouter une lettre pour caractériser la ligne (T pour les titres, S pour les sous-titres et P pour les postes).

Une fois toutes ces données vérifies, il vous reste à « Confirmer » en bas de la page pour passer à l’écran suivant.

  • Sur le second écran intermédiaire, vous retrouvez une preview des lignes de devis, avec la mise en forme reconnue automatiquement par Vertuoza (titres, sous-titres, postes, options,…).

Toutes les lignes sont cochées par défaut et vous pouvez décocher les éventuelles lignes que vous ne souhaiteriez pas importer. Prenez le temps de comparer les lignes avec celles de votre Excel pour vérifier que tout soit correct. Il vous suffit alors de cliquez dans le bas de la page sur « Confirmer et valider l’importation » afin de lancer le processus. Simple, rapide et efficace, vous allez adorer!

Le temps d’import varie en fonction de la taille du fichier et du nombre de lignes à importer. Comptez quelques secondes environ pour un devis d’une centaine de ligne, jusqu’à une ou deux minutes pour des devis de plusieurs millers de ligne. Mais c’est toujours plus rapide que de les faire à la main, n’est-ce pas? 🙂

Dernier conseil pour optimiser vos imports: l’idéal est de préparer votre Excel pour qu’il soit le plus « propre » possible. Rendez les colonnes facilement détectables (titres,…), nettoyez votre fichier des lignes inutiles afin de maximiser la qualité de l’import.

A bientôt pour d’autres nouveautés Vertuoza!

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