11 mai 2020 | Gestion d'entreprise

Les 5 axes d’anticipation les plus rentables

Gestion d'entreprise

5 axes d'anticipation

En tant qu’entreprises de construction, nous savons tous qu’il est crucial de préparer nos chantiers. Cependant, nous sommes parfois tellement dépassés par les événements que nous nous lançons dans certains travaux sans vraiment avoir préparé en amont la production. Ce travail d’anticipation devrait même idéalement commencer durant la période de soumission, et se poursuivre jusqu’à la réception du chantier. Focus sur cinq axes de préparation indispensables à la rentabilité de votre entreprise. 

Axe 1: l’offre de prix

En dehors du calcul des tarifs, il y a deux grands points importants auxquels il faut veiller lors de l’offre de prix : 

  • Tout d’abord, l’historique de l’offre. Bien souvent, nous demandons des prix à des dizaines de fournisseurs en vue de remettre une offre et, lorsque le devis est accepté plusieurs semaines ou mois après, il est parfois impossible de remettre la main sur ces demandes de prix. Il nous faut alors réintroduire des demandes, voire commander des produits en urgence sans tenir compte des tarifs dont nous avions convenu auparavant. 

Pour répondre à ce problème, Vertuoza propose un module dans lequel sont stockées toutes vos demandes de prix afin que vous puissiez les retrouver très facilement au moment de la commande. Le partage est par ailleurs simplifié pour les sociétés dont les services de devis et de production ne sont pas gérés par la même personne. Dans ce cas de figure, le collaborateur responsable de la production peut directement accéder à l’historique des opérations et retrouver comment le service commercial a constitué son prix et auprès de quel fournisseur. 

  • Le deuxième point important concerne la précision. On se rend en effet compte régulièrement lors de la production que certains postes ont été « oubliés » par le service commercial au moment des offres de prix. En maçonnerie, par exemple, lorsqu’il faut remettre une offre pour un ouvrage en blocs de 14 en béton creux, on omet très souvent de calculer le prix des murs forts, des joints pour les blocs destinés à rester apparents, etc. 

Avec Vertuoza, il est possible d’encoder au préalable tous ces compléments qu’on a tendance à oublier et auxquels il faut faire attention lors de la remise de prix. Dans le cas de figure expliqué ci-dessus, si vous sélectionnez des blocs de béton de 14 dans le logiciel, une pop-up s’ouvrira automatiquement pour vous demander si vous avez besoin de murs forts ou autres. 

Lorsque le service de production se rend compte qu’un élément est souvent oublié, il lui suffit de le rajouter à la liste des compléments afin de rendre la base de données de plus en plus complète. Si le service des devis et la production parviennent à travailler en étroite collaboration à ce niveau, l’entreprise sera capable de remettre des offres de plus en plus précises. 

Axe 2 : la préparation du chantier

Lorsque le devis est accepté, il est important de connaitre le temps nécessaire pour préparer le chantier afin de ne pas se retrouver débordé dès le jour du lancement de celui-ci. Après avoir analysé les différentes tâches à réaliser après l’acceptation d’un projet, il s’avère que 90% de celles-ci sont identiques pour tous les chantiers. Par conséquent, il est très facile de mettre en place des processus et Vertuoza prémâche le travail pour vous.

Imaginons que vous disposez d’une secrétaire et que vous lui demandez pour tous les chantiers de commander une toilette mobile, de rédiger la déclaration de chantier, d’envoyer une facture d’acompte, etc. Avec Vertuoza, toutes ces tâches sont générées de façon automatique. Il suffit par exemple de programmer en amont que la secrétaire doit envoyer la facture d’acompte 3 jours maximum après l’acceptation du dossier. La collaboratrice recevra alors automatiquement une tâche à son nom et, si elle n’effectue pas celle-ci, Vertuoza signalera que cette tâche est en retard. Le supérieur pourra observer sur le logiciel ce retard, mais aussi avoir une vision globale sur tous les travaux en cours, à faire ou retardés dans l’ensemble des services de l’entreprise. Il en va de même pour les conducteurs, gestionnaires, managers,… 

Les employés qui utilisent parfaitement ce module se sentiront plus sereins car ils sauront exactement ce qu’on attend d’eux dans la préparation et la production du chantier, ainsi qu’à quel moment. Une bonne organisation de ces tâches automatiques contribue également à améliorer l’anticipation et placer celle-ci au cœur de l’entreprise. (voir figure 1 du module de tâches). 

Axe 3 : la transparence

L’anticipation est primordiale mais il ne faut également pas oublier la transparence, car il arrive souvent en cours de chantier qu’on doive réaliser un travail complémentaire qui correspond à un imprévu ou une quantité présumée que l’on adapte. 

On peut prendre l’exemple d’un terrassement lors duquel il est prévu de terrasser de la terre propre. Quelques mois après la fin des travaux, vous envoyez votre décompte aux clients avec un surcoût de terre avec briquaillons car celle qui a été terrassée n’était finalement pas propre. Or, comme nous le répétons souvent aux gestionnaires et conducteurs : plus on attend pour annoncer une mauvaise nouvelle, plus celle-ci sera difficile à accepter. C’est un peu comme avec un lance-pierre, pour lequel l’attente fait augmenter la tension de l’élastique et les dégâts causés. 

Dans le cas du terrassement, l’anticipation et la transparence consistent à d’abord prévenir le client de l’imprévu avant de budgétiser celui-ci et de réaliser le travail supplémentaire. Il n’existe pas vraiment de processus numérique pour faire face à ce genre de situation ; il faut faire preuve de courage humain. Or beaucoup de personnes, peu importe leur fonction, ne veulent pas « choquer » le client, redoutent le conflit ou n’ont pas assez de courage pour faire face aux responsabilités qu’implique leur travail. 

Ce type de profil est très dangereux car il risque de nuire à votre société. En cas de problème, il faut en effet qu’une personne compétente reprenne les rênes du chantier très rapidement car la flamme de la confiance entre l’entreprise et le client risque de s’éteindre. 

Si au contraire vous informez votre client à l’avance, il est clair qu’à court terme cela ne lui fera pas plaisir mais ce sentiment disparaîtra dès que le client verra que son chantier continue à être géré de façon professionnelle. 

Pour les collaborateurs qui ont peur d’annoncer de mauvaises nouvelles à leurs clients, ce livre peut aider : ‘’Trop gentil pour être heureux : Le syndrome du chic type’’ (Robert A. Glover)

Axe 4 : les délais 

Concernant le délai du chantier, tout part de ce que vous avez négocié contractuellement. Très souvent, vous pouvez rajouter à ce délai les jours d’intempéries et les jours liés aux travaux complémentaires. Nous vous conseillons de préciser dans vos contrats que pour les jours d’intempéries, vous vous fiez à l’analyse de l’IRM correspondant aux rapports envoyés mensuellement. Attention : il y a un mois de décalage entre la fin de la période et l’édition du rapport. 

Tout comme pour l’axe 3, il est question ici de dire la vérité aux clients et aux architectes. Nous recommandons de partager l’évolution du chantier le plus souvent possible : pour la construction d’une villa, l’idéal est par exemple une mise à jour mensuelle du planning. Il ne faut pas oublier de rajouter dans ce programme les jours d’intempéries et ceux en lien direct avec les travaux complémentaires. 

Vertuoza permet de mentionner dans les avenants ou décomptes le nombre de jours supplémentaires dont vous avez besoin. Ainsi, lorsque le client signe un avenant, il donne en même temps son accord pour les travaux et délais complémentaires. Mieux vaut être clair d’emblée à ce sujet, car faire croire aux clients des choses impossibles (en termes de délais notamment) peut vous coûter très cher par la suite. 

Axe  5 : la réception du chantier

La réception du chantier est l’instant fatidique, celui pour lequel tout doit être parfait ! C’est pourtant un moment lors duquel beaucoup d’entreprises commettent des erreurs… Un peu comme à la livraison d’une voiture neuve, comment réagir par exemple s’il manque une porte ? 

La comparaison est un peu forte mais, aux yeux du client – surtout dans le privé -, la situation est assez similaire. 

Si au bout d’un an de chantier le conducteur, le gestionnaire ou le patron arrive encore à rester objectif et à avoir une vision claire, c’est qu’il a atteint un excellent niveau et on ne peut que vous féliciter. Pour ceux qui sont par contre un peu essoufflés en fin de chantier, il est hors de question que le travail subisse votre baisse de niveau donc il faut se faire aider et recourir à certaines techniques. 

Si vous êtes conscients d’éprouver des difficultés à la fin du chantier, il est par exemple utile d’organiser une pré-réception avec votre supérieur, l’architecte et le client environ 4 semaines avant la réception afin d’anticiper les mauvaises surprises ou nouvelles. 

Lors de cette réunion, vous pourrez noter les remarques pièce par pièce grâce à l’outil de suivi interne de Vertuoza. De retour au bureau, vous pourrez affiner ce fichier et l’envoyer séparément aux clients, à l’architecte et aux sous-traitants. Il est fortement conseillé d’éditer un planning de fin de chantier pour tout le monde afin que le sprint final s’effectue en équipe. Si vous avez besoin d’aide, vous devez en demander. Ce n’est en effet pas le moment de jouer au super-héros, mais plutôt de tout faire pour réussir à boucler la liste de tâches durant les semaines qu’il reste avant la réception. 

Deux semaines avant celle-ci, vous pouvez refaire un point en direct avec le client et l’architecte. C’est l’occasion de marquer les tâches terminées et d’en rajouter éventuellement de nouvelles. 

Attention : il arrive que le maître d’ouvrage et l’architecte demandent de nouvelles choses à effectuer durant cette période. Selon les cas de figure, il faut avoir le courage de dire non ou d’annoncer directement qu’il sera impossible de réaliser ces postes supplémentaires d’ici la réception du chantier. 

Nous conseillons en fin de chantier de garder un peu de place dans votre agenda afin d’avoir du temps pour soigner la finalisation du travail, passer une fois de plus sur le site et écouter les clients qui sont souvent sous pression durant cette période.  

Une semaine avant la réception du chantier, il est préférable d’avoir terminé les tâches pour pouvoir se consacrer au nettoyage ou à d’éventuelles finitions. Lors de la réception du chantier, les cartes sont jouées. Il ne vous reste plus qu’à assumer vos erreurs ou fêter votre succès ! 

Le travail d’anticipation commence idéalement durant la période de soumission et se poursuit jusqu’à la réception du chantier.

Antoni Di Filippo

À propos de l’auteur

Antoni Di Filippo

Ex-CEO de Di Filippo et Co-Fondateur de Vertuoza. Antoni est celui qui a imaginé Vertuoza, d’abord pour répondre à un besoin chez Di Filippo, un énorme succès, ensuite pour aider les autres entreprises à entrer dans une spirale « vertueuse ». Il est aujourd'hui CVO (Chief Vision Officer) de Vertuoza.

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