Facture bâtiment : le guide ultime de la facturation dans le BTP

Un devis signé c’est le début d’un nouveau chantier et il n’y a rien de plus excitant ! La concrétisation d’un projet pensé depuis longtemps par le client, le goût du challenge,… bref, une nouvelle aventure qui attend toute votre équipe.

Mais nous savons aussi le défi administratif que cela représente. La création de factures BTP en fait partie. Elle demande une attention particulière pour respecter toutes les spécificités du secteur du bâtiment.

Comment facturer vos projets travaux correctement ? Quelles mentions obligatoires doivent être respectées ? Et comment un ERP ou logiciel de devis et factures BTP peut-il faciliter votre quotidien ?

Voici notre guide complet !

1. Qu’est-ce qu’une facture dans le bâtiment ?

La facture BTP est le document clé qui officialise la demande de paiement pour les travaux effectués.

Elle contient des informations cruciales comme les coordonnées de l’entreprise, la date d’émission, et les détails de paiement, contribuant ainsi à une gestion financière claire et à des relations professionnelles solides.

Vous l’avez compris, plus la facture BTP est claire et professionnelle, plus votre client sera enclin à vous payer rapidement.

Chaque facture est à conserver précieusement puisqu’elle est indispensable à la bonne gestion de votre comptabilité.

2. Quels sont les types de factures bâtiment

Pour un même projet BTP, vous émettrez différents types de factures selon où vous en êtes dans votre chantier. Ce choix dépendra de vos habitudes de facturation auprès de vos clients et de la nature des travaux réalisés.

Voici la liste des types de factures BTP les plus utilisés :

👉 Facture d’acompte

La facture d’acompte, c’est un paiement en avance au moment de la signature du devis. Cela permet à l’entrepreneur de couvrir les premiers frais tels que l’achat des matériaux, la location de machines, la mobilisation de ressources … C’est essentiel pour lui permettre de maintenir une bonne trésorerie.

En plus, cela permet de bien séparer les fonds pour chaque projet. C’est idéal pour suivre comme il se doit la rentabilité par chantier.

Bien sûr, ce versement sera repris dans la facture de solde, en fin de chantier.

👉 Etat d’avancement ou situation travaux

Une facture de situation BTP, aussi appelée “état d’avancement” permet d’étaler les paiements dans le temps. C’est aussi un excellent moyen de communiquer sur l’avancée du chantier. En effet, à côté de chaque ouvrage, l’entreprise mentionne le pourcentage déjà réalisé. C’est en fonction de ce pourcentage qu’est déterminé le montant à payer.

Concrètement avec ce document, le maître d’ouvrage dit : « Voilà ce qu’on a fait jusqu’à présent, voici les coûts, et voici ce que vous devez payer maintenant. » C’est une sorte de mise à jour financière pendant les travaux.

👉 Facture d’autoliquidation TVA

La facture d’autoliquidation concerne les travaux de construction réalisés par une entreprise sous-traitante pour le compte d’une autre entreprise assujettie à la TVA.

Concrètement, cela signifie que le sous-traitant n’a pas à inclure la TVA dans sa facture. C’est l’entreprise qui a commandé le travail qui prend en charge cette taxe.

Cela facilite la gestion de la TVA et s’applique à la plupart des travaux, sauf quelques exceptions comme la location de matériel ou les services de nettoyage.

👉 Avoir sur facture

La facture d’avoir, également appelée note de crédit, intervient lorsqu’il est nécessaire d’apporter des modifications à la facture d’origine, que ce soit pour corriger une erreur ou appliquer une réduction. Contrairement à l’annulation, qui est interdite par la loi, la facture d’avoir reste essentielle pour ajuster les termes initialement prévus et les enregistrer en comptabilité.

La facture d’avoir se distingue d’une facture classique en mentionnant explicitement “note de crédit” ou “facture d’avoir”. Elle doit aussi spécifier le total en tant que net à déduire.

👉 Facture de solde (ou facture finale)

La facture de solde, aussi appelée “facture finale” ou “facture totale”, intervient à la fin du chantier. C’est la dernière facture qui clôture financièrement le projet BTP.

Elle récapitule le coût total des travaux effectués, déduisant les acomptes déjà versés. C’est en quelque sorte le dernier versement que le client doit effectuer pour régler l’intégralité de la prestation.

Pour réaliser au mieux une facture dans le secteur du bâtiment, vous devez veiller à inclure les mentions légales obligatoires, proposer une structure claire et appliquer quelques-uns de nos conseils pour une facturation optimale.

💡 L’utilisation d’un logiciel de facturation BTP peut vous être d’une très grande utilité. En automatisant les processus de création, d’envoi, et de suivi des factures, ces outils permettent un gain de temps considérable. Ils garantissent la précision des calculs, renforcent l’image professionnelle avec des modèles personnalisables, et simplifient la gestion des paiements.

Les mentions légales obligatoires à inclure dans les factures BTP

Les factures BTP doivent inclure plusieurs mentions légales obligatoires pour être conformes aux réglementations. Voici les principales mentions à inclure sur une facture BTP :

1. La mention « Facture »

Elle doit être clairement indiquée pour identifier le document comme une facture.

2. Le numéro de facture

Il faut un numéro unique et séquentiel permettant de référencer la facture.

3. La date d’émission de la facture

Elle indique quand la facture a été émise.

4. Les coordonnées complètes de votre entreprise (maître d’oeuvre)

Nom de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone, et le cas échéant, le numéro SIRET et le code NAF.

5. Les coordonnées complètes du client (maître d’ouvrage)

• Pour une société : Nom de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone, et le cas échéant, le numéro SIRET et le code NAF.
• Pour un particulier : nom, prénom et adresse.

6. La description détaillée de vos travaux ou services fournis.

Une description précise des travaux ou services effectués.

7. Les quantités et prix unitaires des ouvrages

8. Le montant total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

9. Les taux et montants des taxes applicables

Indication des taux de TVA et le montant correspondant pour chaque taux appliqué.

10. Les conditions d’escompte

Si des réductions de paiement anticipé sont proposées.

11. Les conditions générales de vente

Cela comprend les modalités et délais de paiement, les pénalités de retard éventuelles, …

12. La mention « TVA non applicable, Article 293 B du CGI » (si applicable) :

Pour les entreprises en franchise de TVA.

13. Le logo de votre entreprise BTP (facultatif mais recommandé) :

Pour renforcer l’identité visuelle de l’entreprise.

En veillant à inclure toutes ces mentions légales obligatoires dans vos factures BTP, vous vous assurez de la conformité de vos pièces comptables aux normes fiscales et légales en vigueur.

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Conseils pour une facturation efficace

Un bon système de facturation est essentiel pour maintenir une trésorerie saine dans le secteur du BTP. Voici quelques conseils pour y parvenir :

💡 Automatiser le processus de facturation avec un logiciel BTP

Utilisez un logiciel de facturation automatisé pour créer et envoyer rapidement des factures. Cela réduit les erreurs manuelles et accélère le cycle de facturation.

💡 Offrir des incitations pour un paiement rapide

Encouragez le paiement rapide en offrant des remises pour paiement anticipé. Cela peut motiver vos clients à régler leurs factures plus rapidement.

💡 Facturer rapidement après la fin des travaux

Émettez vos factures dès que les travaux sont terminés.

💡 Suivre rigoureusement des factures impayées

Mettez en place un système de suivi des factures impayées. Envoyez des rappels de paiement dès que les échéances sont dépassées pour éviter les retards prolongés. Un logiciel de facturation BTP vous permet d’automatiser votre relance en quelques clics !

💡 Proposer des options de paiement flexibles

Offrez des options de paiement flexibles : paiements en ligne, virements bancaires, QR Code, …

💡 Anticiper les impayés

Effectuez des vérifications de crédit avant de prendre des contrats importants. Cela minimise le risque d’impayés.

💡 Garder des réserves financières

Gardez une réserve financière pour faire face à d’éventuels retards de paiement. Cela vous évite d’être fortement impacté par des retards ponctuels.

💡 Optimiser vos processus internes

Améliorez l’efficacité de vos processus internes, de la réalisation des travaux à l’émission des factures. Des processus fluides contribuent à une facturation plus rapide.

💡 Former le personnel

Assurez-vous que votre personnel est bien formé sur les politiques de facturation, les procédures et l’utilisation des outils de facturation. Cela réduit les erreurs et accélère le processus.

En mettant en place un système de facturation efficace, vous optimisez votre trésorerie, minimisez les retards de paiement et assurez la stabilité financière de votre entreprise BTP.

4. Passez à un logiciel de facturation BTP

Un logiciel de facturation BTP, c’est comme avoir un super assistant pour gérer toute le paperasse. Il crée des factures rapidement, sans erreurs, en prenant les détails du devis.

En plus, ça vous donne un aperçu clair de l’argent qui rentre et de ce qui est encore dû. C’est l’idéal pour que vous puissiez vous concentrer sur votre boulot principal.

5. Quelles modalités de paiement dans le BTP ?

Le choix des conditions et modalités de paiement dans le secteur du BTP dépend de plusieurs facteurs comme la nature du projet, la relation avec le client et les besoins spécifiques de votre entreprise du bâtiment. Voici quelques conditions de paiement qui pourraient être particulièrement intéressantes pour les entrepreneurs du BTP :

Acompte initial

Un acompte initial est souvent avantageux pour l’entrepreneur car il garantit un certain revenu dès le début du projet, couvrant les coûts initiaux.

Facturation par avancement

Des paiements échelonnés en fonction des étapes du projet permettent à l’entrepreneur de recevoir des fonds à des points clés du projet, assurant ainsi une gestion plus stable de la trésorerie.

Conditions de paiement à terme

Des délais de paiement à terme fixe, comme 30 jours fin de mois, peuvent aider l’entrepreneur à planifier ses finances et à maintenir un flux de trésorerie régulier.

Remise pour paiement anticipé

Offrir des remises pour paiement anticipé peut être une incitation pour les clients à régler leurs factures plus rapidement, améliorant ainsi la trésorerie de l’entrepreneur.

Intérêts sur retard de paiement

Inclure des pénalités de retard de paiement peut inciter les clients à respecter les échéances, protégeant ainsi les intérêts financiers de l’entrepreneur.

Facturation mensuelle ou périodique

Pour les projets de longue durée, la facturation mensuelle ou périodique assure un flux de trésorerie constant, ce qui peut être avantageux pour la planification financière de l’entrepreneur.

Réserve de propriété

Une clause de réserve de propriété garantit que l’entrepreneur conserve la propriété des biens jusqu’à ce que le paiement complet soit effectué, assurant ainsi une certaine sécurité.

Il est recommandé que l’entrepreneur discute des conditions de paiement avec le client avant le début du projet, en tenant compte des spécificités de chaque situation. La transparence et la communication ouverte sur ces termes contribuent à des relations d’affaires solides et à une gestion financière efficace.

6. Du devis à la facture : construire un processus financier solide

Le devis établit les bases de la future facturation en détaillant les travaux ou services proposés, les quantités et les coûts estimés.

Une fois le devis accepté par le client, il sert de référence lors de la création de la facture. La facture reprend alors fidèlement les éléments du devis accepté.

Le lien entre devis et factures dans le BTP, c’est comme avoir un plan avant de construire quelque chose. Le devis, c’est le plan détaillé des travaux à faire, et la facture, c’est le compte rendu final de ce qui a été accompli. Un devis clair et professionnel est donc la base pour une facture claire et professionnelle également.