Tout savoir sur les logiciels de gestion et suivi de chantier en 2024

Dans chaque spécialité du bâtiment, la gestion du chantier est une étape complexe et cruciale. Ça demande de gérer tous les aspects du chantier à la fois : planification, commandes, suivi du chantier, …

En 2024, heureusement, il existe de nombreux logiciels de gestion et suivi de chantier sur le marché pour vous faciliter la tâche efficacement. Ces logiciels conçus pour les métiers du bâtiment peuvent vraiment simplifier votre gestion, améliorer la qualité du travail, maximiser votre rentabilité,… Bref, les avantages sont nombreux et on vous en dit plus dans cet article !

Gestion de chantier VS suivi de chantier, quelles différences ?

La gestion de chantier

Certains considèrent que « gestion de chantier » et « suivi de chantier » c’est pareil. Chez Vertuoza, on différencie les deux. Même si ces concepts se ressemblent et ne vont pas l’un sans l’autre, ils ne veulent pas vraiment dire la même chose.

La gestion de chantier c’est l’ensemble des activités liées à la planification, à l’organisation et à la coordination des travaux sur le chantier. Ça comprend, par exemple, les commandes de matériaux, la création du planning prévisionnel, toute la facturation, la gestion des sous-traitants, le suivi du budget et le suivi des travaux. Elle permet donc de suivre et d’assurer le bon déroulement du l’ensemble du chantier. Cette étape commence dès que le devis est accepté par le client et se termine lors de la livraison du chantier. Elle peut continuer encore après la fin des travaux si il y a des SAV à réaliser.

La gestion de chantier peut être assurée par différentes personnes selon la structure de l’entreprise : l’entrepreneur lui-même, le chef d’équipe, le conducteur ou gestionnaire de chantier.

Le suivi de chantier

Le suivi de chantier est donc une étape de la gestion de chantier. C’est l’ensemble des actions qui permettent de remonter les informations du terrain concernant le déroulement du chantier au jour le jour.

De cette façon, on veille aussi à la bonne rentabilité du chantier. Une gestion de chantier réussie passe donc par un suivi de chantier efficace !

Quelles sont les étapes de la gestion de chantier ?

La gestion du chantier fonctionne comme un processus. Il y a donc certaines étapes à respecter pour garantir son efficacité.

En général, les étapes pour une gestion de chantier performante sont les suivantes :

1. Planifier le chantier

Avant même de commencer les travaux, il faut bien sûr prévoir la planification du chantier. On commence donc par analyser les types de travaux à réaliser (gros œuvre, extérieurs, finitions,..). Ensuite, il reste à définir les ouvrages à réaliser pour mener à bien les ouvrages.

Vient ensuite le moment de planifier les ressources en main d’œuvre, matériaux, véhicules, machines, … Planifier dans les détails votre chantier vous permet d’avoir un aperçu de votre rentabilité prévisionnelle. C’est donc super important.

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2. Définir le planning des équipes

Prévoyez de quels ouvriers ou de quelle équipe vous avez besoin sur le chantier. Demandez-vous aussi pendant combien de temps, selon les ouvrages à réaliser.

3. Planifier les ressources matérielles

En plus des ressources humaines, un chantier mobilise de ressources matérielles. Ces ressources aussi doivent être planifiées et anticipées. Il peut s’agir des équipements, des véhicules, des machines. Toutes les ressources nécessaires doivent donc être planifiées comme votre main d’œuvre.

4. S’occuper de toute la facturation du chantier

Pour une trésorerie saine, pensez à envoyer des factures par état d’avancement, aussi appelées « situation de travaux ». L’idée est de facturer le client selon l’avancement réel du chantier. De cette façon, vous avez, entre autres, la possibilité de commander les prochains matériaux.

5. Gérer les besoins de matériaux pendant le chantier

Une bonne gestion des matériaux est primordiale. Il faut absolument éviter les retards de livraison en cours de chantier et pénuries pour éviter de livrer le chantier en retard et perdre de l’argent. Une gestion des stocks en temps réel est donc essentielle pour une bonne gestion de chantier.

6. Contrôler la rentabilité du chantier

Chaque imprévu a un coût. Il est important de les lister et de les imputer à la rentabilité du chantier. Les dépenses imprévues peuvent varier : main d’œuvre supplémentaire, achat de matériaux imprévus, frais de déplacement supplémentaires, utilisation des machines durant une période plus longue que prévue, … Tout ceci doit être calculé pour assurer une rentabilité prévisionnelle à jour. De cette façon, vous pouvez prendre les bonnes décisions au bon moment pour garantir un chantier réussi.

7. Assurer le suivi des travaux

Le suivi de chantier est une étape très importante dans la gestion de chantier. Il s’agit de suivre l’avancée des travaux depuis le terrain. Plusieurs actions sont incluses dans cette partie :

Suivre les chefs d’équipe et intervenants

L’une des clés pour un chantier réussi est de s’assurer que tout le monde travaille dans la même direction. Chaque difficulté sur chantier doit vous remonter pour trouver une solution. Il vous faut donc suivre les chefs d’équipe et intervenants de manière efficace. Une communication fluide et des rapports de chantier clairs illustrés avec des photos sont très pratiques !

Planifier des visites de chantier

La visite de chantier est un élément clé du suivi de chantier. Cette visite est l’occasion de vérifier la bonne conformité des travaux et le respect des délais prévus. Il est important de consigner chaque compte-rendu de vos visites et d’en parler éventuellement lors des réunions de chantier.

Procéder à la levée des réserves

La levée des réserves en fin de chantier permet de vérifier que les travaux finalisés correspondent bien aux exigences du client. Ça se fait généralement durant une inspection finale.

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Les avantages d’un logiciel de gestion et de suivi de travaux

Vous l’avez compris, la gestion de chantier est complexe et demande de gérer plein de choses à la fois. Elle peut manquer d’efficacité lorsque l’on s’aide simplement d’un bloc-notes, d’Excel ou encore de WhatsApp.

Si vous avez bien choisi votre logiciel de gestion et de suivi de chantier, il vous offrira de nombreux avantages pour tout entrepreneur du bâtiment qui cherche à gagner du temps, à améliorer son organisation et à avoir une meilleure rentabilité d’entreprise BTP. De quoi révolutionner le secteur du bâtiment tout entier !

1. Communication améliorée

Arrêtez WhatsApp ou Messenger pour les communications liées à votre gestion de chantier. Un logiciel adapté à la vie de chantier a l’avantage d’améliorer la communication avec vos équipes. Chaque intervenant peut accéder aux mêmes informations à tout moment. Carnet de route, plans, rapports, fiches techniques,… tout est centralisé, conservé et lié au chantier en cours. Terminé les coups de téléphone incessants, chacun sait exactement ce qu’il a à faire. Un problème sur chantier ? Il peut facilement être rapporté et consigné dans le suivi de chantier du logiciel. Vous êtes sûr de réduire les risques de malentendus avec cette solution.

2. Meilleure gestion des ressources humaines

Vous le savez, bien gérer un chantier demande aussi une bonne gestion de tous les intervenants sur le chantier. Un logiciel de gestion de chantier améliore la gestion des sous-traitants et de vos ouvriers en vous permettant de planifier les équipes selon vos besoins réels à chaque étape du projet. Un bon logiciel peut aller encore plus loin en vérifiant directement leur disponibilité. Une aide bien précieuse au quotidien !

Un outil complet vous aide aussi à gérer les heures prestées par chaque collaborateur et sous-traitant, de suivre les absences, ce qui facilite la planification de vos besoins en main-d’œuvre.

3. Meilleure gestion des ressources matérielles

Un autre bénéfice de l’utilisation d’un logiciel est une meilleure gestion des matériaux. Bénéficiez d’une vue en temps réel sur la disponibilité des matériaux nécessaires tout au long du projet. Vous pouvez alors facilement anticiper vos besoins, demander prix et passer vos commandes auprès de vos fournisseurs. Vous évitez donc les soucis de réapprovisionnement tels que les retards ou pénuries.

4. Limitation des erreurs et des retards

Vous l’avez compris, un outil de suivi de chantier vous aide à suivre les échéances et les délais. Vous détectez donc les erreurs et retards à temps pour les corriger avant qu’ils ne causent des problèmes plus importants. Il peut s’agir de pénuries d’approvisionnement, de retards, de manque d’effectifs ou encore de malfaçons.

5. Amélioration de la qualité de travail

Un logiciel conçu pour les entreprises du bâtiment permet de suivre l’avancée des travaux pour garantir que le projet répond bien aux attentes du client, respecte les spécifications et les règles de l’art.

Sans parler du fait que vous avez la possibilité de savoir exactement ce qui a été fait par qui et d’accéder à l’historique à tout moment.

6. Meilleure productivité

Avec un bon logiciel de suivi de chantier, vous avez la possibilité d’automatiser certaines tâches récurrentes et de les attribuer aux bonnes personnes. Cela participe à la création de procédures de travail efficaces. Un gain de temps et d’énergie pour tout le monde. Les pertes de temps à discuter avant d’agir sont terminées. Tout est clair et centralisé dans la solution et tout va plus vite !

7. Rentabilité maitrisée

Une meilleure rentabilité est un avantage important du logiciel de suivi de chantier. Vous pouvez suivre les dépenses et les budgets, ce qui permet de réduire les coûts en évitant les dépenses superflues ou les erreurs de facturation. En plus, vous vous assurez d’une utilisation optimisée de vos ressources disponibles.

Chaque imprévu peut être consigné dans le logiciel qui vient alors influencer automatiquement la rentabilité du chantier. Donc, en plus d’améliorer la rentabilité, vous gardez une vue en temps réel sur celle-ci. Plus besoin d’attendre le bilan comptable pour connaître votre rentabilité. Et ça, ça change tout !

8. Coordination des tâches optimisée

Chaque projet de travaux est constitué de tâches à réaliser par différents intervenants du chantier. Un logiciel de suivi de chantier facilite l’attribution des tâches, leur déroulement et leur suivi.

Chacun peut facilement accéder à l’avancée du chantier, savoir ce qui a été fait. Le travail est donc plus fluide pour tout le monde.

Vertuoza, le meilleur logiciel dédié aux entrepreneurs du bâtiment

De plus en plus d’entrepreneurs font confiance à l’ERP Vertuoza dédié au bâtiment pour gérer tous les aspects de leur entreprise du bâtiment. Devis, facturation, gestion & suivi de chantier, planning de chantier, gestion des stocks, pointage des heures, analyse de l’activité, contrôle de la rentabilité, … Tout est rassemblé dans un seul et unique logiciel qui colle au plus près de la réalité de votre métier.

Valentin, fondateur de l’entreprise de terrassement Val Terra, fait confiance à Vertuoza pour son suivi de chantier !

“Vertuoza m’apporte au quotidien une gestion globale de mon entreprise dans un seul et même logiciel. On peut facilement rédiger une offre. Puis, quand elle est acceptée, on peut basculer dans la gestion globale du chantier. En cours de chantier, je peux directement facturer l’avancement du chantier au client. En plus, les rapports de chantier sont très intuitifs et permettent le bon suivi de chantier. Il suffit de prendre une photo, d’écrire un commentaire et d’envoyer directement au client ou à l’architecte. Tout peut se faire depuis la tablette, directement sur chantier. Je peux donc passer mes commandes et faire tout mon suivi de chantier sans feuilles volantes.”

Les fonctionnalités indispensables pour une solide gestion de chantier

Le logiciel de suivi de chantier Vertuoza a été créé, imaginé par un entrepreneur du secteur de la construction. Cela se ressent dans toute la panoplie de fonctionnalités présentes dans le logiciel. Un certain nombre d’entre elles ont été pensées pour faciliter le suivi de vos chantiers et le rendre optimal :

Le planning de chantier

Indispensable pour établir le planning prévisionnel et l’adapter selon l’avancée réelle des travaux.

Les rapports de chantier

Le rapport de chantier est un outil facile et intuitif pour contrôler l’avancée de travaux et conserver l’historique. Où que vous soyez, au bureau, à la maison ou sur chantier, vous accédez aux rapports réalisés par vos chefs d’équipe à l’aide de photos. Vous avez la possibilité aussi de les envoyer directement au client ou à l’architecte pour les informer sur l’évolution du projet. Vous ne pourrez plus vous passer des rapports de chantier digitaux!

Les factures d’avancement

Aussi appelées “situations de travaux”, ces factures permettent de facturer le maitre d’ouvrage selon l’avancement réel du chantier. Vertuoza facilite la création de ces factures en créant un document clair et précis à envoyer aux clients. Un vrai gain de temps dans votre suivi de chantier.

Le pointage des heures

Facilitez l’encodage des heures réalisées par les ouvriers. Une fois validées, elles impacteront le coût de main d’œuvre par chantier et donc, la rentabilité du chantier.

Le calcul automatique de la rentabilité en temps réel

Gardez toujours un œil sur la rentabilité du chantier. Chaque ressource supplémentaire vient directement imputer la rentabilité du chantier pour vous permettre de prendre les meilleures décisions au bon moment !

La distribution des tâches

Créez les tâches à réaliser et attribuez-les à chaque collaborateur. Pensez à automatiser vos tâches récurrentes pour encore plus d’efficacité !

Le carnet de route

Chaque matin, les équipes savent ce qu’elles ont à faire sur la journée grâce au carnet de route accessible via le planning de chantier. Ajoutez les fiches techniques pour plus de précision. Plus besoin d’expliquer à chacun ce qu’il a à faire avant de partir sur chantier.

La gestion des stocks

Gérez votre stock de matériaux facilement pendant toute la durée du chantier. Le logiciel Vertuoza a développé un module de gestion des stocks très complet. Faites vos demandes de prix, comparez et passez vos commandes directement via la solution. Pour encore plus de facilité, vous pouvez passer vos commandes matériaux depuis les ouvrages du devis ou des factures.

Investir du temps pour l’implémentation du logiciel

Utiliser un logiciel de gestion de chantier comporte donc de nombreux avantages. Bien sûr, cela ne se fait pas du jour au lendemain. Ça demande de la volonté et un peu de temps. Le temps nécessaire varie évidemment selon la taille de votre entreprise. Mais pas de panique. Chez Vertuoza, notre équipe est là pour vous accompagner dans cette étape. Vous n’êtes jamais seul. De plus, le temps que vous accordez à la mise en place d’un tel logiciel doit être considéré comme un investissement rentable à très court terme.

Pour résumer

De nos jours, un logiciel offre de nombreux avantages pour les entrepreneurs du bâtiment. Vertuoza est l’idéal pour vous faire gagner en efficacité et en sérénité. Il permet d’améliorer la communication, la planification, la gestion des coûts et des délais, ainsi que la prise de bonnes décisions. Il peut également vous aider à réduire les erreurs et les retards, à augmenter l’efficacité et à améliorer la qualité du travail.

Utiliser un logiciel de gestion & suivi de chantier est un investissement très rentable qui contribue à la réussite de votre entreprise du bâtiment. On ne peut que vous conseiller de demander votre démo personnalisée pour vous montrer tout ce que Vertuoza a dans le ventre !