Comment animer comme un pro une réunion de chantier ?

Animer une réunion de chantier nécessite un certain savoir-faire. En effet, tous les points prévus doivent être discutés et échangés. En parallèle, les participants doivent se sentir impliqués et entendus. En bref, cela ne s’improvise pas, surtout lorsque vous voulez vous éloigner des présentations PowerPoint qui ont tendance à faire somnoler l’audience. Découvrez, à travers l’article suivant, ces 6 astuces qui vous permettront d’animer vos réunions de chantier comme un pro. 

L’importance de la réunion de chantier 

Les réunions de chantier sont incontournables pour la bonne gestion et organisation des travaux. Ces événements permettent :

• de suivre l’avancement du projet ;
• de résoudre les éventuels problèmes rencontrés ;
• de coordonner les différentes tâches ;
• de s’assurer que le projet avance conformément au planning et selon les normes de qualité requises. 

Plus largement, ces réunions, lorsqu’elles sont organisées de manière régulière, permettent de minimiser les risques de retard, de dépassement de budget et d’assurer la qualité des travaux. 

Bon à savoir : La réunion de chantier est également importante dans la gestion des conflits. Elle offre  un espace pour la discussion et la résolution des tensions. 

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Animer une réunion de chantier comme un pro : 6 techniques 

1. Définir l’ordre du jour

Définir un ordre du jour bien structuré est une étape fondamentale pour la réussite d’une réunion de chantier. En effet, l’ordre du jour sert de feuille de route à la réunion. Elle indique : 

• les sujets à aborder ;
• l’objectif de chaque point ;
• la manière dont la réunion contribuera à l’avancement du projet. 

Cela prend trois minutes, mais permet d’avoir un fil conducteur. L’ordre du jour évite également les digressions inutiles et éclaire les participants (qui savent à quoi s’attendre avec l’organisation de ce regroupement). 

2. Commencer à l’heure 

Être ponctuel est également important. Chaque participant a un emploi du temps chargé. Commencer votre réunion en temps et en heure évite les tensions et le stress inutiles. 

La ponctualité reflète également le professionnalisme de l’organisateur et son respect envers les invités. Finalement, elle aide à instaurer et maintenir un cadre discipliné pour la réunion. 

En parallèle, en démarrant précisément à l’heure prévue, vous maximisez l’utilisation du temps et vous vous assurez de couvrir tous les points de l’ordre du jour sans précipitation. 

3. Favoriser la participation de l’audience (de manière équilibrée) 

Pour qu’une réunion soit productive, il peut être intéressant d’encourager chaque participant à exprimer son opinion. En tant qu’animateur, vous pouvez d’ailleurs vous-même solliciter l’avis des personnes que vous avez invitées pour faciliter les échanges. 

En revanche, pour éviter que certaines personnes dominent la conversation, il est recommandé de limiter le temps de parole de chaque participant sur un sujet donné. Ce sera à vous de donner le rythme du tour de table pour que tous aient la possibilité de contribuer. 

4. Inclure des visuels

Pour faciliter l’engagement et la compréhension des participants, vous pouvez utiliser des visuels dans votre réunion de chantier. Les plans, les graphiques d’avancement et les images peuvent aider à clarifier les concepts techniques complexes. Cela rend également l’information plus accessible pour tous les participants. 

Cette technique permet également de maintenir l’attention des invités. En moyenne, 23 % des participants tendent à décrocher au bout de 30 minutes de réunion. Inclure des visuels dans votre réunion vous permettra de couper avec la monotonie des discours. 

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5. Recentrer les discussions si nécessaire

Pour garantir l’efficacité de la réunion et maintenir l’ordre du jour, il est parfois nécessaire de recentrer les discussions. Agir ainsi permet de s’assurer que la réunion reste alignée sur ses objectifs en évitant les dérives vers des sujets non pertinents. 

Si la discussion bifurque sur d’autres thématiques, intervenez de manière courtoise pour rappeler aux participants l’objectif du point en cours et l’importance de s’y tenir. 

6. Conclure par un récapitulatif des points évoqués et respecter l’heure de fin annoncée

Pour terminer, vous pouvez conclure par un récapitulatif des points évoqués afin :

• de prévenir les malentendus ;
• de vous assurer que tous les participants ont une compréhension claire des échanges. 

Précisez également une dernière fois les attentes et les échéances. Cela facilitera le suivi post-réunion. 

Enfin, comme il a été conseillé de commencer à l’heure, pensez également à respecter l’heure de fin annoncée. Les participants pourront ainsi retourner à leurs missions sans stress supplémentaire.

Bon à savoir : N’oubliez pas de terminer la réunion en remerciant tous les participants pour leur temps et leur contribution.

Animer une réunion de chantier : tout ce que vous devez savoir 

Comment garantir que tous les participants sont engagés et contribuent activement à la réunion de chantier ?

Pour garantir l’engagement et la contribution active des participants, créez un environnement inclusif où chaque personne se sent valorisée et écoutée. Encouragez la participation en posant des questions ouvertes et en sollicitant l’avis de tous.

Vous pouvez également utiliser des techniques d’animation, comme les groupes de travail pour des discussions approfondies sur des sujets spécifiques.

Comment gérer les dérives de discussion et maintenir la réunion dans les temps impartis ?

Pour maintenir la réunion centrée et respecter le timing, commencez par définir clairement l’ordre du jour avec des estimations de temps pour chaque point. Si la discussion dérive, intervenez poliment pour recentrer sur le sujet en cours, en rappelant les objectifs de la réunion et l’importance de respecter le temps alloué. 

Proposez de noter les sujets hors contexte pour les traiter ultérieurement dans un cadre plus approprié. Enfin, planifiez un temps de récapitulation à la fin de la réunion pour résumer les décisions prises et les actions à entreprendre, en veillant à conclure à l’heure prévue.