Faire une facture de situation dans le bâtiment : étapes et modèle à télécharger

La facture de situation, aussi appelée « état d’avancement » en cours de chantier peut être un vrai casse-tête. Pourtant, cette étape est essentielle car une bonne gestion des factures par chantier permet une trésorerie saine. Et une trésorerie à flot évite les problèmes de liquidités qui empêchent de passer vos différentes commandes auprès des fournisseurs de matériaux.

Les factures de situation ou situation de travaux sont une solution parfaite aussi bien pour vous, professionnel du bâtiment que pour le maître d’ouvrage. Pourquoi ? car elle permet d’étaler les paiements selon l’avancement des travaux.

Définition, mentions obligatoires, cas d’utilisation, avantages, … on vous dit tout dans cet article !

Qu’est-ce qu’une facture de situation ou état d’avancement ?

La facture de situation ou état d’avancement, facture d’avancement ou situation travaux, est une facture émise en cours de chantier qui permet d’échelonner les paiements en fonction de l’avancée réelle des travaux, du projet BTP.

Dans ce document, chaque poste à régler est accompagné du pourcentage d’avancement. Par exemple, le terrassement est réalisé à 50%. Il y a donc 50% du total du poste à payer par le maître d’ouvrage.

Le client vous paie donc progressivement au lieu de verser le montant total à la livraison. C’est un excellent moyen de préserver votre trésorerie, tout en montrant à vos clients que le chantier avance bien comme prévu.

💡 Attention quand même : l’état d’avancement ne remplacera jamais un bon rapport de chantier clair et illustré !

Faire une facture de situation travaux en 12 étapes

Pour gagner en efficacité et en clarté, pensez à utiliser un logiciel de facturation pour le bâtiment. De cette façon, l’outil digital part du devis et établit toutes les factures et commandes matériaux sur base de celui-ci.

Si vous n’avez pas de logiciel qui vous permet la création de vos factures en 2 clics, voici la marche à suivre :

1. Collecter les informations

Avant de commencer, rassemblez toutes les informations nécessaires, notamment les détails du chantier (nom, adresse, etc.), les coordonnées du client, le numéro du marché ou du contrat, et toute documentation relative aux travaux effectués.

2. Déterminer le pourcentage d’avancement

Pour une facture de situation, il est essentiel de calculer avec précision le pourcentage d’avancement du chantier. Cela peut être basé sur des mesures physiques, des rapports d’activité, ou d’autres indicateurs spécifiques au projet.

3. Sélectionner les travaux et les prestations

Identifiez les travaux ou prestations spécifiques effectués jusqu’à présent, en vous basant sur le pourcentage d’avancement. Détaillez chaque élément pour une transparence totale.

4. Calculer les coûts

Pour chaque travail ou prestation, calculez les coûts associés, y compris la main-d’œuvre, les matériaux, les équipements, les frais accessoires, etc.

5. Calculer le total partiel

Pour chaque élément, calculez le total partiel en multipliant la quantité par le coût unitaire.

6. Calculer le total général

Additionnez tous les totaux partiels pour obtenir le montant total des travaux réalisés jusqu’à présent.

7. Indiquer le montant à payer par le client

Soustrayez les éventuels paiements déjà effectués par le client (acomptes précédents) au montant total des travaux réalisés. Indiquez clairement le montant restant à payer par le client.

8. Inclure les mentions obligatoires

Assurez-vous d’inclure toutes les mentions obligatoires sur la facture, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de TVA, la date de la facture, le numéro de facture, les coordonnées du client, etc.

9. Personnaliser la facture

Adaptez la facture au design de votre entreprise en ajoutant votre logo, en choisissant des couleurs professionnelles et en utilisant une mise en page claire.

10. Revérifier et corriger

Passez en revue la facture pour vous assurer qu’elle est correcte et ne comporte aucune erreur. Vérifiez tous les calculs, les totaux et les détails des travaux.

11. Envoyer la facture

Une fois que la facture est prête et vérifiée, envoyez-la à votre client par voie électronique ou postale, en respectant les délais convenus.

12 Archiver la facture

Conservez une copie de la facture dans vos dossiers pour la gestion comptable et fiscale de votre entreprise.

💡 De façon manuelle, ces étapes peuvent prendre énormément de temps. Un outil de facturation BTP peut vous être d’une précieuse aide pour gagner du temps et éviter de nombreuses erreurs de calcul et d’encodage. C’est un pas de plus vers une meilleure rentabilité !

Les avantages des états d’avancement

Utiliser des états d’avancement (ou factures de situation) présente de nombreux avantages pour les professionnels du bâtiment :

• simplicité : Les factures de situation simplifient la facturation en permettant de diviser le projet en étapes facturables.
• gestion financière : Les factures de situation aident à évaluer l’état financier du projet en cours.
• étalement des paiements : c’est bien plus rassurant pour le client
• préservation de la trésorerie de l’entreprise
• financement des commandes en cours de chantier
• preuve de paiement : Les factures de situation servent de preuve légale des travaux effectués et des montants à verser
• visibilité pour le client sur l’avancement du chantier
• diminution des malentendus entre maitre d’œuvre et maitre d’ouvrage

2 types de factures de situation : globale et détaillée

Une facture de situation peut être soit globale, soit détaillée, en fonction des besoins du professionnel du bâtiment et des préférences du client.

👉 Facture de situation globale

Elle résume de façon globale l’état d’avancement du chantier et les coûts totaux. C’est une option pratique lorsque le client souhaite avoir une vue d’ensemble des dépenses sans entrer dans les détails spécifiques de chaque ouvrage du projet.

Quand utiliser la situation globale ?

• Projets simples : Pour les plus petits projets BTP ou relativement simples, où il n’est pas nécessaire de documenter chaque coût en détail.
• Client qui préfère la simplicité : Si le client souhaite une vue d’ensemble rapide des coûts totaux sans avoir à examiner chaque élément en détail.
• Suivi de trésorerie : Lorsque l’entrepreneur souhaite simplement suivre le montant total des paiements à recevoir sans entrer dans les détails spécifiques.

Exemple de facture de situation globale

Une entreprise est chargée de la construction d’une maison individuelle de 150 m² sur un terrain de 500 m². Le coût total du projet est de 300 000 €.

Les ouvrages réalisés à ce jour sont les suivants :

• Terrassement et préparation du terrain
• Fondations et élévation des murs du rez-de-chaussée
• Pose de la charpente et de la toiture
• Installation des fenêtres et portes extérieures
• Raccordement aux réseaux d’eau et d’électricité

L’avancement global du chantier est de 40%. Le coût total de la situation globale est donc de 120 000 €.

👉 Facture de situation détaillée

Aussi appelée situation par lot, par ligne ou par poste, cette option fournit une ventilation complète de chaque dépense et permet de détailler les coûts spécifiques associés à chaque étape du chantier.

Quand utiliser la situation détaillée ?

• Projets complexes : Pour les projets de grande envergure ou complexes où de nombreuses étapes et dépenses sont impliquées et où une ventilation détaillée est nécessaire.
• Transparence maximale : Lorsque le client exige une transparence totale et souhaite comprendre en détail comment chaque centime est dépensé.
• Contrôle des coûts : Pour les entrepreneurs qui veulent un suivi précis des coûts de chaque aspect du projet, ce qui peut aider à identifier des domaines où des économies peuvent être réalisées.

💡 Souvent lorsqu’un architecte est impliqué, il demandera le système détaillé.

Il est important de discuter avec le client dès le début du projet pour déterminer quel type de facture de situation convient le mieux à ses besoins et à ses attentes. Certains clients peuvent préférer une combinaison des deux, en utilisant une facture de situation globale pour les coûts généraux et une facture de situation détaillée pour des éléments spécifiques du projet.

Exemple de facture de situation détaillée

Une entreprise est chargée de la rénovation complète d’une salle de bain. Le coût total du projet est de 8 000 €. La description des travaux est la suivante :

1. Démolition des anciens carrelages et équipements sanitaires – 10 % (Coût : 800 €)
2. Installation de nouvelles conduites d’eau et de tuyaux d’égout – 15 % (Coût : 1 200 €)
3. Pose de nouveaux carrelages et revêtements muraux – 20 % (Coût : 1 600 €)
4. Installation de la nouvelle baignoire, du lavabo et des toilettes – 15 % (Coût : 1 200 €)

Le coût total de l’avancement des travaux est de 4800 €, à payer par le client.

👉 Dans le logiciel de facturation travaux Vertuoza, vous avez ma possibilité de modifier autant de fois que vous le souhaitez l’état d’avancement travaux ou situation tant que la facture n’est pas générée. C’est très pratique en cas d’erreur ou de malentendu avec le client.

Facture d’acompte et facture de situation, quelles différences ?

La facture d’acompte et la facture de situation sont deux types de factures utilisés dans le secteur de la construction.

Généralement, la facture d’acompte est émise avant le début des travaux pour demander un paiement partiel à l’avance. Cette avance permet le financement du lancement du chantier. Avec cet acompte, vous avez la possibilité de par exemple, passer les premières commandes matériaux pour lancer les travaux.

Les factures de situation, quant à elles, sont émises durant le chantier.

Bien évidemment, le système choisi doit avoir été convenu avec le client dès le début de la relation.

Téléchargez votre modèle Excel d’état d’avancement ou facture de situation

Facilitez la facturation de vos chantiers avec notre modèle Excel de facture de situation. Téléchargez dès maintenant cet outil qu’il vous suffit d’adapter à votre chantier. Le calcul est alors automatique. Cet Excel est une base qu’il ne vous reste qu’à développer.

Pour aller plus loin, gagner en sérénité et avoir une bonne gestion de la facturation de vos chantiers, passez à un logiciel de devis et factures pour le bâtiment !

Conclusion

En conclusion, les factures de situation sont un outil essentiel pour les entrepreneurs du bâtiment. Elles permettent une gestion financière plus fluide, en échelonnant les paiements en fonction de l’avancement des travaux. Que vous optiez pour une facture de situation globale ou détaillée, veillez à respecter les mentions obligatoires et à tenir un suivi rigoureux de l’état d’avancement de chaque chantier.

En intégrant les factures de situation dans votre processus de facturation, vous contribuerez à la réussite de vos projets et à la croissance de votre entreprise dans le secteur du bâtiment.