Une gestion des sous-traitants maîtrisée en 7 étapes

Les entreprises du bâtiment sont nombreuses à avoir recours aux sous-traitants. Externaliser certains aspects du projet permet au donneur d’ordre d’accéder à des compétences spécifiques lorsque ces ressources ne sont pas disponibles en interne.

Elle permet également de mieux gérer les aspects financiers du projet ou de respecter les délais plus aisément.

Cependant, pour que tout se déroule dans les meilleures conditions possibles, il est important de savoir impliquer et bien gérer les intervenants externes.

Gestion des sous-traitants : 7 conseils pour plus de sérénité

1. Sélectionner rigoureusement les intervenants 

Sélectionner rigoureusement les sous-traitants est une étape incontournable pour la réussite de tout projet dans le secteur du BTP. Elle assure que le travail sera de qualité et contribue à la fluidité du projet dans son ensemble. Et pour cause : 

• Un sous-traitant compétent et fiable est plus susceptible de respecter les standards de qualité et les spécifications du projet.
• Une bonne sélection minimise les risques de retards, de litiges ou de non-conformité aux normes de sécurité.
• Des sous-traitants bien choisis peuvent s’intégrer plus facilement à l’équipe existante, favorisant une meilleure collaboration et communication.

Pour bien sélectionner les sous-traitants qui interviendront sur le chantier de construction, il existe plusieurs astuces. Vous pouvez, par exemple, évaluer leurs qualifications. Assurez-vous que les sous-traitants possèdent les qualifications professionnelles nécessaires et les certifications à jour selon leur spécialité (électricité, plomberie, etc.).

N’hésitez pas à demander des références de projets précédents similaires au vôtre. Contactez les anciens chefs d’équipe si nécessaire pour avoir un meilleur aperçu de la qualité du travail réalisé par le professionnel. Enfin, demandez des devis détaillés pour comparer les coûts, mais aussi l’étendue des services et les délais proposés.

Bon à savoir : Soyez prudent avec les offres qui semblent trop belles pour être vraies, car elles pourraient cacher des coûts supplémentaires ou un travail de moindre qualité.

2. Établir des contrats de sous-traitance clairs et détaillés 

En France, il est obligatoire de rédiger un contrat de sous-traitance lorsque l’on emploie des sous-traitants. En Suisse et en Belgique, c’est davantage une recommandation qu’une obligation, mais mieux vaut ne pas passer à côté.

En effet, rédiger un bon contrat sert de référence légale en cas de désaccord ou de litige. Le document aide également à maintenir la clarté des responsabilités, des attentes et des obligations de chaque partie. 

Pour ce faire : 

• Définissez clairement les objectifs et les attentes : portée des travaux, détails techniques, normes de qualité attendues. 
• Précisez les termes de paiement (montants, échéances, conditions de retenue, etc.). 
• Incluez un calendrier de livraison précis avec des dates et des délais pour chaque phase du projet. 
• Établissez des clauses pour couvrir les imprévues et les modifications qui ne sont pas dues à des erreurs de part et d’autre. 
• Clarifiez les responsabilités en matière de sécurité, d’assurance et de conformité réglementaire. 

3. Maintenir une communication ouverte et régulière avec les intervenants 

Communiquer efficacement avec les équipes, en incluant les sous-traitants, est vital pour la réussite de projets dans le BTP. Agir ainsi permet de s’assurer que : 

• toutes les équipes sont alignées sur les objectifs du projet ;
• les changements sont gérés de manière proactive ;
• les problèmes sont résolus rapidement. 

Le plus simple pour atteindre cet objectif est de travailler à partir d’outils de communication. Les logiciels spécifiques au BTP, comme celui de Vertuoza, par exemple, restent le Saint-Graal en matière de communication, car ils facilitent les échanges d’informations en temps réel. Cela étant, vous pouvez également opter pour des outils comme Slack ou Microsoft Teams. 

Outre les logiciels, pensez également à organiser des réunions régulières pour revoir les échéances, ajuster les plans et discuter des changements nécessaires. Désignez des points de contact au sein de votre équipe et chez les sous-traitants pour vous assurer que les messages atteignent bien les bonnes personnes. Enfin, documentez toutes les communications importantes et décisions prises pour conserver une traçabilité des échanges. 

4. Instaurer des procédures de contrôle de la qualité 

Pensez à mettre en place des procédures de contrôle de qualité pour garantir que les travaux réalisés par les sous-traitants répondent bien aux normes requises. Ce travail de prévention vous permettra de repérer les éventuels défauts à temps, et donc de réduire les retards et les coûts de réparation après projet. 

Établissez des normes précises de qualité pour chaque phase du projet et pour chaque type de travail à réaliser. Communiquez-les ensuite à tous les sous-traitants. Assurez-vous qu’ils comprennent les exigences avant de commencer leur travail. 

Puis programmez des inspections régulières pour vérifier la conformité de leurs travaux avec les normes établies. En cas de non-conformité, prenez des mesures correctives immédiates pour rectifier les défauts.

5. Surveiller les calendriers 

Une gestion stricte du calendrier aide à garantir que le projet sera terminé à temps. Cela vous permettra de respecter les obligations contractuelles fixées et d’éviter les pénalités de retard au passage. Surveiller le planning et vous assurer du bon respect des délais vous aidera à coordonner au mieux les activités des différents sous-traitants et de réduire les périodes d’inactivité. 

Pour simplifier ce pan de votre activité, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projet. Là encore, Vertuoza pourra vous aider à visualiser l’avancement de vos travaux et à ajuster rapidement le planning et les intervenants des sous-traitants si cela est nécessaire. 

Bon à savoir : Le logiciel Vertuoza vous permet de gérer vos plannings de manière simplifiée. Vous pouvez planifier vos ouvriers, vos sous-traitants, vos véhicules et vos machines par chantier. Vous avez également la possibilité de gérer le temps de travail des équipes sur le terrain pour avoir un meilleur aperçu de la rentabilité de votre chantier. 

6. S’assurer du bon respect des normes de sécurité 

Les sous-traitants sont externes au projet. Il est important de leur rappeler les règles de sécurité qui s’appliquent pour prévenir les accidents, réduire les risques de responsabilité, et surtout, garantir un environnement de travail sûr pour tous les travailleurs présents sur le site. 

Pour y parvenir, organisez des sessions de formation obligatoires pour tous les sous-traitants sur les normes de sécurité avant le début des travaux. Assurez-vous également que chaque sous-traitant dispose des informations nécessaires sur les procédures de sécurité et les Équipements de Protection Individuelle (EPI) requis. 

Intégrez les politiques de sécurité et les politiques d’urgence dans les contrats de sous-traitance. Si nécessaire, fournissez aux sous-traitants des manuels de sécurité et des guides de bonnes pratiques. 

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7. Offrir une bonne intégration aux sous-traitants

Enfin, pensez à intégrer les sous-traitants afin de leur permettre de travailler de manière synchronisée avec les autres équipes. Organisez une séance d’orientation pour tous les nouveaux sous-traitants pour leur présenter les aspects clés du projet : objectifs, attentes, procédures de sécurité, etc. Fournissez-leur des documents de référence (plans de projet, manuels de procédures, guides de sécurité, etc.). 

Facilitez les rencontres entre les sous-traitants et les équipes internes pour encourager la coopération et la communication. Identifiez les points de contact principaux pour les questions quotidiennes et les problèmes qui pourraient survenir.

La gestion des sous-traitants BTP avec le logiciel Vertuoza

Vertuoza est un logiciel de gestion spécifiquement conçu pour les petites et moyennes entreprises du secteur du bâtiment. Il offre une palette de fonctionnalités destinées à simplifier la gestion quotidienne des activités, améliorer la communication et optimiser la planification des projets de construction.

L’utilisation de Vertuoza peut, en parallèle, grandement améliorer la gestion des sous-traitants. L’outil permet une planification précise des tâches des sous-traitants. Vertuoza aide à éviter les erreurs de timing qui peuvent conduire à des déplacements inutiles ou à des retards dans le projet. Si un chantier n’est pas prêt à recevoir un sous-traitant pour des raisons de logistique ou de préparation, par exemple, le logiciel peut aider à reprogrammer le travail de manière à optimiser les déplacements et le temps de travail.

Par ailleurs, le logiciel offre des outils qui simplifient la communication, garantissant que tous les intervenants sont informés en temps réel des mises à jour du projet ou de tout changement qui pourrait affecter leur travail. Cela améliore la réactivité des équipes, des sous-traitants, et la capacité à gérer les imprévus efficacement. 

Enfin, en facilitant l’accès à l’information et en améliorant la communication, Vertuoza renforce la collaboration entre les équipes et les sous-traitants. Cela aide à créer un environnement de travail plus intégré et plus harmonieux, essentiel pour la réussite des projets.

Gestion des sous-traitants : tout ce que vous devez savoir 

Comment gérer les différends avec les sous-traitants efficacement ?

Pour gérer les différends efficacement, il est important d’avoir des procédures clairement définies dès le départ, souvent stipulées dans le contrat. Vous pouvez, par exemple, inclure des mécanismes de médiation ou d’arbitrage en cas de conflit. 

Il est également essentiel de maintenir une communication ouverte et honnête pour aborder les problèmes dès qu’ils apparaissent. Documenter toutes les interactions et les étapes du projet aide également à résoudre les différends en fournissant des preuves claires de chaque partie des engagements.

Quelles stratégies pour motiver les sous-traitants à respecter les délais et la qualité des travaux ?

L’une des meilleures façons de motiver les sous-traitants est de mettre en place un système de récompenses et de pénalités qui est clairement défini dans le contrat. Les récompenses pour la livraison anticipée ou la qualité exceptionnelle peuvent motiver positivement les sous-traitants.