Entrepreneur du bâtiment : 6 astuces pour une bonne gestion de votre temps !

Quand on est à la tête d’une entreprise du bâtiment, le temps c’est une denrée rare. Très rare. Combien commencent leur deuxième journée à 17h00 ? Gestion de l’administratif, suivi des chantiers, mise à jour du planning, … sans oublier les nombreux imprévus ! Bref, un entrepreneur du bâtiment, ça manque toujours de temps !

Vous cherchez à optimiser la gestion de votre temps sur vos tâches quotidiennes liées à l’organisation de votre entreprise du bâtiment ? Nous vous partageons, dans cet article, 6 techniques !

Quels sont les bénéfices d’une bonne gestion du temps dans le bâtiment ?

Particulièrement dans le secteur de la construction, une bonne organisation et gestion du temps sont des atouts qui feront toute la différence. Vous en sentirez d’ailleurs les bénéfices à court terme :

• Plus d’efficacité dans les missions liées à vos chantiers (achats de matériaux, gestion des ressources, facturation, envoi de devis, …)
• Épanouissement professionnel et personnel
• Meilleure communication avec les différents acteurs (fournisseurs, collaborateurs, sous-traitants, …)
• Meilleure productivité car vous aurez une vue claire sur le travail qu’il reste à accomplir
• Gain de temps

8 astuces pour gagner du temps dans votre entreprise de bâtiment !

1. Créer un planning de chantier prévisionnel

La planification de chantier joue un rôle primordial dans la réussite d’un projet de construction dans le bâtiment. Durant ce processus, vous décomposez l’ouvrage final en plusieurs tâches élémentaires. Un planning de chantier prévisionnel, c’est un réel appui dans la mesure où il permet de déterminer, organiser et prévoir la réalisation des travaux dans le temps.

Un planning de chantier efficace permet aussi :

• Le contrôle et le suivi du chantier ;
• La gestion des heures de chantier à court terme ;
• L’attribution de durées d’exécution précises pour toutes les missions.

Pour prévoir l’enchaînement de chaque tâche et activité, vous pouvez utiliser certains logiciels comme le planning prévisionnel.

Un bon planning prévisionnel vous permettra d’anticiper le déroulement de votre chantier et de savoir quand consacrer du temps à telle ou telle tâche.

2. Optimiser votre temps de travail

Un agenda bien organisé est un outil puissant pour la gestion de votre temps au quotidien. Grâce à lui, vous aurez une vue d’ensemble sur les tâches à effectuer au cours de la journée. Il contribuera à faire le lien entre les objectifs du projet de travaux, le respect du calendrier de chantier et le suivi des travaux. Pourquoi ne pas vous aider de logiciels en ligne pour vous simplifier la tâche ?

Cependant, le plus important dans la gestion de votre activité quotidienne est encore de distinguer les tâches importantes et urgentes. La matrice d’Eisenhower reste l’outil de gestion de tâches le plus complet dans ce cas.   

• Urgent et important = à faire en priorité (budgétisation de travaux, évaluation préventive de frais, négociation de prix, mise en place des politiques tarifaires, …).
• Important, mais pas urgent = à effectuer plus tard dans la journée (rencontre avec des clients ou fournisseurs, relance pour la validation d’un devis ou facturation de travaux).
• Non important, mais urgent = à déléguer à d’autres employés ou partenaire d’affaires (surtout lorsqu’il s’agit de missions requérant l’expertise d’un collaborateur expérimenté).
• Non important et non urgent = à supprimer de votre agenda.  

À noter d’ailleurs que le fait de déléguer certaines tâches vous permet de responsabiliser les salariés de votre équipe. C’est toujours valorisant pour vos collaborateurs et ça vous rend service ! Ainsi, vous pouvez donc concentrer toute votre attention sur les travaux et activités stratégiques.

3. Dresser sa liste de tâches quotidiennes

Tout comme l’agenda, la to-do list est incontournable quand on travaille dans le secteur du bâtiment. Elle permet d’organiser les pensées, tout en établissant un programme précis par rapport aux activités à effectuer.

Pour ce faire, pensez à regrouper d’abord les missions à gérer pendant la journée. Mise à jour de données, informations et documents divers, établissement de factures, relance pour validation de devis, visite de chantier, rencontre avec de nouveaux clients, gestion de paie dans le bâtiment, réalisation d’achats auprès de fournisseurs…, la journée d’un entrepreneur dans le bâtiment est bien remplie.

Ensuite, à vous de les hiérarchiser pour ne rien oublier. 

La to-do list sera donc un outil qui vous servira de mémo pour doubler votre efficacité ainsi que celle de votre personnel. 

4. Organiser judicieusement les rendez-vous

L’industrie du bâtiment regroupe de nombreux corps de métier. L’entrepreneur est donc à la direction de plusieurs salariés qui nécessitent d’être guidés de manière constante. En plus, il y a également les fournisseurs à contacter, notamment pour les achats et l’approvisionnement du chantier. Bien entendu, il ne faut pas oublier les rendez-vous avec les clients, maitres d’œuvre,… pour les tenir au courant de l’avancement du projet.

Tout cela pour dire que vous devez bien jongler entre les clients, l’équipe en charge de l’exécution des travaux et les fournisseurs. Si la rencontre avec ces derniers implique des déplacements, aidez-vous d’un logiciel d’optimisation d’itinéraire pour gagner du temps et, par la même occasion, obtenir une meilleure gestion du temps de travail. Les logiciels tels que Batchgeo, Waze, Portatour ou même Google Maps pourront être d’un réel appui dans ce cas. 

5. Mettre à profit les outils informatiques

Nous avons déjà parlé de l’intérêt d’un logiciel de planification de trajet. D’autres outils informatiques sont aussi à votre disposition pour vous permettre de gagner un temps considérable en tant qu’entrepreneur du bâtiment. 

C’est notamment le cas de Vertuoza qui est un logiciel conçu pour aider les acteurs du secteur du bâtiment. Nous vous proposons une interface intuitive qui vous permettra de centraliser chaque processus de votre entreprise du bâtiment.

Il s’agit d’un outil de gestion et de partage efficace pour que vous puissiez rassembler en un seul endroit les données, informations, documents (planning, factures, devis), achats, etc.

Vertuoza facilite la communication entre vous, vos clients et les salariés de votre équipe qui interviennent dans la maîtrise d’œuvre. Cela se traduit par la suite par l’optimisation des ressources humaines et financières et du chiffre d’affaires.   

6. Utiliser la méthode Bunker

Le bunker c’est un moment avec vous-même qui vous permet de travailler sur votre entreprise et non dedans. L'idée est de prendre du recul.

Pour cela, vous devez bloquer 3 heures dans votre agenda par semaine. Elles seront bien plus bénéfiques que 3 heures sur chantier à courir dans tous les sens, vous verrez !

Pour rendre ces 3 heures efficaces, suivez ces 5 étapes : 

• Relancer les devis envoyés (ça prend moins de temps de relancer un devis que d’en faire un nouveau 😉)
• Revoir tous les chantiers en cours : que reste-t-il à faire pour chaque chantier ?
• Définir le planning de chantier 
• Préparer les rendez-vous de la semaine suivante 
• Créer la stratégie de votre entreprise
  

👉 Pour en savoir plus sur la technique Bunker, on vous a préparé un article et une vidéo !

7. Qualifier tous les chantiers

La technique de qualification de chantiers consiste à gagner du temps en définissant clairement les chantiers que vous allez traiter et ceux que vous n’allez pas traiter. Cette méthode vous évite de passer beaucoup de temps sur un projet de travaux qui, en fin de compte, ne vous correspond pas.

Durant vos visites, il vous suffit donc de poser les bonnes questions à votre client pour savoir rapidement si son chantier correspond à votre entreprise :

• zone géographique
• accessibilité
• budget
• type de travaux, ...

Poser les bonnes questions vous fera gagner un temps fou que vous pourrez consacrer à des tâches bien plus lucratives !

8. Consacrer du temps pour vous reposer

Pérenniser les activités de votre entreprise du bâtiment demande un réel engagement. Cependant, vous ne pourrez pas être pleinement efficace si vous êtes au bord du burn-out.

Prenez le temps de souffler lorsque vous vous sentez fatigué. Un jour de congé par-ci par-là ne vous fera pas de mal.

Accordez de l’importance aux heures de pause. Vous pouvez d’ailleurs profiter de ce moment pour consulter vos mails ou pour traîner un peu sur les réseaux sociaux et en apprendre plus sur vos concurrents.

Afin d’alléger votre charge de travail, aidez-vous également d’un logiciel ou d’une application mobile. Il existe une multitude d’outils destinés à la hiérarchisation des tâches, au suivi des travaux ou à l’automatisation des activités administratives (devis, factures, avenants, etc.). Le logiciel Vertuoza constitue par exemple un outil complet qui s’adresse exclusivement aux entreprises du bâtiment.

En résumé

Vous l’aurez donc compris, pour gagner du temps dans le secteur du bâtiment, il n’y a pas de miracles ! Un planning prévisionnel complet et des listes de tâches sont des éléments simples et efficaces qui contribueront à vous apporter plus de sérénité au quotidien.

Vos meilleurs alliés restent encore vos collaborateurs. Faites-leur confiance et dé-lé-guez ! Ils seront ravis d’apprendre de nouvelles choses et d’apporter leur contribution au bien de l’entreprise.

Et bien sûr, prenez soin de vous. N’oubliez pas de vous reposer de temps en temps. 

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