Quand et comment engager son premier gestionnaire

Vous avez beaucoup trop de travail ? Vous courez partout du matin au soir ? Vous réalisez vos devis en soirée et mettez la main à la pâte sur les chantiers alors que vous avez plusieurs équipes ?

Alors cet article est pour vous !

Aujourd’hui, beaucoup d’entrepreneurs effectuent de nombreuses tâches au sein de leur entreprise : administration, gestion des chantiers et des équipes, gérance de l’entreprise, démarches commerciales, rédaction des devis et même parfois travail d’ouvrier… Dans ce genre de situation, il arrive un moment où la santé en prend un coup car on ne se remet pas assez souvent en question (un prochain article suivra sur ce sujet) et on se fait véritablement envahir par le travail. Si votre vie est impactée négativement par votre activité professionnelle, il est grand temps de structurer et de déléguer, par exemple en recrutant une personne (un gestionnaire) pour vous libérer de certaines tâches.

Cette étape ne doit cependant pas être franchie à la légère… Dans les petites structures, le recrutement du premier gestionnaire est souvent un échec car déléguer ne signifie pas simplement « engager quelqu’un ». Comme nous le détaillons étape par étape ci-dessous, il est très important de définir les missions de ce nouveau collaborateur, mais aussi de soigner son recrutement et sa formation.

Faire un état des lieux

Avant de déléguer, la première chose à faire est de réaliser un état des lieux de votre travail au sein de l’entreprise. Cet exercice consiste à recenser pendant 10 jours toutes les tâches que vous effectuez au quotidien (y compris en dehors de l’entreprise) et à noter à côté de chacune le temps qu’elle représente.

Une fois la liste établie, je vous conseille de classer ces activités par type : secrétariat, devis au bureau, gestion administrative de chantier, visite de chantier ou commerciale (tenir compte du temps passé sur la route), réunions, activités personnelles (sport, restaurant,…), vie de famille, etc.

Cet exercice vous permettra d’avoir un bon aperçu de votre emploi du temps. Après cela, il faudra choisir ce que vous voulez déléguer. Si votre souhait est d’engager un gestionnaire ou un conducteur de chantier, les tâches à lui transmettre seront par exemple l’administration et les visites de chantier ou encore la gestion des équipes. Dans certaines entreprises, le gestionnaire a aussi une fonction commerciale donc il faut y rajouter cette tâche.

Détailler vos attentes

Maintenant que vous avez choisi les tâches que vous souhaitez déléguer (par exemple: administration des chantiers, visite de chantiers, gestion des équipes), il va falloir détailler en quoi consiste chacune d’elle afin que votre nouveau gestionnaire puisse bien comprendre ce que vous attendez de lui. Il est important de parler de ces aspects déjà au moment du recrutement pour que le candidat ne se fasse pas de mauvaises idées sur ce qui l’attend. Les question à vous poser sont : « Qu’est-ce que je voudrais que le gestionnaire réalise concrètement? » ou encore « Qu’est-ce qui signifie pour moi qu’il a réussi ses tâches ? »

Pour la visite de chantier, on pourrait par exemple imaginer et noter :

« La réalisation de cette tâche implique que le gestionnaire passe sur chantier pour vérifier l’ouvrage et effectue son suivi sur VERTUOZA. Pour qu’une visite de chantier soit estimée comme réussie et performante, on s’attend à ce que le gestionnaire fasse un tour du site au calme afin d’avoir une vision globale, et qu’ensuite il se dirige vers les chefs d’équipes pour leur communiquer des remarques et les tâches à venir. Le gestionnaire doit aussi veiller à la propreté et la sécurité du chantier.

Le suivi numérique, les réclamations des sous- traitant et les tâches à encoder sont réalisées sur chantier via VERTUOZA car tout ce qui peut être réglé sur chantier doit l’être. Le gestionnaire donne une vision à ses équipes, vérifie que les derniers plans soient affichés. Le nombre de suivis enregistrés est de minimum 3 par chantier et par semaine afin que le travail de l’entreprise soit visible aux yeux du client, de l’architecte et du supérieur. Les photos doivent confirmer les engagements pris dans le carnet de route. »

On peut aller un peu plus loin dans la description des tâches, en précisant notamment comment le gestionnaire doit collaborer avec ses équipes et son manager :

« Lors des visites de chantiers, le gestionnaire peut aussi demander à ses équipes de faire un suivi en fin de journée sur tel ou tel point afin d’avoir une vision sur le résultat de l’objectif fixé. Il est important de vérifier l’ouvrage comme indiqué dans les questions de suivi.

Comme il ne peut pas se rendre à toutes les réunions, il faut que le manager puisse consulter l’évolution de chaque chantier quotidiennement en fin de journée. Il fera aussi en sorte de se rendre sur 3 chantiers différents par semaine et si l’entreprise en compte par exemple 20, on peut prédéfinir (et tenir à jour) un planning de visites sur 6 semaines. Si certains problèmes ne peuvent attendre cette visite, l’idéal est que le manager et le gestionnaire se rencontrent afin de préparer la réunion de chantier lors de laquelle ce dernier se défendra seul. »

En bref, plus vous détaillez les tâches, plus vous augmentez la performance de votre collaborateur. Pour vous aider à rédiger, le plus simple est de prendre note de votre façon de fonctionner pour réaliser les tâches que vous allez déléguer à l’avenir. Vous l’avez compris, vous allez devoir passer quelques jours muni de votre carnet de notes !

Soigner le recrutement

Le recrutement est un sujet dans lequel nous rentrerons plus en détails dans un autre article, mais c’est toutefois un point important à aborder ici.

Pour commencer, il est absolument nécessaire que les tâches à effectuer et leurs descriptions soient précisées avant de recevoir le candidat. Lors d’un premier rendez-vous, l’objectif est d’avoir une conversation ouverte, d’apprendre à connaître la personne et de vérifier si vous partagez les mêmes valeurs. Vous pouvez vous faire un avis sur le candidat en regardant son CV et en l’écoutant expliquer celui-ci. Posez-vous aussi et surtout la question de savoir si vous pourriez travailler 15 ans à côté de cette personne. Si à la première rencontre le candidat vous énerve, il y a peu de chance que la collaboration fonctionne sur le long terme…

De votre côté, ce rendez-vous est le moment de présenter votre entreprise, vos objectifs, les raisons de votre recrutement et le challenge que vous proposez. Vous pouvez clôturer l’entretien avec ce genre de formule : « Je vous propose qu’on dorme sur ce partage une petite semaine et je vous laisse revenir vers moi. Si nous allons plus loin, nous verrons lors des prochains rendez-vous ce que j’attends de vous précisément et ce que nous vous proposons. »

Le fait de préciser « une petite semaine » signifie que le candidat dispose maximum d’une semaine pour revenir vers vous. Si la personne ne vous rappelle pas, il n’est pas nécessaire – et serait même incompréhensible – de lui courir après.

Lors du second rendez-vous, vous pouvez si besoin effectuer un débriefing des réflexions de chacun. C’est aussi et surtout le moment pour vous ou le candidat de poser des questions ou de récolter des informations manquantes. Ensuite, l’idéal est de demander au candidat comment il envisage de réaliser les tâches que vous allez lui déléguer. Après ses explications, c’est à votre tour de lui communiquer ce que vous attendez de lui sur base du détail des tâches que vous avez préparé au préalable. Vous serez alors dans le vif du sujet et pourrez déceler les réactions du candidat, son ouverture au changement ou encore son intérêt. S’il prend par exemple des notes, c’est un signe d’investissement dans le projet.

Au niveau de la rémunération, il existe plusieurs possibilités et l’une d’entre elles est d’avoir au sein de l’entreprise une grille de salaires en fonction des compétences et des résultats de chacun. Si c’est votre premier gestionnaire, vous ne disposez cependant pas d’un tel outil donc vous pouvez interroger le candidat à propos de sa rémunération actuelle.

Vous pouvez également lui demander sa fiche de paye afin d’avoir une preuve et surtout de disposer de toutes les informations nécessaires pour réaliser une simulation auprès de votre secrétariat social.

Si le candidat postule chez vous pour obtenir un plus gros salaire, ce n’est pas la meilleure des raisons. Personnellement, je n’ai jamais proposé plus d’argent lors d’une embauche : soit je donne la même chose si cela me semble cohérent, soit je donne moins. La différence se joue sur le résultat et le must est de proposer des primes si certains objectifs sont atteints.

Par exemple : si le candidat reçoit actuellement un salaire net de 2000 euros, vous pouvez proposer de l’embaucher pour 1900 euros par mois et, si les objectifs sont atteints, les primes lui permettront d’atteindre jusqu’à 2300 euros de façon semestrielle.

Bien souvent, les employeurs ne donnent pas beaucoup de variables à leurs travailleurs alors que c’est très cohérent. Il n’est en effet pas normal qu’un employé qui se donne « à fond » reçoive le même salaire qu’une personne qui obtient moins de résultats.

Après ce deuxième rendez-vous, il est préférable de se laisser encore quelques jours (une semaine maximum) avant de prendre la décision de recruter ou non le candidat. Si l’aventure continue, nous vous conseillons de passer une ou deux journées ensemble avant de signer le contrat afin d’être vraiment sûr de votre choix. Cette démarche est vertueuse car elle va aussi permettre au candidat de se rendre compte avant de signer si le job lui correspond.

Dans le cas où l’expérience est une réussite, vous pouvez passer à la signature encore quelques jours plus tard. Ce temps de réflexion entre chaque phase est crucial car si vous allez vite, vous augmentez le risque d’erreur.

Bien gérer la formation et les premiers jours

Félicitations, vous avez engagé votre premier gestionnaire et vous allez pouvoir continuer à faire croître votre entreprise !

Lors du premier jour de travail, il faut que tout soit prêt : GSM, ordinateur, véhicule, bureau,… Le nouveau collaborateur doit sentir que sa venue est importante et que vous soignez son arrivée.

Ensuite, l’embarquement commence. Cette étape a pour but de présenter en détails l’entreprise au candidat donc, pendant ces jours, il ne sera absolument pas rentable car il sera en formation. La première chose à effectuer est de le former aux outils de production (logiciel, dropbox, … ), lui montrer où sont les documents, lui montrer sur le terrain ce qui est noté dans votre charte détaillée pour chaque tâche.
Un embarquement peut durer jusqu’à 2 semaines afin que le nouveau collaborateur soit opérationnel. Si vous ne passez pas par cette étape et que vous le mettez au travail immédiatement, vous allez le payer cher car le travailleur risque de venir vous demander de l’aide régulièrement pour des questions très basiques.

Après cette période, il faut continuer à emmener votre nouveau collaborateur partout pendant 1 à 2 semaines, afin qu’il observe sur le terrain de quelle façon vous travaillez. Ensuite, vous l’accompagnerez encore quelque temps mais c’est lui qui travaillera et vous qui prendrez le rôle d’observateur. Par exemple, lors d’une réunion de chantier, vous laissez faire le gestionnaire et prenez des notes. Ensuite, en privé, vous débriefez à deux au sujet de la réunion afin qu’il comprenne bien ce que vous attendez de lui. Il est recommandé de fonctionner ainsi jusqu’à ce que le nouveau collaborateur soit autonome. Cet exercice est valable pour toutes les tâches et toutes les fonctions – c’est ça déléguer ! La seule chose qui varie entre les candidats, c’est la période entre leur entrée en fonction et leur autonomie. Ce temps sera un indicateur clair de leur performance.

Les feed-back entre le manager et son nouveau travailleur ne se limitent pas aux tous débuts de la collaboration. Dans les 3 premiers mois, il est recommandé de se voir une fois par mois en dehors des réunions de production pour discuter ce qui va et ce qui ne va pas. Ces moments sont utiles pour mettre entre place des choses qui vont aider l’employé à évoluer dans les domaines où il manque d’autonomie. Entre 3 et 6 mois après son entrée en fonction, vous pouvez progressivement espacer ces réunions et les organiser toutes les 6 semaines, afin d’arriver finalement à une vitesse de croisière de 2 rendez-vous feed-back par an.

C’est clairement un investissement !

Vous l’aurez compris, la formation est au cœur du sujet. Un gestionnaire ou un conducteur de chantier est un pilier de l’entreprise et c’est donc une fonction à prendre au sérieux.

Si vous pensez que lorsqu’il sera formé, il partira, dites-vous qu’il est mieux qu’une personne formée s’en aille plutôt qu’une personne non-formée reste au sein de votre entreprise…

C’est une des étapes les plus importantes de l’évolution de votre entreprise, préparer là !

Antoni Di Filippo