7 Voordelen van digitale werfverslagen

Iedereen weet dat een goede communicatie cruciaal is om fouten en misverstanden te vermijden. De rol van werfverslagen valt dus niet te onderschatten.

Papieren werfverslagen zijn verleden tijd. Een digitale rapportage is veel interessanter. In dit artikel bekijken we 7 voordelen van digitale werfverslagen, van de tijdswinst tot de betere toegankelijkheid.

Wat is een werfverslag?

Een werfverslag documenteert de voortgang van de werken. Het is een lijst met alle openstaande punten, opmerkingen en gemaakte afspraken.

De architect maakt dit rapport na het werfbezoek. Nadien wordt het aan alle betrokken partijen bezorgd, zodat iedereen op de hoogte is van de huidige stand van zaken.

Naast architecten maken ook bouwbedrijven regelmatig werfverslagen – voor hun interne communicatie of de samenwerking met onderaannemers. Het is dus een multifunctioneel document.

7 Redenen om een digitaal werfverslag te maken

Er zijn redenen genoeg om verslagen te maken en te beheren via bouwsoftware:

1. Toegankelijkheid

Een van de grootste voordelen van digitale werfrapporten is hun toegankelijkheid. Ze worden online opgeslagen, waardoor de verslagen altijd en overal beschikbaar zijn. Dat geldt zowel voor een manager op het hoofdkantoor als een ploegbaas op de werf en een projectleider die een onderaannemer bezoekt.

Deze toegankelijkheid is onafhankelijk van het toestel. Computer, tablet of smartphone: digitale werfverslagen beheer je op elk apparaat.

2. Overzicht

Papieren verslagen zijn niet gebruiksvriendelijk. Sommige documenten raken beschadigd waardoor ze onleesbaar zijn, terwijl andere paperassen plots verdwijnen.

Met digitale werfverslagen houd je veel makkelijker het overzicht. Je vindt snel en eenvoudig het juiste rapport op basis van diverse parameters, zoals:

• ‍‍De werf
• De datum van het bezoek
• De werkzaamheden
• De verantwoordelijke(n)

Bovendien zit alles op volgorde. De geschiedenis van het project wordt stap-voor-stap gedocumenteerd. Misverstanden over de opeenvolging van verslagen zijn verleden tijd.

3. Tijdwinst

Time is money. Nergens laat deze regel zich zo hard voelen als op een bouwwerf. Want voor aannemers en andere vakmensen is het belangrijk om de werken tegen een bepaalde deadline uit te voeren. De tijdsdruk is enorm.

Helaas neemt het maken van werfverslagen veel tijd in beslag.

Tenzij je bouwsoftware zoals Vertuoza gebruikt. Via de werfverslagfunctie gaat het invoeren van gegevens, het formatteren en het verzenden veel sneller. Met enkele klikken maak je een compleet werfverslag. Klaar? Stuur alles naar een of meerdere ontvangers.

Je bespaart tot 50 minuten per verslag. Op deze manier blijft er meer tijd over voor andere taken. Handig, toch?

4. Uitstraling

Je moet regelmatig documenten sturen naar klanten, architecten, onderaannemers en andere partners. Uiteraard wil je dat met een professionele uitstraling doen.

Dat is nog een voordeel van digitale werfverslagen. Alles wordt in een speciaal ontworpen template gegoten die bij de huisstijl van je bouwonderneming past. Het lijkt alsof een designer veel zorg en aandacht besteedde aan de vormgeving. Maar jij weet wel beter…

5. Integratie

Achter elke werf zit een uitgebreide administratie. Denk bijvoorbeeld aan technische fiches, bouwtekeningen en meetstaten. Digitale werfverslagen maken het makkelijker om deze documenten te integreren in het rapport na een inspectie.

Hiermee bespaar je opnieuw flink wat tijd, omdat de ontvanger je niet moet lastigvallen om bepaalde bestanden op te vragen.

6. Actuele informatie

Heb je een foutje gemaakt? Wil je toch graag iets aanpassen? Bij digitale documenten is dat geen enkel probleem. Wijzigingen in het werfverslag zijn meteen zichtbaar voor iedereen.

Elke ontvanger heeft de meest actuele informatie, waardoor de kans op miscommunicatie verkleint. Zo voorkom je kostelijke fouten.

7. Synergie

Wanneer je digitale werfverslagen maakt met behulp van bouwsoftware ontstaat er een synergie met andere functies van het programma.

Neem bijvoorbeeld een punt uit het rapport om een interventie in te plannen. Voor deze interventies maak je in enkele klikken een factuur op basis van de gepresteerde uren en het voorraadbeheer. Alles is met elkaar gelinkt, waardoor de kans op fouten minimaal is. En nog belangrijker: je bewaart makkelijk het overzicht.

Werkprocessen optimaliseren met Vertuoza

Op zoek naar software voor het maken van werfverslagen? Probeer Vertuoza. Met onze bouwsoftware is het makkelijker dan ooit om verslagen te maken, te beheren en te versturen.

Daarnaast vallen er nog een heleboel andere functies te ontdekken, waaronder:

• Offertes en facturen opmaken
• Geavanceerde bouwplanning
• Tijdsregistratie van medewerkers
• Financiële overzichten met een naadloze bankintegratie
• Planning van interventies
• Geïntegreerd voorraadbeheer

‍

Meer dan 2.500 bouwprofessionals maken al gebruik van Vertuoza. Heb jij ook interesse? Maak vandaag nog een afspraak met een van onze medewerkers voor een demo. Gratis, zonder verdere verplichtingen.