De ultieme facturatiegids voor de bouwsector

Hoera, de offerte is ondertekend! Even later ga je aan de slag en voer je de gevraagde werken uit. Nu volgt de laatste stap : de facturatie.

Facturen zijn ongetwijfeld een van de voornaamste documenten van je bedrijf. Deze schuldvorderingen manen klanten aan om te betalen. Belangrijk, want zonder inkomsten is het al snel boeken toe.

Correct factureren is noodzakelijk voor je cashflow, je boekhouding en juridische doeleinden. Wat moet je zeker vermelden, hoe gebeurt de btw-berekening en hoe helpt facturatiesoftware je hierin? Je leest er alles over in deze blog.

3 Soorten bouwfacturen

Doorgaans onderscheiden we drie soorten facturen in de bouwsector :

1. Voorschotfactuur

Een voorschotfactuur of aanbetalingsfactuur volgt na het ondertekenen van de offerte. Het is een eerste aanrekening om bijvoorbeeld materialen aan te kopen. Op deze manier moet je niet alles zelf financieren, wat je cashflow ten goede komt.

2. Tussentijdse facturen

De meeste bouwbedrijven factureren volgens de voortgang van de werf. Ze maken een factuur op wanneer bepaalde werkzaamheden klaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan een aannemer die een tussentijdse factuur verstuurt na voltooiing van de kelder, nadien van de metselwerken en tenslotte van de dakwerken.

3. Eindfactuur

Is de werf opgeleverd? Dan volgt de eindfactuur. Dat is een som van alle kosten verminderd met reeds betaalde voorschotten en tussentijdse facturen. Na de betaling door de klant is het project afgerond.

Correct factureren : dit moet je vermelden

Wist je al dat er een aantal zaken verplicht op een factuur moeten staan? Pas dan is ze rechtsgeldig.

Een overzicht :

✔ Het woord ‘factuur’

Het klinkt misschien gek, maar het woord ‘factuur’ moet duidelijk vermeld staan op het document. Gebruik dus geen alternatieve verwoordingen zoals ‘afrekening’ of ‘bon’.

✔ Factuurdatum en -nummer

In een jaar maak je veel bouwfacturen. Je loopt dus het risico om het overzicht kwijt te raken. Daarom ben je verplicht om elke factuur een uniek volgnummer te geven. Voeg ook de datum toe waarop de factuur werd aangemaakt. Die is belangrijk voor de betaaltermijn.

✔ Adressen

Vergeet niet om de adressen van beide partijen toe te voegen. Als bouwbedrijf moet je ook je btw-nummer op de factuur zetten. Gaat het om een professionele klant? Dan voeg je bij het adres ook het btw-nummer toe.

✔ Leveringsdatum

Om correct te factureren moet je de leveringsdatum op het document zetten. Dit is de datum waarop je het werk uitvoerde. Voor een herstelling is dat bijvoorbeeld “28 en 29 maart 2024”. Voor grotere werven mag je een ruimere leveringsdatum nemen, bijvoorbeeld “september – december 2024”.

✔ Omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten

Het grootste deel van de factuur bestaat uit een overzicht van de geleverde goederen en/of diensten. Geef elk item een naam en een korte omschrijving, zodat klanten weten waarvoor ze betalen.

Je mag per item een kostprijs toevoegen, eventueel aangevuld met een kostprijsberekening (bv. 5u à €45/u). Dat hoeft niet altijd. Je mag ook slechts een totaalprijs tonen voor de hele factuur.

✔ Het verschuldigde bedrag excl. btw

Op basis van het vorige puntje bereken je het verschuldigde bedrag, exclusief btw. Dat is de som van alle werkzaamheden verminderd met eventuele kortingen en/of reeds betaalde voorschotten.

✔ Btw-tarief en bedrag

Tenslotte ben je verplicht om het geldende btw-tarief te vermelden. Soms vallen goederen of diensten in meerdere btw-stelsels. Splits die op, met telkens het totale btw-bedrag.

Btw op bouwfacturen

Bijzondere aandacht gaat naar de btw berekening op bouwfacturen. Er zijn verschillende btw-stelsels van kracht, afhankelijk van de aard van de geleverde producten/diensten, de leeftijd van het gebouw en de locatie van de klant.

• ‍6% btw*: Het verlaagde btw-tarief van 6% is van toepassing op woningen die ouder zijn dan 10 jaar. Voorwaarden zijn dat het om een privéwoning gaat waarbij rechtstreeks aan de eindgebruiker wordt gefactureerd.‍
• 21% btw: Het 21% btw-tarief geldt voor nieuwbouw. Zowel op de materialen als de werkuren moet je 21% btw aanrekenen.‍
• Btw-medecontractant: dit stelsel wordt toegepast tussen twee belastingplichtigen die werken aan een onroerend goed, bijvoorbeeld wanneer je in een kantoorgebouw de elektriciteit gaat vernieuwen. Met dit systeem is er geen voorfinanciering van de btw nodig.

Vanaf 1 januari 2023 moet deze vermelding op de factuur staan bij een btw-verlegging: “Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten."

* De Vlaamse overheid zet soms een 6% btw-tarief op andere werkzaamheden, zoals de sloop en wederopbouw van bepaalde gebouwen. Kijk voor meer info op vlaanderen.be.

Wat met onbetaalde facturen?

Elke bouwprofessional krijgt te maken met onbetaalde facturen. Dankzij deze tips verhoog je de betaalsnelheid van klanten.

• Maak gebruik van voorschotfacturen en tussentijdse facturen bij bepaalde mijlpalen.
• Voeg duidelijke betalingsvoorwaarden toe.
• Vermeld de betaaltermijn op de factuur.‍
• Factureer zo snel mogelijk na de afronding van de werken en wacht niet te lang.
• Doe onderzoek naar de kredietwaardigheid van professionele klanten.‍
• Herinner je klanten aan hun openstaande facturen – telefonisch of via een aangetekend schrijven - net zoals je bouwoffertes opvolgt.‍
• Beloon klanten die snel betalen met een kleine korting.
• Schakel desnoods een incassobureau in.

Digitaal factureren: 7 voordelen

Digitaal bouwwerken factureren biedt vele voordelen. Hier zijn 7 pluspunten om je te overtuigen :

1. ‍Je geniet van een flinke tijdswinst ⌚. Prijzen uitrekenen, bedrijfsgegevens toevoegen, e-mails verzenden… Factureren kost veel tijd. Met facturatiesoftware maak je in enkele klikken een rechtsgeldige factuur. Op deze manier blijft er meer tijd over voor andere administratieve taken.‍
2. Je maakt minder fouten ❌. Berekeningen gebeuren automatisch. Hierdoor vermindert de kans op fouten. Rekenfouten op je factuur kunnen namelijk veel geld kosten.‍
3. Samenwerken gaat vlotter 🤝. Bouwfacturen maken doe je meestal niet alleen. Vaak moeten er meerdere personen deze documenten opmaken, controleren en versturen. Bij digitale facturen is het veel makkelijker samenwerken.‍
4. Financiële inzichten in één oogopslag 📈. Alle verzonden facturen worden automatisch opgenomen in het financieel overzicht van je bouwfirma. Je hebt dus altijd zicht op de meest actuele cijfers. Zo neem je onderbouwde beslissingen.‍
5. Digitaal is veiliger 🔒. Papieren facturen raak je soms kwijt. En tegen een brand of overstroming is papier ook niet opgewassen. Een digitale administratie is veel veiliger.
6. ‍Het maakt je onderneming groener 🍃. Facturen afdrukken en opsturen heeft een verrassend grote ecologische voetafdruk (productie van het papier en de inkt, het transport van de postbode, enz.). Met digitale facturen maak je jouw bouwonderneming weer een tikkeltje ecologischer. Moeder Natuur zal je dankbaar zijn.‍
7. Laat een professionele indruk na 👨‍🏫. Maak je facturen op basis van templates. Dat zijn vooraf gemaakte ontwerpen met een professionele uitstraling. Positief voor het image van je bedrijf.

Op zoek naar facturatiesoftware voor de bouw?

Maak foutloze facturen in recordtempo met Vertuoza. Onze facturatiesoftware werd speciaal ontworpen voor bouwbedrijven zoals die van jou.

Meer weten? Maak kennis met Vertuoza tijdens een gratis demosessie.