Financiële opvolging van een bouwwerf: de ultieme gids

Als je niet oplet, lopen de kosten van een bouwwerf uit de hand. Een nauwgezette financiële monitoring is dus een belangrijke stap om de winstgevendheid van het project te garanderen.

Hoewel traditionele tools zoals Excel al lang gebruikt worden voor de budgetplanning, biedt de komst van gespecialiseerde software een veel betere oplossing. Lees snel verder en ontdek de mogelijkheden.

Wat is een financiële werfopvolging?

Financiële werfopvolging verwijst naar het beheer en de analyse van alle kosten die gepaard gaan met een bouwwerf. Het gaat onder meer om:

• De budgetplanning voor arbeid, materialen, gereedschappen, administratie, enz.
• Een controle van de werkelijke uitgaven‍
• De voortdurende vergelijking met oorspronkelijke prognoses

Het doel van deze financiële opvolging is simpel: ervoor zorgen dat het project het geplande budget respecteert. Als bouwfirma wil je kostenoverschrijdingen voorkomen en de winstgevendheid maximaliseren. Anders zal je bouwbedrijf al snel de boeken moeten dichtdoen.

Dat is vooral belangrijk bij wijzigingen. Veel bouwprofessionals verwaarlozen de financiële gevolgen van aanpassingen, hoewel ze een grote impact hebben op het budget. Een proactief financieel beleid is noodzakelijk om de rendabiliteit te bewaren.

👉 We zien opnieuw hoe belangrijk een goede werfopvolging is. Worstel je hiermee? Lees dan zeker ons artikel met 6 stappen voor een effectieve werfopvolging.

Het nut van financieel risicobeheer in de bouw

De financiële prestaties van een bouwwerf opvolgen is misschien niet de allerleukste bezigheid. Maar het zorgt wel voor nuttige inzichten:

• ‍Het budget respecteren. Een van de grootste uitdagingen van het financieel beheer in de bouw is om de uitgaven binnen het vastgestelde budget te houden. Te hoge uitgaven brengen de financiële levensvatbaarheid van het project in gevaar.‍
• Betere beslissingen maken. Een duidelijk zicht op de uitgaven en inkomsten helpt om weloverwogen beslissingen te maken.‍
• Risicobeheer. Door alle monetaire aspecten van een bouwwerf te bewaken, beperk je financiële risico’s.‍
• Winstgevendheid. De financiële controle draagt rechtstreeks bij aan de winstgevendheid van het project. Vergelijk actuele kosten met de oorspronkelijke doelstellingen om een bepaalde marge aan te houden.‍
• Beheer van middelen. Zet de beschikbare middelen beter in. Zo voorkom je vertragingen, verspillingen en extra kosten.

💡 Ook niet onbelangrijk: de huidige financiële situatie is van belang voor diverse stakeholders, van investeerders tot projectmanagers. Een duidelijke financiële monitoring vergemakkelijkt de communicatie met alle betrokken partijen.

Stap-voor-stap een financiële controle uitvoeren

Benieuwd hoe je een financiële werfopvolging uitvoert? Volg dit stappenplan:

1.    Planning en prognose

Start met het opstellen van een budgetplan. Maak een inschatting van de totale kosten, inclusief een opdeling van alle uitgaven per categorie (materialen, lonen, gereedschap…).

Vergeet niet om een marge toe te voegen voor onvoorziene omstandigheden.

Ontwikkel vervolgens een cashflowplan waarin je voorspelt wanneer je bepaalde uitgaven doet en inkomsten ontvangt. Probeer potentiële financiële risico’s te identificeren. Zoek strategieën om deze te beperken.

2.    Kosten registreren

De tweede stap bestaat uit het registreren van alle uitgaven. Koppel onkosten aan documenten zoals facturen, inkooporders, enz. Die heb je sowieso nodig voor je boekhouding.

Train je personeel. Stel standaardprocedures op voor het documenteren van uitgaven en de goedkeuring ervan. Dat verkleint de kans op fouten.

Verder raden we aan om de uitgavenstaat zo vaak mogelijk bij te werken. Op deze manier krijg je een (bijna) realtime zicht op de huidige financiële situatie. Werken met verouderde data is zinloos.  

3.    Rapporteren en analyseren

Tenslotte genereer je regelmatig financiële rapporten om de werkelijke uitgaven te vergelijken met de prognoses. Zie je verschillen? Ga op zoek naar oorzaken van deze onvoorziene kosten of besparingen. Pas indien nodig de planning aan.

⚠ Belangrijk: reageer snel wanneer je verschillen tussen geplande en werkelijke kosten opmerkt. Vooral bij grote afwijkingen. Onderhandel opnieuw over contracten, evalueer materiaalkeuzes of pas de planningen van je medewerkers aan. Met snelle interventies beperk je de financiële gevolgen.

Financiële werfopvolging in Excel vs. gespecialiseerde software

Jarenlang waren Excel-spreadsheets het favoriete hulpmiddel van financial controllers. Hoewel Excel veel geavanceerde functies heeft, zijn er toch een paar beperkingen.

Gespecialiseerde software biedt volgende voordelen:

• ‍Geïntegreerd projectbeheer
• Realtime opvolging van kosten
• Automatische waarschuwingen‍
• Koppelingen met andere systemen, zoals een bankrekening
• Superieure gegevensanalyse en rapportage

Excel is voor kleine bouwwerven misschien voldoende. Voor complexere projecten en het gelijktijdig beheer van meerdere werven biedt gespecialiseerde bouwsoftware aanzienlijke voordelen. De schaalbaarheid is een belangrijke troef.

Je bouwbudget beheren met software

Gebruik Vertuoza voor budgetbeheer in de bouw. Dankzij onze software behoud je altijd het overzicht. Maak bouwbudgetten op, registreer kosten, stuur facturen, controleer betalingen… de mogelijkheden zijn eindeloos.

Meer weten? Vraag een gratis demo van onze bouwsoftware.

‍