10 tips voor het kiezen van de juiste bouwsoftware voor jouw bedrijf

Knopen doorhakken is moeilijk, vooral wanneer het op bouwsoftware aankomt. Er zijn tientallen aanbieders met eigen voor- en nadelen. Dat zorgt al gauw voor beslissingsstress.

Geen paniek. Wij verzamelden 10 tips om deze beslissing te vereenvoudigen.

Wat is bouwsoftware ?

Bouwsoftware is een softwareprogramma dat alle processen binnen een bouwbedrijf stroomlijnt, gaande van offerte- en facturatiebeheer tot de werfopvolging.

Er zijn verschillende redenen om deze software te gebruiken :

1. ‍Automatisatie van tijdsintensieve taken‍
2. Vlottere communicatie en samenwerking, zowel intern als extern‍
3. Optimalisatie van het bouwwerfbeheer‍
4. Bewaking en verbetering van de rendabiliteit

Kortom: het verbetert de efficiëntie en productiviteit binnen het bedrijf.

Van traditionele ERP naar bouw-ERP

ERP software wordt gebruikt om alle bedrijfsmiddelen met elkaar te verbinden en te beheren. Vandaar de naam ‘Enterprise Resource Planning’.

Dit programma biedt allerlei voordelen :

• Tijdsbesparing door het automatiseren van repetitieve taken
• Vlottere samenwerking tussen afdelingen
• Realtime inzichten om betere beslissingen te maken
• Efficiëntiewinsten die een kostenbesparing opleveren
• Hogere klantentevredenheid

Momenteel zijn er tientallen ERP-pakketten op de markt.

De meeste aanbieders bieden generieke software aan. Een kant-en-klaar pakket bedoeld voor een breed publiek. Het is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van een groot aantal gebruikers, of je nu een horecagroothandel hebt of een paar bloemenwinkels uitbaat.

Het logische gevolg is dat sommige bouwbedrijven bepaalde functies missen.

De oplossing? ERP voor de bouw. Deze bouwmanagementsoftware werd speciaal ontwikkeld om aan de noden en wensen van bouwprofessionals te voldoen. Klanten genieten dus van een meer complete oplossing.

10 Aandachtspunten tijdens het kiezen van bouwsoftware

Vermijd een miskoop door rekening te houden met deze 10 tips.

💡 Tip : Lees ook het artikel over de top 12 beste bouwsoftware van 2024.

1. Bevat de bouwsoftware alle functies ?

Elk bouwbedrijf heeft andere behoeften. Weet wat je nodig hebt. Maak een lijstje met functionaliteiten die zeker niet mogen ontbreken, zoals :

• ‍Offertes en facturen. Vereenvoudig je offerteproces met componentenlijsten, prijsbibliotheken en overzichtslijsten. Nadien zet je offertes makkelijk om in facturen. Templates zorgen voor een professionele uitstraling.‍
• Bouwplanning. Plan medewerkers, onderaannemers, materialen en meer. Volg de planning moeiteloos op en stuur bij waar nodig.‍
• Werfopvolging. Verbeter de efficiëntie van je bouwwerven. Noteer opmerkingen, deel opleveringsdocumenten, bekijk vorderingsstaten, enz. Alles blijft onder controle.‍
• Financiën. Behoud het overzicht over aan- en verkoopfacturen, credit nota’s en betalingen. Zo bewaak je de rendabiliteit van elke werf.‍
• Interventies. Organiseer de planning, uitvoering en facturatie van interventies in één platform.‍
• Werfverslagen. Maak snel en eenvoudig werfverslagen en deel ze met de zaakvoerder, werfleider, ploegbaas en andere belanghebbenden.‍
• Voorraadbeheer. Houd je voorraad up-to-date om tekorten op bouwwerven te vermijden.‍
• Statistieken. Meten is weten. Aan de hand van krachtige dashboards in de bouwbeheer software zie je in één oogopslag de belangrijkste KPI’s.

Sommige functies zijn absoluut noodzakelijk, terwijl andere een leuke meerwaarde vormen. Dit verschilt van bedrijf tot bedrijf.

2. Is het een cloudoplossing ?

Gaat het om on-premise software of een cloudoplossing ?

On-premise bouwsoftware is enkel lokaal beschikbaar. Ze draait op een server in je kantoor. Dit biedt meer controle, maar de kosten voor de investering in hardware en personeel kunnen snel oplopen.

Cloud-gebaseerde bouwsoftware is tegenwoordig de norm. Deze software-as-a-service (SaaS) is een online dienst. Als klant hoef je jezelf niet bezig te houden met de installatie, het onderhoud en het beheer. Bovendien is de software wereldwijd toegankelijk, zolang je maar een internetverbinding hebt. Het past dus perfect bij het hybride werken.

3. Kan je een smartphone of tablet gebruiken ?

Nog een belangrijk punt bij de keuze van een bouw-ERP is de mobiele bruikbaarheid.

Kan je de software onderweg gebruiken, op een smartphone of tablet? Dat is handig wanneer je naar een klant of leverancier gaat. Als bouwprofessional wil je niet gebonden zijn aan een computer of laptop.

4. Staat de veiligheid op punt ?

Kies voor software die je gegevens versleutelt en beschermt. Niet alleen voor je gemoedsrust, maar ook om in orde te zijn met de Europese privacywetgeving.

In je bouwsoftwareprogramma zit veel gevoelige data. Denk bijvoorbeeld aan gegevens van klanten en leveranciers, financiële informatie, offertes… Wanneer die in verkeerde handen vallen, krijg je met allerlei problemen te maken. Daarom is de veiligheid een belangrijke parameter bij de keuze van bouwsoftware.

5. Zijn koppelingen met andere systemen mogelijk ?

ERP-software voor de bouw wordt nog nuttiger wanneer je koppelingen maakt met andere systemen, zoals een bankrekening. Dergelijke integraties laten een automatische data-uitwisseling toe. Zo bespaar je nog meer tijd.

⚠ Belangrijk : des te meer functionaliteiten er ingebakken zitten in de bouwsoftware, des te minder koppelingen je nodig hebt. Handig, want zo is de kans op comptabiliteitsproblemen veel kleiner.

6. Is de software schaalbaar ?

Hopelijk groeit je bouwfirma elk jaar. Hierdoor zullen je noden veranderen. In de toekomst zal je misschien dubbel zoveel medewerkers moeten beheren of meerdere werven op hetzelfde moment in goede banen leiden.

Flexibiliteit is dus cruciaal. Bouwsoftware moet schaalbaar zijn. Het moet zich aanpassen aan je evoluerende behoeften.

7. Is er een klantenondersteuning ?

Tijdens de set-up en het gebruik van bouwmanagementsoftware heb je waarschijnlijk vroeg of laat enkele vragen. Een goede klantenondersteuning is dan mooi meegenomen. Spijtig genoeg spenderen niet alle softwareleveranciers hier aandacht aan. Dat is iets om rekening mee te houden tijdens je zoektocht naar een bouw-ERP.

8. Zit de prijs goed ?

Uiteraard mag je de prijs niet vergeten. Dure softwarepakketten die niet gebruiksvriendelijk zijn en belangrijke functies missen, laat je beter links liggen.

Zorg ervoor dat je waar voor je geld krijgt. Vraag daarom steeds een demo van de software voordat je een aankoop doet.

9. Hoe gebruiksvriendelijk is de bouwsoftware ?

Zelfs de krachtigste bouwsoftware is nutteloos indien de user interface (UI) niet gebruiksvriendelijk is. Want als je elke dag moet zoeken naar de juiste functies of overspoeld wordt door nutteloze informatie, lopen de frustraties al snel hoog op.

Denk dus even na over de gebruiksvriendelijkheid :

• Is er een duidelijke visuele hiërarchie ?
• Is het makkelijk om te navigeren tussen functies ?‍
• Zijn dashboards overzichtelijk of bevatten ze veel onnodige info ?
• Zijn de functionaliteiten van knoppen/filters/links begrijpbaar ?
• Straalt de user interface rust of chaos uit ?

10. Gaat de ontwikkeling verder ?

Kies voor een innovatief bedrijf dat het ERP-pakket blijft ontwikkelen door de jaren heen. Zo wordt de software steeds beter met nieuwe functionaliteiten.

De bouwsector evolueert snel. Een bouwprogramma dat geen updates ontvangt is al snel achterhaald. Dat is zonde van je investering.

Vertuoza als ERP en projectmanagement software voor de bouwsector

Vertuoza werd speciaal ontwikkeld voor bouwprofessionals zoals jijzelf. Maak snel kennis met de vele functionaliteiten tijdens een gratis demo.