Hoe organiseer je een eerste werfvergadering ?

Werfvergaderingen zijn absoluut noodzakelijk om de doelstellingen van het project te bereiken. Wie moet eraan deelnemen? Hoe plan je zo’n meeting? Wij leggen je alles uit in dit artikel.

Het nut van werfvergaderingen

Een bouwproject brengt altijd uitdagingen met zich mee. Dat geldt voor een gezinswoning, een appartementengebouw en andere constructies. Werfvergaderingen helpen om problemen tijdens de uitvoering tot een minimum te beperken.

Tijdens de startvergadering communiceert de architect de verwachtingen van de klant. Daarnaast worden de rollen van de aannemer en iedereen die bij het bouwproject betrokken is, uitgelegd. Zo zit iedereen op dezelfde golflengte.

Deze meeting helpt projectmanagers om te anticiperen op mogelijke moeilijkheden, zoals vertragingen of budgetoverschrijdingen. Het laat hen toe om proactief oplossingen te zoeken.

De voordelen van werfvergaderingen zijn dus duidelijk:

• Iedereen krijgt een duidelijk beeld van de doelstellingen en verwachtingen.
• Het risico op discussies, vertragingen en budgetoverschrijdingen verkleint.
• Meetings vormen een extra controle om ervoor te zorgen dat alle technische en administratieve zaken in orde zijn.

Deelnemers aan een startvergadering van een bouwwerf

Wie er deelneemt aan de startvergadering is afhankelijk van de grootte en complexiteit van de bouwwerf. Doorgaans zijn volgende personen aanwezig:

• Projectmanagers
• Werfleiders
• Ingenieurs
• Ontwerp- en adviesbureaus
• Landmeter-experts
• Preventieadviseurs en veiligheidscoördinatoren
• EPB-verslaggevers

In sommige contracten staan administratieve clausules die financiële boetes opleggen wanneer iemand afwezig is op deze startbijeenkomst. Dat is een extra stimulans om toch aanwezig te zijn.

De startvergadering heeft doorgaans meer deelnemers dan de overige werfvergaderingen die plaatsvinden tot de oplevering van het project. Dit onderstreept nogmaals het belang van deze bijeenkomst. Het is het perfecte moment om duidelijke afspraken te maken en alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Goed begonnen is half gewonnen.

Stappen voor een effectieve werfvergadering

Moet je een startvergadering of een bijeenkomst voor werfopvolging organiseren? Dan komt onderstaande stappenplan zeker van pas.
‍
💡 Tip: lees ook ons artikel ‘een werfvergadering organiseren in 9 stappen’ voor een meer uitgebreide uitleg. 

📆 Datum, tijdstip en locatie kiezen

De eerste stap is het selecteren van een datum en tijdstip. Stuur tijdig de uitnodigingen voor de bijeenkomst, zodat deelnemers hun agenda kunnen vrijmaken.

Tip: bezorg een lijst met de punten die op de werfvergadering aan bod komen. Dat laat je collega’s toe om de nodige informatie en documenten te verzamelen.

Iedereen moet weten wat er van hem/haar verwacht wordt. Als een aannemer bijvoorbeeld niet up-to-date is met zijn documentatie, is het niet aan de architect om dit werk voor hem te doen, simpelweg omdat hij de vergadering voorzit. 

Gewoonlijk vindt de vergadering op de bouwwerf plaats. Dat is de meest voor de hand liggende plek. Het laat je toe om ter plaatse bepaalde zaken te bekijken, zoals omgevingselementen.

Moest dit om een of andere reden toch niet lukken, zoek dan een alternatieve locatie, zoals het kantoor van het architectenbureau of een gehuurde vergaderzaal in de buurt van de werf.

📄 Vergadering voorbereiden

Om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, is het verstandig om van tevoren naar de bouwwerf te gaan. Dat geeft je de kans om alles te inspecteren. Maak een lijst met mogelijke problemen die je tijdens de vergadering kan aanhalen. 

Waarschijnlijk komen er verschillende documenten aan bod tijdens de meeting. Bijvoorbeeld :

• Contracten
• Ontwerpplannen
• Vergunningen
• Meetstaten
• Uitvoeringsschema’s
• Technische fiches
• Bouwplanningen
• Veiligheidsprocedures
• Administratieve documenten

Controleer of alles aanwezig is. Indien niet, vraag je de nodige paperassen op bij collega’s, partners of overheidsdiensten.

Heb je trouwens al nagedacht hoe je deze documenten gaat delen met alle aanwezigen op de bouwvergadering? Ga je hand-outs afdrukken of presenteren op een televisiescherm? Denk ook aan andere benodigdheden, zoals een whiteboard.

🙋‍♂️ Efficiënt vergaderen

De dag van de werfvergadering is eindelijk aangebroken. Met de volgende tips leid je alles in goede banen :

• Stel duidelijke doelen voor de vergadering aan de hand van specifieke agendapunten.
• Begin met de belangrijkste punten en houd minder dringende details tot het einde.‍
• Treed op als facilitator. Stel vragen, nodig anderen uit om feedback te delen.‍
• Stimuleer de voortgang door niet te lang stil te staan bij discussies. Die kan je later nog behandelen.
• Gebruik een positieve, overtuigende en sterke lichaamstaal. Praat rustig en duidelijk.

🔁 Opvolging

Na de bouwvergadering heb je een lijst met actiepunten. Dit gaat van technische specificaties die moeten worden opgevraagd bij een leverancier tot het zoeken naar onderaannemers.

Laat dit lijstje niet liggen. Volg alles nauwgezet op. Controleer wekelijks de voortgang van deze actiepunten en grijp in waar nodig.

Tips voor werfopvolging vergaderingen

• Maak telkens een werfvergadering verslag met besluiten en actielijsten.
• Voorkom afleidingen. Vraag aan deelnemers om hun telefoon tijdelijk uit te zetten.
• Plan een kwartier pauze. Dit komt het concentratievermogen ten goede.
• Vermoed je dat de werfvergadering drie uur of langer gaat duren? Splits deze op in twee sessies, verspreid over meerdere dagen. Anders verslapt de aandachtsspanne.
• Parkeer langlopende conflicten. Plan eventueel een tweede bouwvergadering in om deze discussie op te lossen.
• Hoewel elk lid van het team aanwezig is vanwege zijn eigen expertise, blijft de architect in de ogen van de klant de primaire verantwoordelijke voor de bouwwerf. Hij moet zijn rol als ‘gids’ vervullen en alles opvolgen. 

Projectmanagement met bouwsoftware

Een bouwwerf coördineren is een complexe bezigheid. Gelukkig zijn er een paar manieren om het werk te faciliteren. Met bouwsoftware, bijvoorbeeld.

Bouwsoftware zoals Vertuoza maakt de werfopvolging veel eenvoudiger. Je bespaart enorm veel tijd tijdens het maken van bouwplanningen, werfverslagen, logboeken, enz.

Wacht dus niet langer en boek een gratis demo om kennis te maken met alle functionaliteiten.