Slim voorraadbeheer in de bouw: 7 tips

Het belang van een goed voorraadbeheer

Is het echt nodig om aanzienlijke tijd en geld te besteden aan voorraadbeheer? Wij zijn van mening dat het de moeite waard is, gezien de verschillende voordelen die het met zich meebrengt:

• ‍Kostenbesparing: aan het bewaren van bouwmaterialen zijn kosten verbonden. Dit gaat van de financiering van het magazijn tot verzekeringen en zelfs een opportunity cost. Een te grote voorraad kost dus flink wat geld.
• Betere bouwplanning: een goed stockbeheer is essentieel om projecten vlot te laten verlopen en de afgesproken deadlines te halen. Je wil de juiste producten op het juiste moment.‍
• Winstmarge:realtime inzichten in in- en uitgaande goederenstromen zorgen voor betere operationele en financiële prestaties.

7 tips om voorraden te optimaliseren

1. Registreer inkomende en uitgaande materialen

Een slim voorraadbeheer begint bij een goede registratie. Houd bij welke materialen er binnenkwamen en welke uit het magazijn werden gehaald.

Er zijn verschillende manieren om voorraden op te volgen:

• Met een eenvoudig Excel-bestand, maar dit is zeer tijdsintensief
• Met een inventory management app zoals InFlow of Sortly, hoewel de mogelijkheden vaak beperkt zijn
• Met bouwsoftware die een voorraadbeheerfunctie bevat, zoals Vertuoza

Deze laatste optie is misschien wel de beste. Met bouwsoftware geniet je van een totaaloplossing. Exporteer een materialenlijst uit een offerte en maak hiervan automatisch een inkooporder voor een of meerdere leveranciers. Na de levering wordt je voorraad snel en eenvoudig geüpdatet.

Tenslotte reken je de verbruikte materialen samen met de werkuren door aan de klant via de facturatiefunctie. Zo simpel is het!

2. Kies een voorraadbeheermethode

Voor de voorraadplanning is het belangrijk dat je eerst een beheermethode selecteert. Veelgebruikte methodes zijn:

• ‍Just in time: de levering en het gebruik van de materialen zijn zo nauw mogelijk op elkaar afgestemd. Zo bespaar je opslag- en transportkosten.‍
• First in, first out (FIFO): producten die eerst geleverd werden, gaan als eerste buiten. Ideaal voor producten met een relatief korte houdbaarheid, zoals egaliseermiddelen.‍
• Last in, first out (LIFO): producten die als laatste zijn binnengekomen, vertrekken als eerste. Vooral geschikt voor magazijnen met een grote doorstroming.

3. Categoriseer

Voorraden categoriseren helpt om het overzicht te bewaren. Er zijn allerlei manieren om bouwmaterialen in te delen: volgens leverancier, werf, toepassing, prioriteit…

Deze informatie helpt om sneller de juiste producten terug te vinden in diverse vestigingen, magazijnen en/of rekken. Ook voor het analyseren van winstmarges en andere financiële KPI’s is een categorisatie handig.  

4. Houd rekening met trends

Sommige bedrijven in de bouwsector zijn gebonden aan seizoenen. Denk bijvoorbeeld aan tuinaannemers en zwembadbouwers. De zomermaanden zijn heel druk, terwijl het in de winter veel rustiger is.

Houd hiermee rekening in je voorraadbeheer. Kijk vooruit en anticipeer op deze drukke periodes. Historische data zal je hierbij helpen.

5. Bepaal de minimale hoeveelheid

Producten die niet in voorraad zijn zorgen voor kostelijke vertragingen. Bepaal daarom een minimaal stockvolume en houd dit aan om aan de vraag te voldoen.

Wist je trouwens dat je in een stockbeheer programma meldingen kan instellen? Je krijgt dan automatisch een seintje wanneer de minimumaantallen overschreden worden.

6. Vergelijk leveranciers

De meeste bouwmaterialen zijn verkrijgbaar bij meerdere leveranciers. Die hebben allemaal hun eigen prijzen, levertijden en voorwaarden.

Om je stockbeheer en winstmarges te optimaliseren, is het een goed idee om je leveranciers regelmatig te vergelijken. Misschien is er iemand die hetzelfde materiaal veel sneller levert? Of tegen een lagere prijs?

En nog een tip: heb geen schrik om met bestaande leveranciers te onderhandelen. Misschien kunnen ze een kleine korting geven na verloop van tijd.

7. Doe een jaarlijkse stocktelling en opruiming

Ondanks een goede voorraadregistratie bestaat de kans dat de realiteit afwijkt van de hoeveelheden in je stockbeheer software. Voer daarom een jaarlijkse stocktelling uit. Breng met een paar medewerkers alle producten en hoeveelheden in kaart. Pas het voorraadoverzicht hierop aan.

Deze telling is trouwens het ideale moment om eens grote kuis te houden. Verwijder bouwmaterialen die niet meer bruikbaar zijn om plaats te maken voor nieuwe.

Voorraadbeheersysteem voor je bouwbedrijf nodig?

Regel al het verkeer met betrekking tot jouw voorraden, opslagplaatsen of rollend materiaal met Vertuoza.

Ontdek de mogelijkheden tijdens een gratis demo.