Offertes in de bouwsector: stappenplan voor een goede bouwofferte

Stap-voor-stap een bouwofferte opmaken

Goed begonnen is half gewonnen. Voordat je achter je computer kruipt om een bouwofferte te maken, zijn er een paar voorbereidende stappen. Pas daarna maken we een voorstel op maat van de klant. 

Stap 1: kennismaking met de klant

Alles begint bij het eerste klantencontact.

Waarschijnlijk kreeg je een telefoontje of een e-mail van een potentiële klant met de vraag om een offerte voor bepaalde werkzaamheden op te stellen.

Dat doe je niet vanop afstand. Plan eerst een fysieke bijeenkomst in – bij jou op kantoor, bij de klant thuis of op de werf – om kennis te maken. Tijdens deze vergadering breng je zijn behoeften en verwachtingen in kaart:

• Welke werken zijn er nodig?
• Heeft de klant bepaalde voorkeuren op het vlak van materialen, kleuren, afwerkingen…?
• Zijn er technische eisen of beperkingen?
• Is er een deadline?

Deze persoonlijke ontmoeting is belangrijk om een vertrouwensband op te bouwen met een potentiële klant. De meeste mensen kiezen een bouwfirma niet alleen op basis van de prijs. Nee, ook hun buikgevoel speelt mee. Laat je een positieve indruk na, dan heb je al een streepje voor.

Stap 2: documentatie

Om een correcte bouwofferte te maken moet je weten hoeveel werkuren en bouwmaterialen er in het project kruipen.

Verzamel dus eerst de nodige documentatie. Vraag bouwplannen en meetstaten op. Zijn die niet voorhanden, dan moet je zelf metingen uitvoeren. Gelukkig is dat met moderne lasermeters makkelijker dan ooit.

Daarnaast raden we aan om een paar foto’s te maken. Maak foto’s vanuit diverse hoeken en afstanden. Hiermee is het project makkelijker te visualiseren dan de cijfers van een opmeting of bouwplan. Tijdens het opstellen van de bouwofferte komen deze foto’s sowieso van pas.

Stap 3: offerte maken

Goed, nu hebben we alle informatie om een gepersonaliseerd voorstel te maken. 

Voor het opstellen van een factuur zijn er enkele wettelijke verplichtingen. Bepaalde zaken moeten zeker vermeld worden om rechtsgeldig te zijn. Bij offertes is dat niet het geval.

Toch raden wij aan om volgende elementen toe te voegen:

Je bedrijfsnaam en logo

Potentiële klanten vragen offertes aan bij meerdere bedrijven. Ze willen verschillende leveranciers vergelijken om de beste bouwpartner te vinden. Logisch, toch?

Door je bedrijfsnaam en logo op de offerte te vermelden, ziet de klant meteen van wie het voorstel komt.

Voeg ook je adres en contactgegevens toe. Vooral deze laatste zijn belangrijk. Indien er een paar vragen opduiken tijdens het overlopen van de offerte hoeft de klant niet op zoek te gaan naar een telefoonnummer of e-mailadres. Alles staat netjes bovenaan de offerte vermeld.

De klantgegevens

Vermeld de gegevens van je klant om de offerte persoonlijker te maken. Uiteraard is dit ook handig voor je eigen administratie.

Kreeg je een aanvraag van een bedrijf? Vergeet dan het btw-nummer niet. Die is vaak nodig voor hun interne administratie.

Offerte- en vervaldatum

Er zijn drie voordelen aan het toevoegen van een offertedatum:

• Het is makkelijker om een specifieke offerte terug te vinden.
• Soms veranderen de wensen van de klant en wordt er een tweede, derde… offerte gemaakt. Dankzij de offertedatum ontstaan er geen misverstanden.
• Door fluctuerende materiaalprijzen doe je er goed aan om een vervaldatum toe te voegen, bijvoorbeeld een maand na de offertedatum. Een extra voordeel: het maakt dat sommige klanten sneller een beslissing nemen.

Omschrijving van de werken

Het belangrijkste onderdeel van een bouwofferte is natuurlijk het overzicht van de werken die worden uitgevoerd. Geef een samenvatting van alle diensten, bouwmaterialen en bijkomende kosten.

Wees zo gedetailleerd mogelijk. Duidelijkheid is essentieel. Je mag eventueel naar een meetstaat of een ander document verwijzen waarin hoeveelheden of plannen staan.

De omschrijving van de werken is perfect om aan upselling en cross-selling te doen. Bij upselling bied je een betere of nieuwere versie van een product aan, bijvoorbeeld een duurdere siliconen gevelbepleistering in plaats van minerale crepi. Bij cross-selling ga je extra producten aanbieden. Denk aan de mogelijkheid om tijdens de installatie van zonnepanelen ook een thuisbatterij te plaatsen.

Maak duidelijk welke taken niet binnen de offerte vallen om vervelende discussies achteraf te vermijden, zoals meerkosten voor het aanvragen van een vergunning.

Prijzen

Een offerte voor bouwwerkzaamheden is niet compleet zonder prijzen. Voor de meeste potentiële klanten is dit een doorslaggevende factor.

Tip: met de bouwsoftware van Vertuoza reken je snel en eenvoudig prijzen uit op basis van materialen en werkuren, met daarbovenop een gezonde winstmarge. Dankzij een geïntegreerde werkzaamhedenbibliotheek importeer je makkelijk gedetailleerde prijzen en hoeveelheden voor arbeid, materieel en meer. Per ongeluk met foutieve prijzen rekenen is verleden tijd.

Pas het juiste btw-tarief toe. Op nieuwbouw reken je 21% btw, de meeste renovatiewerken vallen onder de 6% btw-regel. Vermeld duidelijk het geldende tarief per offerte-item.

Algemene voorwaarden

Ga je een bouwofferte opmaken? Dan raden wij aan om je algemene voorwaarden toe te voegen. Op deze manier is de klant op de hoogte van betalingsmodaliteiten, leveringstermijnen en andere kleine lettertjes. Of deze voorwaarden echt gelezen worden? Geen idee, maar je kan wel op beide oren slapen.

10 Tips voor een overtuigende bouwofferte

1.      Stuur niet zomaar een Word of Excel-document maar kies voor een offerte template met een professionele uitstraling.

2.     Spendeer voldoende tijd aan de prijszetting. Het zou je verbazen hoeveel aannemers, elektriciens, loodgieters… amper of niets verdienen aan een opdracht omdat ze foutief rekenden. Breng alle kosten in kaart en definieer een goede marge.

3.      Wees transparant. Maak duidelijk wat wel en wat niet in het voorstel zit. Zo win je het vertrouwen van de lezer.

4.      Spelfouten doen afbreuk aan je professionele uitstraling. Lees offertes zorgvuldig na voordat je ze verstuurt.

5.      Zet potentiële kortingen in de verf. Die geven prospects een duwtje in de rug om voor jouw bouwfirma te kiezen.

6.      Personaliseer de inhoud zoveel mogelijk. Klanten houden van een persoonlijke aanpak. Vermeld hun naam, adres, voorkeuren die ze hebben aangegeven, enz.

7.      Zet je ervaring in de verf. Certificaten en keurmerken geven je voorstel de nodige overtuigingskracht.

8.      Voor sommige klanten is de timing zeer belangrijk. Geef indien mogelijk een tijdsindicatie.

9.      Controleer of de offerte alle benodigde informatie bevat. Anders blijft de lezer met vragen zitten.

10.  Wacht niet te lang met het verzenden van de offerte. Anders heeft de klant misschien al voor een concurrent gekozen.

Is je offerte eindelijk de deur uit? Denk eraan om deze op te volgen. Hiermee vergroten je slaagkansen. Wij hebben alvast een paar tips voor een effectieve offerte-opvolging verzameld.

Bouwoffertes opvolgen: 4 effectieve technieken voor meer succes

Heb je net een offerte de deur uit gedaan en wacht je nu af op een reactie van de klant? Denk opnieuw! Het versturen van een offerte is slechts één stap in het verkoopproces. Het echte werk begint pas bij het opvolgen van die offerte, een cruciale stap die veel bouwprofessionals over het hoofd zien. Hierdoor laten ze heel wat kansen liggen. Het opvolgen van bouwoffertes is van essentieel belang voor het succes van je onderneming. Wil je weten hoe je dit het beste aanpakt? Lees ons artikel "Bouwoffertes opvolgen: 4 effectieve technieken voor meer succes".

‍Al eens offertesoftware geprobeerd?

Bouwoffertes opmaken wordt nog makkelijker met Vertuoza. Via onze offertesoftware maak je in recordtempo een professionele offerte. Tijd besparen, overzicht bewaren en meer deals sluiten: de voordelen spreken voor zich. 

• Werkuren en materialen registreren in de bibliotheek om ze snel toe te voegen aan een nieuwe offerte
• In één klik  alle verkoopprijzen verhogen/verlagen met een door jou gekozen percentage
• Korting toevoegen op één item of de volledige offerte
• Automatisch gegenereerde PDF-sjablonen voor een professionele uitstraling 

Ontdek het zelf tijdens een gratis demo.

‍