Waarom je offerte- en facturatiesoftware nodig hebt

Het beheren van offertes en facturen is een bron van stress. Heb je wel de juiste berekeningen gemaakt? Welke voorstellen moet je nog opvolgen ? Zijn er laattijdige betalingen ? Duizend-en-een vragen spoken door je hoofd.

Bouwsoftware met een offerte- en facturatiefunctie neemt een groot deel van deze stress weg. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt, wat de voordelen zijn en hoe je de juiste software kiest.

Wat is offerte- en facturatiesoftware ?

Digitale offerte- en facturatiesoftware zijn programma’s waarmee je snel en eenvoudig gedetailleerde offertes maakt en die later omzet in facturen.

Deze software biedt een hele reeks functies om deze administratieve taken gemakkelijker te maken :

• Geïntegreerde database met prijzen van materialen, arbeid, materieel en meer, om in enkele muisklikken de prijs van een offerte uit te rekenen.
• Een betere opvolging van offertes door het dashboard dat de status van elk offerte toont.
• Het automatisch genereren van voorschotfacturen, tussentijdse facturen en eindfacturen.
• Het nauwkeurig bijhouden van betalingen dankzij de koppeling met een bankrekening.

De tijd van Microsoft Word en Excel is dus voorbij. Deze tools zijn misschien handig voor kleine zelfstandigen, voor grotere bouwbedrijven hebben ze te veel beperkingen. Bouwsoftware verbetert je cashflow. Daarnaast versterkt het je bedrijfsimago. Zo onderscheid je jouw bouwfirma van concurrenten.

Waarom offerte- en facturatiesoftware een must-have is voor bouwbedrijven

Een programma voor offertes en facturen biedt allerlei voordelen. Wij zetten ze voor jou op een rijtje :

⌚ Tijd besparen

Handmatig offertes maken, versturen per e-mail en opvolgen is een tijdrovend proces. Dat geldt ook voor facturen.

Met behulp van software bespaar je veel tijd. Het offerte- en factuurprogramma bevat een paar handige functies die bepaalde taken automatiseren. Op deze manier blijft er tijd vrij voor andere zaken.

Bovendien heb je de mogelijkheid om informatie en instellingen op te slaan voor later, zodat je ze makkelijk hergebruikt. Je moet dus niet telkens met een wit blad beginnen.

❌ Fouten vermijden

Een foutje is snel gebeurd. Bij offertes en facturen heeft dit grote gevolgen. Een klant zal het niet appreciëren wanneer het totaalbedrag hoger uitvalt doordat je per ongeluk een foutieve berekening maakte in de offerte.

Offerte- en facturatiesoftware berekent automatisch prijzen en btw-bedragen. Zo ben je zeker dat alles klopt.

📃 Eenvoudig beheer

Offertes en verkoopfacturen opmaken is één ding. Nadien moet je alles nauwkeurig opvolgen.

Helaas raken veel bouwprofessionals het overzicht kwijt. Dat gebeurt vooral in grotere bouwondernemingen die vrijwel dagelijks prijsaanvragen ontvangen en meerdere bouwwerven tegelijkertijd afwerken.

Bouwsoftware vereenvoudigt dit proces. In één oogopslag zie je de status van offertes, welke facturen reeds voldaan zijn en welke late betalingen nog ontbreken. Orden documenten op klant, project of datum, zodat je ze later makkelijk terugvindt.

Hoe kies je de juiste software om offertes en facturen te maken ?

Even zoeken en je vindt al gauw tientallen aanbieders van offerteprogramma’s en facturatiesoftware. Hoe maak je in hemelsnaam een keuze?

Wij helpen je op weg met 5 tips (en 3 fouten die je absoluut moet vermijden).

5 Aandachtspunten

Houd tijdens de vergelijking van bouwsoftware rekening met deze punten :

1. ✅ Kies voor een tool met een gebruiksvriendelijke interface
2. ✅ Let op de compatibiliteit met andere software die je gebruikt
3. ✅ Zorg ervoor dat alle functies aanwezig zijn die je nodig hebt
4. ✅ Zoek reviews van andere gebruikers en kijk of die overwegend positief zijn
5. ✅ Tenslotte zal ook de prijs een belangrijke rol spelen

Uiteraard zullen nog andere criteria meespelen.

De gegevensbeveiliging is bijvoorbeeld een cruciaal element dat je niet uit het oog mag verliezen, vooral met de strenge Europese privacywetgeving. Voor andere bouwfirma’s is het gebruik van sjablonen in hun eigen huisstijl misschien een vereiste.

Kortom: elke bouwonderneming is anders. Iedereen heeft zijn eigen voorkeuren, waardoor een universele tool simpelweg niet bestaat.

3 Fouten om te vermijden

Spijtig genoeg maken veel bouwondernemingen een foute keuze. Dat kost niet alleen handenvol geld, het zorgt ook voor extra stress.

Let dus op voor deze valkuilen :

• ❌ Software aankopen zonder een demo of proefversie
• ❌ Je uitsluitend laten beïnvloeden door de prijs
• ❌ Kiezen voor offerte- en facturatiesoftware die geen updates meer krijgt

👉 Nog geen knoop kunnen doorhakken? Neem een kijkje in ons artikel met 10 tips om bouwsoftware te kiezen.

De impact van offerte- en facturatiesoftware in de bouw

Digitale transformatie in de bouwsector

De digitalisering is volop aan de gang. Ook in de bouw. Bedrijven maken steeds meer gebruik van technologie om taken te automatiseren, hun efficiëntie te verbeteren en kosten te verlagen. Software laat bouwprofessionals toe om slimmer te werken.

Offertes en facturen digitaliseren

Offertesoftware speelt een sleutelrol in deze digitale transformatie door het automatiseren van het beheer van offertes en verkoopfacturen, waardoor jaarlijks honderden uren worden bespaard en bedrijven slimmer kunnen werken. Door het beheer van offertes en verkoopfacturen te automatiseren, worden jaarlijks honderden uren uitgespaard. Bovendien zijn de statistieken nuttig om prestaties te analyseren en problemen te identificeren, en op deze manier het verkoopproces te optimaliseren.

Wil je je bedrijf écht laten groeien ? Dan is deze software een must-have.

Ervaar het zelf

Bovenstaande voordelen klinken misschien vaag. Daarom raden we aan om een gratis demo van Vertuoza te boeken. Op deze manier ervaar je zelf de kracht van software om bouwoffertes en verkoopfacturen te beheren.