Een werfvergadering organiseren in 9 stappen

Werfvergaderingen zorgen ervoor dat het werk soepel verloopt en de klant tevreden is. Maar welke stappen zijn cruciaal? En hoe haal je het maximale eruit? Alle antwoorden vind je op deze pagina.

Het belang van een goed georganiseerde werfvergadering voor aannemers

Het belangrijkste voordeel van deze bijeenkomsten is het feit dat ze discussies mogelijk maken.

Er duiken regelmatig complicaties op. Denk aan leveringsvertragingen, verkeerd materiaalgebruik, onduidelijke rolverdelingen… Werfvergaderingen zijn het uitgelezen moment om deze problemen aan te kaarten en oplossingen te zoeken. Ze maken dus deel uit van de werfopvolging.

💡 Tip : neem zeker ook een kijkje naar ons artikel met 6 stappen voor een effectieve werfopvolging.

Maar dat is niet alles. Bouwvergaderingen dragen bij aan het imago van je onderneming. Het laat jou – als aannemer – toe om aan de klant en architect te bewijzen dat ze het juiste bouwbedrijf hebben gekozen.

Wat komt er tijdens een bouwvergadering aan bod ?

Een werfvergadering is een relatief ‘open’ samenkomst waarbij de aannemer, klant, architect en andere partijen alle zaken met betrekking tot de bouwwerf kunnen bespreken. De onderwerpen zijn dus erg divers.

Klant en architect :

• Voortgang bespreken
• Kwaliteit controleren
• Nieuwe verzoeken indienen

Aannemer :

• Ontwerpwijzigingen valideren
• Budgetten updaten
• Bouwplanning bijsturen

9 Stappen om een succesvolle werfvergadering te organiseren

Regelmatig werfvergaderingen organiseren helpt om de samenwerking tussen stakeholders te coördineren. Maar hoe begin je hieraan? Wij delen 9 tips.

1. Maak tijd vrij om de vergadering voor te bereiden

Als bouwprofessional zit je agenda overvol. Toch vraagt een werfvergadering enige voorbereiding.

Daarom is het een goed idee om in je agenda enkele uren te blokkeren om alle informatie en documenten te verzamelen.

Doe dit niet op het allerlaatste moment. Meestal moet je even wachten op antwoorden van collega’s, partners of overheidsinstanties. Probeer dus enkele dagen op voorhand met de voorbereiding van de werfvergadering te starten. Zo ben je tijdig klaar.

2. Maak een lijst met vragen

Soms is het niet helemaal duidelijk wat een klant of architect verwacht. De werfvergadering is het ideale moment om klaarheid te scheppen.

Stel een lijst met vragen op. De onderwerpen mogen zeer uiteenlopend zijn, bijvoorbeeld :

• Budgetten
• Materiaalkeuzes
• Technische specificaties
• Wijzigingen in het ontwerp
• …

Door deze vragen te bundelen en ze tijdens de bijeenkomst te behandelen, bespaar je tientallen telefoontjes en e-mails.

3. Budgetteer meerwerken en toeslagen

Tijdens de bouw komt het vaak voor dat een klant een wijziging of aanvulling vraagt. Houd tijdens het voorbereiden van de werfvergadering rekening met de kostprijs van deze meerwerken en toeslagen.

Informeer de klant over de impact op het budget, zodat hij niet voor onaangename verrassingen komt te staan bij de facturatie.

4. Werk de planning bij

Vergeet niet om de bouwplanning een update te geven wanneer je een werfvergadering organiseert.

Controleer of het werk vordert volgens de afgesproken data en deadlines. Informeer jezelf niet alleen bij eigen medewerkers, maar ook bij andere betrokken partijen, zoals onderaannemers, leveranciers, enz.

De bouwvergadering is het ideale moment om de huidige planning te bekijken en bij te sturen waar nodig.

5. Doe een werfbezoek voor de meeting

Werfbezoeken zijn noodzakelijk voor een goede voortgang van de werkzaamheden. Maar ze zijn ook nuttig voor werfvergaderingen.

Een bezoek ter plaatse laat je toe om volgende vragen te beantwoorden :

• ✅ Voldoet de kwaliteit aan onze normen?
• ✅ Worden de veiligheidsregels gevolgd?
• ✅ Zijn de kosten in lijn met onze prognoses?
• ✅ Wordt het werk afgerond binnen de verwachte termijn?

Heb je afwijkingen opgemerkt tijdens het werfbezoek? Zet deze op de agenda van je bouwvergadering.  

💡 Tip : wij raden aan om enkele dagen voor de vergadering een inspectieronde te doen. Dat laat je toe om alle informatie rustig te verwerken. Na de vergadering kan je met de betrokken partijen (klant, onderaannemer, ingenieur…) ter plaatse deze aandachtspunten gaan bekijken.

6. Neem de juiste houding aan tijdens de bouwvergadering

Communicatievaardigheden komen van pas om conflicten en misverstanden op een bouwwerf tot een minimum te beperken. Deze vaardigheden zijn ook nuttig tijdens het presenteren van een wekelijkse werfvergadering.

Een goede voorbereiding is cruciaal. Het stelt je op je gemak. Des te rustiger je bent, des te vlotter de vergadering zal verlopen.

Daarnaast wil je vertrouwen uitstraling richting de klant en architect. Hier zijn een paar tips om je op weg te helpen :

• ✅ Neem een open houding aan
• ✅ Praat rustig en duidelijk
• ✅ Gebruik je glimlach
• ✅ Draag kleding waar je jezelf goed in voelt

7. Pas je aan o.b.v. het werk

Opdrachtgevers en architecten werken graag samen met mensen die betrokken zijn bij het project. Je kledij helpt om voeling te houden met de bouwwerf. Draag laarzen tijdens de grondwerken en trek nette schoenen aan tijdens de afwerkingsfase. Het klinkt misschien gek, maar het toont dat je alles van dichtbij opvolgt. Klanten appreciëren dit.

8. Presenteer duidelijk je agendapunten

Is het jouw beurt om te spreken tijdens de bouwvergadering? Zeg duidelijk welke punten je wil behandelen. Zeg bijvoorbeeld :

“Vandaag wil ik het over drie grote thema’s hebben. Eerst en vooral heb ik een paar vragen die ik wil stellen, met name over de zonwering. Daarna bekijken we de budgetten voor de aanvullingen die u heeft gevraagd. Tenslotte gaan we samen door de bijgewerkte planning.”

Deze gestructureerde aanpak zorgt voor transparantie. Het is als het ware een stappenplan voor de komende minuten/uren, wat een vlotte voortgang stimuleert.  

9. Stuur een verslag van de werfvergadering

Maak na de vergadering tijd vrij om een verslag te maken. Stuur dit mini-rapport via e-mail naar alle aanwezigen.

Het doel van dit werfvergadering verslag is om later misverstanden te voorkomen. Het documenteert de belangrijkste punten die werden besproken, zoals :

• De gestelde vragen en antwoorden
• De voorgestelde oplossingen voor problemen
• Een bevestiging van gemaakte keuzes
• Een validatie van de planning
• Een goedkeuring van budgetten

Al aan bouwsoftware gedacht?

Tijdens de voorbereiding van een werfopvolging vergadering moet je veel informatie verzamelen. Daar ben je al gauw enkele uren mee bezig.

Maar het kan ook sneller.

De bouwsoftware van Vertuoza fungeert als een digitaal dashboard. Je hebt een duidelijk overzicht van alles wat er op je bouwwerven gebeurt, van materiaalleveringen tot werfverslagen en financiële statistieken. Hiermee raak je nooit meer het overzicht kwijt.

Om meer te leren over de mogelijkheden van onze bouwsoftware, vraag je een gepersonaliseerde demo aan.