Votre gestion sous-traitants améliorée avec un logiciel de chantier

Lorsqu’il s’agit de projets de construction ou de rénovation, la gestion des sous-traitants peut faire toute la différence entre un projet réussi et un projet qui ne respecte pas les délais et le budget prévus. En matière de sous-traitance, les domaines sont très diversifiés : électricité, plomberie, peinture, … Gérer efficacement ces entreprises peut vite devenir difficile. En particulier lorsqu’il s’agit de plusieurs sous-traitants travaillant sur un même chantier.

Heureusement, avec la technologie actuelle, cette gestion est devenue beaucoup plus facile et plus efficace pour les entrepreneurs du bâtiment.

Dans cet article, nous vous présentons comment un logiciel de gestion adapté au bâtiment peut vous aider à gérer ces relations et contrats avec sérénité et succès.

Qu’est-ce que la sous-traitance dans le bâtiment ?

Dans le secteur du bâtiment et de la construction, sous-traiter veut dire que vous confiez une partie des travaux d’un projet de travaux à une entreprise ou à un indépendant externe à votre organisation. Les activités peuvent être totalement variées : peinture, électricité, carrelage, sanitaire,…

On peut faire appel à des sous-traitants pour diverses raisons. Elle permet d’augmenter votre capacité de production, d’accélérer le temps de réalisation des projets, de réduire les coûts en évitant de recruter plus de main d’œuvre ou encore, de mobiliser des compétences et spécialités que vous ne possédez pas en interne. Par exemple, une entreprise de rénovation spécialisée dans la menuiserie peut faire appel à des équipes externes qui se chargeront de la partie de pose.

Une bonne relation avec ses sous-traitants est indispensable pour le bon déroulement des travaux. Malheureusement, ce n’est pas toujours simple…

La gestion des sous-traitants, un défi de taille !

La gestion des sous-traitants dans le bâtiment présente de nombreux défis pour les entreprises du bâtiment. Tout d’abord, il peut y avoir des difficultés à établir une communication claire et efficace entre les parties. Il est important que les tâches à réaliser soient précises et que les sous-traitants comprennent bien le contrat et leur mission, ce qui peut être compliqué à garantir sans une bonne coordination. Au quotidien, il arrive souvent que des malentendus surviennent, entraînant des retards et des coûts supplémentaires.

Il peut également y avoir des malentendus au sujet des délais et des coûts, ce qui peut mener à des discussions difficiles pendant et après le chantier.

Aussi, les marges dégagées par l’entreprise générale doivent être suffisamment importantes pour couvrir les coûts supplémentaires éventuels, ce qui peut être difficile à gérer sans un suivi rigoureux des sous-traitants. Il est donc crucial pour les entreprises du bâtiment de trouver un équilibre entre la qualité et la rentabilité de la gestion des sous-traitants.

Le suivi des sous-traitants peut également être complexe, car les entreprises générales doivent veiller à ce que les sous-traitants travaillent de manière efficace et à temps, tout en respectant les règles de l’art.

Enfin, les travaux supplémentaires (avenants) peuvent survenir au cours du chantier, ce qui peut entraîner des défis supplémentaires en matière de planning. Il est donc essentiel de disposer de moyens efficaces pour gérer ces différents défis, ce qui peut être facilité par l’utilisation d’un logiciel de gestion de chantier complet.

Voici un exemple de situation:

Imaginons que votre entreprise est chargée de la rénovation totale d’un bâtiment afin d’en faire un spa de luxe. Vous passez par un sous-traitant pour une prestation telle que l’installation des systèmes électriques. Malheureusement, il a mal compris vos attentes et besoins. Résultat : le sous-traitant a installé des systèmes qui ne répondent pas aux normes convenues. Vous avez donc deux possibilités : faire revenir ce même entrepreneur afin qu’il corrige ses erreurs ou faire appel à une autre entreprise pour reprendre son travail. Dans les deux cas, vous perdez du temps et de l’argent. En plus, cette situation peut nuire à la réputation de votre entreprise auprès des potentiels clients.

Cette situation montre l’importance de bien communiquer les attentes envers vos sous-traitants, de suivre leur travail de près et d’utiliser un logiciel de gestion de chantier et de sous-traitance pour éviter les malentendus et les retards.

Facilitez la gestion de votre sous-traitance avec un logiciel adapté

Pourquoi utiliser un logiciel pour la gestion de ses sous-traitants ?

Inutile de vous l’expliquer davantage, vous le savez, la gestion des sous-traitants dans le bâtiment peut être un vrai casse-tête ! Avez-vous déjà pensé à vous aider d’un logiciel de gestion de chantier complet qui inclut la bonne gestion de vos sous-traitants ? Un outil digital est une option très intéressante pour maximiser la gestion de vos sous-traitants, gagner du temps et éviter les risques de complications.

Si vous travaillez avec plusieurs sous-traitants, un logiciel de gestion de chantier vraiment complet peut faire toute la différence grâce à ses nombreux avantages :

1. Amélioration de la communication et de la collaboration

Un logiciel de gestion de sous-traitants peut améliorer la communication et la collaboration en offrant une meilleure visibilité, des outils de communication efficaces et des fonctionnalités pour une collaboration optimale. Vous augmentez ainsi les chances de réussir vos projets, la satisfaction des sous-traitants augmente et la performance de votre entreprise est améliorée.

2. Meilleure visibilité sur les progrès et les activités des sous-traitants

Une solution digitale adaptée permet aux entreprises de surveiller les progrès en temps réel et de disposer d’une vue d’ensemble complète des activités de chaque sous-traitant. Par exemple, les fonctionnalités pour suivre les délais, les coûts, les ressources permettent aux entreprises de vérifier si les sous-traitants travaillent en conformité avec les plans de projet, les délais impartis et les budgets.

Les activités des sous-traitants sont plus facilement contrôlées grâce à des fonctionnalités telles que les demandes d’approbation ou le suivi de tâches.. Les entreprises peuvent également utiliser le logiciel pour fournir des instructions claires et des commentaires sur les projets, ce qui peut aider à éviter les erreurs et les retards.

3. Gestion plus efficace des contrats et des paiements

Un logiciel de gestion des sous-traitants peut vous offrir une gestion plus efficace des contrats et des paiements en centralisant les informations sur les contrats et les paiements dans un seul endroit. Vous pouvez stocker et accéder facilement à tous les documents importants, tels que les contrats, les devis, les bons de commande, etc. Cela peut également faciliter la vérification et la mise à jour des informations sur les contrats.

4. Réduction des erreurs et des retards

Dès le début de la relation sous-traitant, un logiciel permet de travailler en toute transparence en éliminant les risques de malentendus. Les contrats sont clairs et validés des deux côtés avec preuve à l’appui. Dès lors, les erreurs sont réduites et les retards évités.

5. Planification plus efficace et plus grande transparence

Un logiciel peut vous aider à coordonner les activités de vos sous-traitants de manière plus efficace, en vous assurant que les tâches sont effectuées à temps et que les échéances sont respectées. C’est aussi un excellent moyen de surveiller les dépenses, les coûts, les marges,…

Un outil de gestion de chantier complet facilite la gestion des sous-traitants dans le bâtiment en fournissant une plateforme centralisée pour la coordination et le suivi des travaux des sous-traitants. Il peut inclure des fonctionnalités telles que la définition claire des tâches assignées aux sous-traitants, la communication en temps réel avec les sous-traitants, la tenue de registres détaillés des travaux accomplis, la gestion des modifications contractuelles (avenants) et le suivi des échéances pour les paiements.

En somme, un logiciel de gestion de chantier peut aider les entreprises du bâtiment à maximiser la productivité, la qualité et la rentabilité des travaux réalisés par les sous-traitants.

Remarque : La gestion des sous-traitants n’est pas une fonctionnalité standard dans les logiciels destinés à la construction. Si vous recherchez un logiciel et que vous sous-traitez souvent, veillez donc à ce que le logiciel choisi propose une gestion efficace et complète des sous-traitants pour garantir le bon déroulement des projets. Vous ne le regretterez pas.

Quelles fonctionnalités pour une bonne gestion des sous-traitants ?

Comme expliqué, tous les logiciels de gestion de chantiers ne proposent pas toujours la gestion des sous-traitants.

L’une des fonctionnalités très appréciées par les utilisateurs du logiciel Vertuoza c’est justement la gestion facilitée des sous-traitants.

1. Bon de commande sous-traitant

Avant même le début de la collaboration, les premières difficultés peuvent déjà apparaître. Une relation saine avec les sous-traitants passe par une commande claire pour les deux parties. L’outil Vertuoza vous accompagne dans la négociation et la validation du bon sous-traitant sur base du devis de travaux.

• Sur base du devis, vous avez la possibilité de faire vos demandes de prix, recevoir les propositions et les valider quand vous le souhaitez grâce à une commande ferme et définitive.
• Etant donné que la commande est réalisée sur base du devis, vous vous assurez que le sous-traitant signe les mêmes documents que votre client. Vous êtes alors sur la même longueur d’onde, vous parlez de la même chose et évitez les malentendus dès le départ.
• Dès la commande, vous pouvez définir la marge que vous souhaitez dégager par rapport aux sous-traitants. Vous pouvez, par exemple, définir d’emblée que vous souhaitez une marge de 15%. Les montants sont alors automatiquement calculés pour savoir ce qui doit être facturé au client.

Vous l’avez compris, cette partie permet d’améliorer grandement la communication, d’éviter les discussions incessantes et pas toujours agréables pendant le chantier et à la fin de celui-ci.

2. Réclamations

Pendant l’avancement des travaux, il est important de faire un bon suivi des sous-traitants tout comme des équipes. De cette façon, vous évitez et anticipez les malfaçons et erreurs de réalisation. En cours de chantier, le logiciel Vertuoza vous permet d’envoyer vos réclamations sous la forme d’un rapport qui comprend des photos, des descriptions et commentaires ainsi que des dates d’échéance.

3. Avenants

Il arrive souvent pendant le chantier que l’on demande des prestations en plus aux sous-traitants. En tant qu’entrepreneur, combien de fois ne vous êtes-vous pas dit “tiens, tant que t’es là, tu peux faire ça en plus ?”.

Avec Vertuoza, vous pouvez facilement créer des avenants au contrat initial. Il vous suffit alors de créer un avancement selon l’avancée des travaux par les sous-traitants et de les conserver dans le logiciel pour avoir un historique.

Ces avancements sont un moyen super efficace pour suivre la facturation des prestations du sous-traitant et pour éviter les surplus en fin de chantier. Le paiement des services de sous-traitance est donc grandement facilité.

4. Planning

Le logiciel Vertuoza vous permet aussi de gérer le planning des interventions de vos sous-traitants. Dès la planification du chantier, placez les équipes où et quand vous en avez besoin selon leurs disponibilités.

En cours de chantier, pensez à modifier le planning selon les éventuels extra et imprévus.

En conclusion

Digitaliser la gestion de vos sous-traitants vous apporte de nombreux avantages tels que l’amélioration de la communication et de la collaboration, une meilleure visibilité sur les progrès et les activités des sous-traitants, une gestion plus efficace des contrats et des paiements, ainsi qu’une réduction des erreurs et des retards.

Le logiciel Vertuoza est particulièrement adapté à la gestion de l’ensemble de votre entreprise du bâtiment, y compris la gestion des sous-traitants. Il permet une planification plus efficace et une plus grande transparence, ce qui peut entraîner des gains de temps et d’argent pour les entreprises du bâtiment. En somme, avec Vertuoza, les entrepreneurs peuvent mieux gérer leur activité, améliorer leur rentabilité et optimiser leur performance grâce à la digitalisation de la gestion de leurs sous-traitants, le tout en limitant les risques.