Onderaannemers beheren met behulp van bouwsoftware

Vaak is het onmogelijk om alle werkzaamheden zelf uit te voeren. Je hebt er de tijd, vakkennis of apparatuur niet voor.

Gelukkig kan je beroep doen op onderaannemers. Helaas brengt dit weer nieuwe uitdagingen met zich mee. Hoe je die oplost met behulp van bouwsoftware, leer je in dit artikel.

Waarom je onderaannemers nodig hebt

In de bouwsector betekent uitbesteding dat je een deel van de werkzaamheden op een bouwwerf toevertrouwt aan een onafhankelijke aannemer buiten je organisatie. Deze werkzaamheden zijn erg divers, gaande van schilderwerk tot elektriciteit en sanitair.

Er zijn verschillende redenen om onderaannemers in te schakelen :

• ✅ Je productiecapaciteit vergroten omdat je zelf te weinig mankracht hebt
• ✅ De doorlooptijd van het project versnellen omdat de deadline nadert
• ✅ Vaardigheden inhuren die jouw team niet bezit

Voor een vlotte samenwerking is een goede relatie tussen je bouwbedrijf en haar onderaannemer(s) essentieel. Helaas is dat niet altijd even gemakkelijk…

Onderaannemers beheren, een grote uitdaging

Onderaannemers coördineren brengt veel uitdagingen met zich mee.

Allereerst op het vlak van communicatie. Het is belangrijk dat onderaannemers duidelijk begrijpen wat hun taken zijn. Je moet ze op een correcte manier briefen. Langs de andere kant moeten onderaannemers tijdig feedback geven wanneer er onduidelijkheden zijn.

Daarnaast ontstaan er soms misverstanden over planningen en budgetten, wat leidt tot lastige discussies.

En dan hebben we het nog niet over de kosten gehad. Als bouwbedrijf is het cruciaal om een evenwicht te vinden tussen de kwaliteit en prijs van onderaannemers. Goedkope onderaannemers leveren misschien werk af dat niet aan jouw normen voldoet, waardoor je extra kosten moet maken om het probleem op te lossen.

Toezicht houden op onderaannemers is ook complex. Je hebt je handen al vol met het monitoren van eigen medewerkers. Waken over externe teams zorgt voor extra stress.

ℹ Een voorbeeldsituatie

Stel : je bouwfirma is verantwoordelijk voor de totaalrenovatie van een oud gebouw tot een luxe spa. Voor het aanleggen van de elektrische installaties ga je in zee met een onderaannemer.

Helaas heeft hij je verwachtingen verkeerd begrepen. Hij installeerde systemen die niet voldoen aan de afgesproken normen. Je hebt dus twee mogelijkheden :

1. Dezelfde aannemer vragen om zijn fouten te herstellen
2. Een andere bouwprofessional inschakelen om zijn werk over te nemen

Hoe dan ook, je verspilt tijd en geld. Bovendien loopt je bouwbedrijf reputatieschade op.

Deze situatie benadrukt het belang van een duidelijke communicatie met onderaannemers, het nauwlettend monitoren van hun werk en het gebruik van bouwsoftware om misverstanden en vertragingen te voorkomen.

Vereenvoudig het beheer van onderaannemers in de bouw met software

Heb je er al aan gedacht om bouwsoftware te gebruiken om onderaannemers te beheren? Digitale tools helpen om tijd te besparen en misverstanden te vermijden.

Als je met meerdere bouwbedrijven in onderaanneming werkt, biedt een ERP-pakket vele voordelen :

1. Verbeterde communicatie en samenwerking

Een vlotte communicatie is essentieel. Bouwsoftware helpt hierbij. Het is makkelijker dan ooit om takenlijsten te delen, werfverslagen door te sturen en feedback te geven op de voortgang van de werken. Zo vergroot je de slaagkansen van je projecten.

2. Beter inzicht in de voortgang van onderaannemers

Digitale oplossingen geven een realtime zicht op de activiteiten van elke onderaannemer. Je weet op eender welk moment of het project vordert volgens de afgesproken deadlines, budgetten en plannen.

Monitor aannemers met functies zoals goedkeuringsverzoeken en logboeken. Hiermee voorkom je fouten en vertragingen.

3. Efficiënter beheer van contracten en betalingen

Elke samenwerking met een onderaannemer heeft een administratieve kant. Bouwsoftware centraliseert alle belangrijke documenten, zoals contracten, offertes, inkooporders, betalingen, enz. Zo behoud je het overzicht.

4. Vermindering van fouten en vertragingen

Software elimineert het risico op misverstanden. Alle informatie over de bouwwerf is toegankelijk voor de onderaannemer en andere belanghebbenden. Hierdoor worden fouten verminderd en vertragingen vermeden.

5. Kosten onder controle houden

Nog een voordeel van bouwsoftware is dat het de kosten onder controle houdt.

Vergelijk de facturen van onderaannemers met het geplande budget. Zijn er afwijkingen? Spreek de onderaannemer hierop aan. Misschien maakte hij een fout of waren er toch onverwachte meerkosten.

Voor de rendabiliteit van het bouwproject is het belangrijk dat je nauwkeurig alle uitgaven opvolgt. Uitgaven voor onderaannemers horen hier natuurlijk ook bij.

Waaraan moet onderaannemerbeheersoftware voldoen ?

Niet alle bouwsoftware is geschikt voor het beheer van onderaannemers. Hier zijn een paar functionaliteiten die zeker niet mogen ontbreken.

Inkooporders voor onderaannemers

Een gezonde relatie met onderaannemers vereist duidelijke afspraken. Het offerteproces speelt hierin een cruciale rol. Vertuoza helpt je om prijsaanvragen in goede banen te leiden.

• Op basis van de meetstaat kan je prijzen opvragen, voorstellen vergelijken en desgewenst bevestigen.
• Aangezien de order wordt geplaatst op basis van de offerte, zorg je ervoor dat de onderaannemer dezelfde documenten ondertekent als je klant. Zo zit je op dezelfde golflengte en voorkom je misverstanden.
• Kies zelf de marge die je wil aanrekenen, bijvoorbeeld 15%. Deze marge wordt automatisch toegevoegd aan facturen die je aan de eindklant factureert.

Klachten

Naarmate het werk vordert, is het belangrijk om interne teams en onderaannemers in de gaten te houden. Via de bouwsoftware van Vertuoza stuur je snel en eenvoudig rapporten met opmerkingen. Foto’s en andere documenten toevoegen is een fluitje van een cent.

Wijzigingen goedkeuren

Het gebeurt meermaals dat onderaannemers gevraagd worden om extra werk te doen.

Dit heeft natuurlijk implicaties voor het budget.

Om onaangename verrassingen na de oplevering te voorkomen, registreer je deze extra kosten in Vertuoza. Je weet dus perfect hoeveel elke onderaannemer kost. Zo houd je het bouwbudget onder controle.

Planning

Met bouwsoftware beheer je de planning van onderaannemers. Plaats teams waar en wanneer je ze nodig hebt, volgens hun beschikbaarheid.

Extra werk ? Onvoorziene omstandigheden? In enkele muisklikken pas je de planning aan. Deze flexibiliteit is een belangrijke troef van bouwadministratie software.

💡 Lees zeker het artikel 10 tips voor het kiezen van de juiste bouwsoftware om de meest geschikte aanbieder te selecteren.

Werken met onderaannemers m.b.v. Vertuoza

Onderaannemingen digitaliseren brengt veel voordelen met zich mee, zoals een verbeterde communicatie en een efficiënter beheer van betalingen.

Vertuoza is de meest complete project management software voor bouwbedrijven. Ja, ook als je met onderaannemers werkt.

Met behulp van onze software kan je :

• Risico’s beheren
• Vertragingen voorkomen
• De afwerkingskwaliteit verbeteren
• Je winstgevendheid verhogen

Meer weten ? Boek een gratis demo.