Hoe maak je een interventieplanning in de bouw?

Voor een vlotte werking van technische installaties is periodiek onderhoud noodzakelijk. En zelfs dan komen defecten vaak voor. Om deze onderhoud- en herstellingswerken vlot te laten verlopen, heb je een doordachte interventieplanning nodig. Leer in dit artikel hoe je deze serviceafspraken beheert.

Eenmalige of periodieke interventies

Interventies zijn alle werkzaamheden om de technische installatie van een gebouw te repareren, vervangen of onderhouden. Soms komen ze sporadisch voor, door een storing bijvoorbeeld. Daarnaast zijn er terugkerende interventies die onderdeel zijn van een onderhoudscontract.

Enkele voorbeelden:

• Tuinonderhoud
• Herstelling van een cv-ketel
• Dakbedekking repareren
• Storing in een alarmsysteem verhelpen

Hoewel het waarschijnlijk niet de allerleukste taken zijn, zijn deze diensten essentieel om een hoge klantentevredenheid te garanderen.

Goed georganiseerde interventies vormen een concurrentieel voordeel. Tevreden klanten zullen jouw bouwfirma aanbevelen bij vrienden en kennissen, wat op haar beurt weer tot nieuwe offerteaanvragen leidt.

De interventieplanning

De interventieplanning is een van de verschillende soorten bouwplanningen die je helpt bij het plannen van deze tussenkomsten. Het voorziet interventieteams met de informatie die ze nodig hebben om de werkzaamheden tot een goed einde te brengen.

Alle medewerkers weten precies welke taken ze moeten uitvoeren. Ze kunnen dus met een gerust hart de baan op.

Voor leidinggevenden

Een goede planning is de sleutel tot succes. Ook voor onderhoudscontracten en noodsituaties is een efficiënte organisatie van middelen (arbeiders, materialen en gereedschappen) noodzakelijk.

Als leidinggevende moet je bij het maken van een interventieplanning met veel zaken rekening houden:

• De reistijden tussen locaties
• Prioritaire ingrepen
• De beschikbaarheid van medewerkers
• De beschikbaarheid van apparatuur, materialen…
• De verwachte voltooiingstijd van elke taak
• Potentiële vertragingen

Op een correcte manier interventies inplannen heeft een positieve invloed op de algemene bedrijfsprestaties – zowel op het vlak van middelenbeheer als rendabiliteit.

Voor technici

Technici krijgen een overzicht met alle periodieke afspraken. Daarnaast kunnen ze efficiënt reageren op noodherstellingen, omdat ze op de hoogte zijn van alle praktische zaken, zoals:

• Het probleem dat gerapporteerd werd
• De interventiegeschiedenis
• Het adres en de contactgegevens van de klant
• De onderdelen die ze nodig hebben

Hoe maak je een interventieplanning?

De voorbereiding

Tijdens het opmaken van een interventieschema moet je met vele criteria rekening houden. Verzamel volgende informatie voordat je met de planning begint:

• Locatie
• Interventietype
• Prioriteit
• Frequentie van de interventie
• Beschikbaarheid van bedrijfsmiddelen
• Seizoenaliteiten

👉 Deze zaken bepalen wanneer je een klant bezoekt, welke medewerkers langsgaan en wat ze moeten meenemen.

Interventies plannen in 6 stappen

Er is geen vaste methode om reparaties en onderhoudswerken te organiseren. Toch delen we een paar best practices:

1. ‍Identificeer de installaties die onderhoud nodig hebben. Onderzoek welke apparatuur of toestellen je onder handen moet nemen. Wees zo specifiek mogelijk. Noteer indien mogelijk het merk en productnummer.‍
2. Kies prioriteiten. Maak een lijst van alle werkzaamheden en orden ze volgens prioriteit. Mogelijke parameters zijn het veiligheidsrisico, het belang van de installatie, de kosten van het werk, enz.‍
3. Plan terugkerende werken. Geef eerst terugkerende werkzaamheden een plaatsje op je kalender. Tijdsintervallen zijn afhankelijk van geldende normen of aanbevelingen van de fabrikant. Stel hiervoor automatische herinneringen in.
4. Reserveer ruimte voor noodinterventies. Houd in je planning rekening met ruimte voor dringende herstellingen. Dit laat je toe om snel te reageren in geval van nood.‍
5. Neem voorzorgsmaatregelen. Maak voor elke installatie een gedetailleerd noodplan met acties die moeten worden ondernomen, de vereiste middelen, contactpersonen, enz.‍
6. Voer preventieve onderhoudswerken uit. Naast periodieke interventies moet je ook een preventief onderhoud inplannen om onverwachte storingen en defecten te voorkomen. Verspreid ze doorheen het jaar om je agenda niet te overladen.

Bovenstaande tips helpen je om interventies beter te plannen, storingen te voorkomen en klanten tevreden te houden.

💡 Ontdek nog meer tips in het artikel ‘bouwplanning maken: voordelen, tips & nuttige software’.

Voordelen van serviceschema’s

Serviceschema’s leveren veel voordelen op voor alle betrokkenen:

• ‍Kosten verlagen. Door onderhoudswerkzaamheden tijdig in te plannen, voorkom je extra kosten voor onvoorziene herstellingen. Voer het onderhoud uit op rustige momenten, wat voor lagere bedrijfskosten zorgt.‍
• Verhoogde productiviteit. Servicebezoeken leiden tot tijd- en productiviteitsverlies bij medewerkers. Je moet er dus alles aan doen om noodreparaties te vermijden.‍
• Grotere winstgevendheid. Een goede serviceplanning verbetert de rendabiliteit. Het laat je toe om bedrijfsmiddelen optimaal in te zetten. Interventies tijdig en correct factureren hoort hier ook bij.‍
• Een beter voorraadbeheer. Voor interventies heb je allerlei materialen nodig. De serviceplanning maakt het mogelijk om deze tijdig te bestellen en je stockbeheer op punt te zetten.‍
• Medewerkers ontlasten. Een groot aantal serviceoproepen op korte tijd zorgt voor extra stress bij je medewerkers. Ontlast ze door periodieke interventies te spreiden doorheen het jaar.‍
• Hogere klantentevredenheid. De planning stelt je in staat om proactief te reageren op de behoeften van klanten, zodat installaties vlot blijven werken. Het resultaat: blije klanten.

Interventiebeheersoftware zorgt voor gemoedsrust

Voor vakmensen zoals loodgieters, elektriciens, tuinarchitecten… zijn interventies deel van het dagelijkse leven. Een digitale interventieplanning zal hun werk flink vereenvoudigen:

• Duidelijk overzicht van alle geplande serviceafspraken.
• Makkelijk afspraken inplannen en bundelen o.b.v. hun regio, het soort werk of de vaardigheden van het betrokken personeel.‍
• Vlottere communicatie tussen je bouwfirma, partners en de klant.‍
• Betere traceerbaarheid van uitgevoerde werken: gepresteerde uren, gebruikte onderdelen, extra kosten, enz.‍
• Minder planningsfouten en tijdsverlies.
• Interventieverslagen in enkele muisklikken omzetten in facturen.

Wil jij onderhoudsafspraken vlotter laten verlopen? Dan heb je een tool zoals Vertuoza nodig.

Onze interventiesoftware bevat tal van uitgebreide functies om de service van je bouwfirma te verbeteren. Kom meer te weten tijdens een gratis demo.