6 Stappen voor een effectieve werfopvolging

Alle werken op een bouwwerf minutieus opvolgen garandeert een kwaliteitsvolle afwerking, met respect voor het budget en de planning. In dit artikel nemen we je mee door de 6 stappen van een professionele werfopvolging.

Wat is werfopvolging?

Een werfopvolging is een controle van de voortgang op een bouwwerf.

De werfopvolger kijkt of alle geplande werkzaamheden werden uitgevoerd en of ze aan de verwachte kwaliteitsnormen voldoen. Zijn er afwijkingen? Die worden via het werfverslag gerapporteerd aan de stakeholders die ervoor verantwoordelijk zijn. Op basis hiervan wordt een plan van aanpak opgesteld om de problemen te verhelpen.

Een werfopvolger kijkt niet alleen naar de voortgang van alle taken. De uitgaven en kosten krijgen ook de nodige aandacht. Op deze manier wordt de rendabiliteit van de bouwwerf bewaakt. Da’s belangrijk. Elke werf moet namelijk bijdragen aan de winst van je bouwonderneming.

Een werfopvolging levert dus allerlei voordelen op :

• 👍 Hogere afwerkingskwaliteit van opgeleverde projecten
• ⌚ Minder vertragingen door het vermijden van fouten
• 💶 Een beperking van het aantal budgetoverschrijdinge
• ❓ Vlottere communicatie tussen alle partijes
• 📃 Archivering van elke stap in het bouwproces

Wie fungeert als werfopvolger?

Meestal staat de werfleider in voor de werfopvolging. Deze persoon is namelijk verantwoordelijk voor alles wat er op de bouwplaats gebeurt. Hij moet alles in goede banen leiden.

Tijdens de werfopvolging zal de werfleider verschillende zaken controleren :

• Voldoet alles aan de specificaties ?
• Wordt de planning gerespecteerd ?
• Hoe ziet de voorraad eruit? Wat moeten we bestellen ?
• Is alles naar behoren afgewerkt of kan de kwaliteit beter ?
• Is het werk conform de bouwregels ? 

Het werfverslag is een belangrijk document voor de communicatie richting architecten, projectmanagers, medewerkers en onderaannemers.

Inspecties worden periodiek ingepland. Afhankelijk van het project gebeurt dit dagelijks of wekelijks. Dankzij een hoge frequentie komen potentiële fouten snel aan het licht, waardoor ze makkelijker en goedkoper op te lossen zijn. Tijd is van essentieel belang.

Effectieve werfopvolging in 6 stappen

1. Optimaliseer alle middelen

Als werfleider moet je alle middelen optimaal inzetten. Niet alleen bouwmaterialen, maar ook medewerkers en materieel.

👉 Materiaalbeheer

Tijdens de werkzaamheden is de werfleider verantwoordelijk voor de aanvoer van bouwmaterialen. Hij moet voorraden beheren en bestellingen plaatsen bij leveranciers. Tijdig, om vertragingen te voorkomen. 

Het materiaalbeheer is gebaseerd op de gemaakte bouwplanning. Daarbij moet er rekening gehouden worden met :

• Hoeveelheden: het juiste aantal bestellen om overschotten of tekorten te vermijden.
• Locaties: laat je alles op de bouwwerf leveren of in het magazijn ?
• Levertijden: sommige producten zijn snel leverbaar, andere hebben een wachttijd van enkele dagen, weken of zelfs maanden.

👉 Beheer van medewerkers

Op een bouwwerf zijn vele vakmensen aan de slag. Zowel eigen medewerkers als onderaannemers en andere stakeholders. 

Hoe meer mensen betrokken zijn bij het project, hoe strenger het toezicht moet zijn. Een goed team management voorkomt discussies en zorgt ervoor dat vakmensen elkaar niet voor de voeten lopen. 

Hier zijn een paar tips om alles in goede banen te leiden :

• Plan regelmatig werfvergaderingen
• Coördineer de tussenkomst van onderaannemers
• Geef iedereen gedetailleerde instructies over het werk dat ze moeten uitvoeren
• Stel een begin- en einddatum vast voor elke toegewezen taak

👉 Beheer van materieel

Tenslotte is er nog het materieel dat nodig is op de bouwwerf. Denk bijvoorbeeld aan boormachines, minigravers, stellingen, pompen, werfketen… 

Ook hier is een doordachte planning cruciaal. Zorg ervoor dat het juiste materieel beschikbaar is op het juiste moment en de juiste plaats. Dit vraagt goede afspraken tussen medewerkers, onderaannemers en verhuurbedrijven. 

💡 Alles efficiënt inplannen is een echt huzarenstukje. Maar geen paniek. Wij schreven een handige bouwplanning gids boordevol nuttige tips. 

2. Volg werfleiders en stakeholders

Het geheim van een succesvolle werfopvolging? Ervoor zorgen dat iedereen de juiste richting uitgaat, ongeacht hun functie. 

Daarvoor doe je beroep op teamleiders :

• Bekijk regelmatig werfverslagen van teamleiders. Meestal bevatten deze rapporten foto’s. Die geven je de mogelijkheid om te controleren of de bouwwerf vordert zoals gepland. 
• Controleer communicatiestromen. Wordt informatie vlot doorgegeven van teamleiders naar medewerkers? Komt er regelmatig feedback? Het doel is om informatieverlies in elke stap te vermijden. 

3. Maak duidelijke werfverslagen

De werfopvolging staat of valt met de kwaliteit van de werfverslagen. Want als je niet weet wat er aan de hand is, kan je niet ingrijpen.

Een werfopvolging verslag geeft antwoorden op vragen als :

• Welke taken werden uitgevoerd?
• Werden onze kwaliteitsnormen gehaald?
• Zijn er verbeterpunten?
• Zijn gepresteerde uren in lijn met onze planning?
• Moeten we bepaalde budgetten verschuiven?

Werfverslagen stellen je in staat om nauwgezet de vinger aan de pols te houden en het overzicht te bewaren. Deze rapporten geven een update van alle werkzaamheden en hun winstgevendheid.

Vroeger maakten werfleiders verslagen met pen en papier. Dat is verleden tijd. Moderne bouwbedrijven kiezen voor digitale werfverslagen. Daar zijn 7 redenen voor :

1.      Verslagen zijn altijd en overal toegankelijk

2.      Je houdt veel makkelijker het overzicht

3.      Werfverslagen maken gaat aanzienlijk sneller

4.      De templates zorgen voor een professionele uitstraling

5.      Je kan makkelijk documenten toevoegen

6.  Alle informatie is up-to-date

7.      Er is een synergie met andere softwarefuncties

4. Plan regelmatig werfvergaderingen in

Voor een effectieve bouwplaatsorganisatie is het belangrijk dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Dit onderstreept nogmaals het belang van periodieke werfvergaderingen.

Werfvergaderingen dragen bij tot een goede organisatie van de bouwwerf. Het is de uitgelezen kans om afspraken te maken tussen architect, projectleider, (onder)aannemers en andere partijen.

Tijdens deze vergaderingen komen verschillende onderwerpen aan bod, zoals besprekingen over meer- en minwerken, aankomende deadlines, noodzakelijke herstellingen, enz. Discussies zijn vaak onvermijdelijk. Maar ze helpen er wel voor dat de juiste beslissingen gemaakt worden. Ga vergaderingen dus zeker niet uit de weg.

5. Houd de winstgevendheid in het oog

Groot of klein, bij elke bouwwerf staat het budget centraal. Als werfopvolger moet je hiermee rekening houden.

Controleer de winstgevendheid door alle uitgaven en inkomsten in kaart te brengen. Met deze informatie kan je een heleboel budgettaire vragen beantwoorden :

• Zijn onze uitgaven in lijn met prognoses ?
• Welke inkomsten mogen we nog verwachten ?
• Wat zijn de meest rendabele werkzaamheden ?
• Gingen sommige werken boven budget, en wat kunnen we hieraan doen ?
• Zijn er investeringen mogelijk om de winstgevendheid te verbeteren ?

Klinkt ingewikkeld ? Nee hoor. Dankzij bouwsoftware heb je alle financiële informatie bij de hand. Je weet perfect wat elke werf, taak en medewerker opbrengen.

6. Werk zoveel mogelijk digitaal

We hebben het bij het maken van werfverslagen al vermeld: digitaal werken biedt interessante voordelen. Dat geldt ook voor de werfopvolging.

🕓 Een digitale werfopvolging bespaart tijd. In enkele muisklikken vraag je offertes op, deel je technische fiches met medewerkers en krijg je een lijst met alle openstaande taken. Even overleggen? Tag een collega.

🔍 En dan is er nog de zoekfunctie. Aan de hand van diverse filters vind je razendsnel de juiste informatie of documenten. Je hoeft dus nooit meer door klasseermappen of Excel-bestanden te bladeren.

Werfopvolging software

Goed nieuws! Vertuoza ontwikkelde krachtige werfopvolging software voor bouwprofessionals. Onze mobiele app (smartphone of tablet) vereenvoudigt het dagelijkse werk van teams op de werf :

• Alle werfinformatie in een duidelijk overzicht, voor een soepele uitvoering.‍
• Snel en eenvoudig foto’s toevoegen vanaf je telefoon. Handig om te gebruiken in werfverslagen.
• Vlottere communicatie tussen medewerkers en managers. Een tijds- en efficiëntiewinst die iedereen ten goede komt.

Er is een complete integratie met andere functionaliteiten in Vertuoza, zoals je productieplanning, logboeken, voorraadbeheer en meer.

Benieuwd hoe Vertuoza in jouw bouwfirma past? Boek een gratis demo. Een medewerker geeft graag een woordje uitleg tijdens een virtuele rondleiding in onze bouwsoftware.