Un suivi de chantier solide en 6 étapes

Comme tout ce qui touche au secteur du bâtiment, le suivi de chantier est un travail qui ne s’improvise pas. La mise en place d’une organisation précise et d’une bonne méthodologie de travail est donc fortement recommandée.

Dans cet article, vous découvrirez les étapes à suivre pour faire un suivi de chantier en béton et assurer des chantiers de qualité, dans le respect des délais.

Qu’est-ce que le suivi de chantier ?

Faisons d’abord la distinction entre « suivi de chantier » et « gestion de chantier ». Dans le secteur du bâtiment, ces deux éléments sont souvent confondus. Et pourtant, la tâche n’est pas la même.

Le suivi de chantier est une étape clé d’une bonne gestion globale d’un projet de construction. Il permet de suivre l’avancée des travaux, tant par rapport aux tâches et aux ouvrages que sur le plan de la rentabilité. Le tout, en comparant au prévisionnel établi (planning et budget).

Un suivi de chantier de qualité doit vous permettre de détecter toute anomalie ou erreur de construction afin de maximiser la rentabilité de vos projets.

Un suivi de chantier efficace permet donc d’anticiper :

• les retards de chantier.
• les dépassements de budget.
• les erreurs de réalisation d’un ouvrage.
• les oublis relatifs aux tâches à réaliser.

👉 Qui réalise le suivi de chantier ?

Dans la plupart des cas, le suivi de chantier est assuré par le maître d’œuvre. Il s’agit du responsable de l’entreprise du bâtiment en charge du projet de construction (le gestionnaire ou conducteur de chantier, l’architecte ou encore l’entrepreneur lui-même).

C’est alors au maître d’œuvre que revient la tâche de se rendre sur chantier à une date précise (notamment lors des visites ou réunions de chantier) pour vérifier la bonne avancée des travaux.

Ici, le maître d’œuvre a comme mission de vérifier la qualité de plusieurs éléments. À savoir :

• Le respect du cahier des charges.
• Le respect du planning prévisionnel.
• Le contrôle des stocks (en s’assurant par exemple de passer les commandes de matériaux à une date stratégique).
• La garantie de travaux de qualité.
• Le suivi des règles et techniques de construction précises.

Comment réaliser un suivi de chantier efficace en 6 étapes ?

1. Gérer toutes les ressources nécessaires au chantier

Les chantiers de construction BTP nécessitent la mobilisation d’importantes ressources à chaque étape de la réalisation des travaux.

Pour optimiser le suivi de chantier, le maître d’œuvre doit donc jongler entre plusieurs ressources :

• Ressources humaines (main-d’œuvre) ;
• Ressources matérielles (matériaux, véhicules, machines et engins de chantier, etc.) ;
• Ressources financières.

👉 La gestion et l’approvisionnement des matériaux

Tout au long des travaux, le responsable de chantier est chargé de passer les commandes de matériaux journalières. Et surtout, il doit le faire à temps pour éviter les retards !

Pour cela, il doit se baser sur le planning de chantier prévisionnel, tout en tenant compte de la réalité du terrain.

Lors de cette étape, il est important de prendre en compte plusieurs éléments.

• L’approvisionnement des matériaux : dans les bonnes quantités afin d’éviter les surplus ou les ruptures de stock.
• Le lieu de la livraison des matériaux : est-il préférable de les livrer sur chantier ou bien à l’entrepôt ?
• Les délais de livraison : il est essentiel de passer les commandes à temps, car une rupture de stock ou un retard de livraison peut entraîner l’arrêt temporaire du chantier. Additionné à d’autres imprévus, le retard peut vite s’accumuler et engendrer des pénalités.

👉 La gestion de la main-d’œuvre

Les chantiers BTP mobilisent différents corps de métiers et comptent donc de nombreux intervenants. En plus des ouvriers de votre équipe interne, il faut coordonner l’intervention des sous-traitants. Ces entreprises peuvent prendre en charge différentes tâches (gros œuvre, électricité, toiture, peinture, terrassement…).

Plus les acteurs du chantier sont nombreux, plus votre suivi de chantier se doit d’être précis et efficace. Si vous exercez depuis un certain temps dans le secteur du bâtiment, vous avez certainement déjà remarqué qu’il est facile de se marcher dessus dès que l’équipe sur terrain grandit.

Pour optimiser votre suivi de chantier et assurer une bonne gestion des équipes et ouvriers sur le terrain, pensez alors à :

• Planifier les équipes internes ;
• Coordonner l’intervention des entreprises sous-traitantes ;
• Fournir le détail des missions à réaliser par chaque artisan ;
• Fixer une date de début et de fin pour chaque tâche assignée.

La difficulté ici est de maintenir un suivi de qualité pendant toute la durée du chantier.

2. Suivre les chefs d’équipe et intervenants

Pour réaliser un suivi de chantier efficace, vous devez coordonner et superviser les différents intervenants présents sur site. De cette façon, vous vous assurez que chacun avance dans la bonne direction, quel que soit son corps de métier.

Pour faciliter cette tâche, vous devez compter sur vos chefs d’équipe !

Durant cette phase, assurez-vous de prêter une attention particulière à plusieurs points techniques.

• Jetez régulièrement un œil aux rapports de chantier fournis par les chefs d’équipe. Généralement, ces rapports s’accompagnent de photos. Cela vous offre l’occasion de vérifier que le projet BTP avance bien comme prévu, dans le respect du cahier des charges.
• Vérifiez également que l’information circule bien. Concrètement, il est question de transmettre vos remarques en temps et en heure aux intervenants. Elles peuvent être basées sur les comptes rendus, le planning, les réunions… De même, vous devez assurer le retour d’informations en les remontant grâce à des processus clairs. L’objectif étant d’éviter toute perte d’informations en cours de route.

3. Réaliser des états d’avancement

Votre rôle est aussi de réaliser les états d’avancement, parfois aussi appelé « situation travaux ». Vous devez mener cette phase de façon réaliste. À vous alors de facturer à temps au client afin de conserver une trésorerie en bonne santé.

Vos états d’avancement doivent comporter entre autres les informations suivantes :

• Le pourcentage de progression des travaux en cours ;
• Les éventuels suppléments ou modifications par rapport à l’offre initiale ;
• Le montant à facturer à une date précise.

Par ailleurs, n’oubliez pas de gérer les avenants pour chaque ouvrage complémentaire. Sans oublier de demander des délais supplémentaires si nécessaire.

💡 Conseil : Gardez tous les documents sous la main afin d’y avoir accès où que vous soyez. L’idéal pour ce faire est d’avoir un logiciel qui permet la centralisation de tous les documents par chantier.

4. Planifier des visites de chantier

Les visites régulières de chantier sont indissociables du suivi. C’est d’autant plus vrai quand il s’agit de projets de construction s’étalant sur plusieurs mois.

Dans tous les cas, chaque visite a comme objectif de garantir une bonne organisation des travaux ainsi que leur conformité. C’est ce qui favorise à terme le respect des délais.

Ici, il est surtout question d’anticipation. En faisant le tour de votre chantier, vous identifierez les éventuelles complications sur le plan opérationnel, financier ou administratif.

Comme toujours, l’idée est de prendre action le plus tôt possible, avant que le problème (par exemple une malfaçon) ne devienne trop conséquent.

5. Contrôler la rentabilité du chantier

Le budget est au cœur des projets de construction dans le bâtiment. Tout bon suivi de chantier doit donc prendre en compte ce point afin d’éviter les dépassements.

Plus concrètement, vous devez vérifier la rentabilité du chantier en temps réel pour prendre les bonnes décisions au bon moment.

L’idée est de mettre en place des niveaux d’alerte pour anticiper les situations qui engendrent un surplus des dépenses réelles par rapport aux dépenses prévisionnelles. Ces coûts dont on parle ici peuvent être directs ou indirects (main-d’œuvre, matériaux, frais de déplacement, utilisation des machines & outillages…).

Pour calculer les rentabilités de vos projets, il y a Excel. Son utilisation demandera toutefois beaucoup d’investissement et de temps — augmentant la lourdeur des tâches administratives dès que les chantiers se multiplient. Heureusement, vous pouvez aussi avoir recours à un logiciel spécialement conçu pour le bâtiment. Il vous permettra de gagner énormément de temps dans la réalisation, tout en minimisant les risques d’erreurs.

6. Établir des rapports de chantier

Les rapports de chantier sont précieux pour le suivi de chantier dans le secteur de la construction.

Selon les entreprises, le rapport de chantier peut avoir différents objectifs. Mais en règle générale, il sert à :

• Suivre l’avancement des travaux en évitant les déplacements ;
• Relever un problème à temps (pour le corriger rapidement) ;
• Garantir une communication fluide ;
• Noter les remarques et accords ;
• Garder un historique du déroulement des travaux pour avoir une preuve juridique en cas de litige.

Quel outil pour un solide suivi de chantier ?

Il existe aujourd’hui différents outils informatiques utiles pour aider les entreprises du BTP dans le traitement de leurs tâches quotidiennes. L’utilisation d’un tableur Excel constitue une première option. Cependant, il n’est pas vraiment pratique et n’offre pas une bonne visibilité sur les différents éléments constitutifs d’un chantier.

C’est justement pour cette raison que les professionnels du bâtiment se tournent désormais vers les logiciels dédiés à ce secteur tels que Vertuoza. Cet outil vous permet d’automatiser le pilotage de votre activité du bâtiment.

Le logiciel ERP du bâtiment Vertuoza en particulier constitue un excellent choix pour optimiser le suivi de chantier. L’aspect collaboratif n’est d’ailleurs pas son unique atout. Cet ERP dédié au bâtiment vous aide dans :

• La planification des ressources ;
• La centralisation des commandes et avenants ;
• L’organisation des interventions et la création de rapports détaillés ;
• La gestion des stocks de matériaux ;
• L’optimisation de l’approvisionnement de chantier ;
• L’analyse des performances de votre équipe en temps réel grâce à un tableau de bord intuitif.

Adoptez une gestion globale optimale de vos projets du bâtiment

Avec la gestion automatisée des chantiers de Vertuoza, vous ne privilégiez pas uniquement un suivi de chantier efficace. Cet outil vous offre carrément la flexibilité et la praticité. Vous pourrez centraliser en un seul endroit les documents et autres outils collaboratifs utilisés par votre équipe.

Accessible à plusieurs utilisateurs, l’utilisation du logiciel Vertuoza garantit que tous les intervenants de vos chantiers accèdent aux informations dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin pour la réalisation de leurs tâches.

Bien entendu, vous aurez toujours la possibilité de planifier stratégiquement les opérations et suivre l’évolution des travaux dans le temps pour augmenter les performances de votre équipe.