Politique vie privée

Mise à jour le 31 mars 2025

1. INFORMATIONS GÉNÉRALES

1.1           La présente politique de protection de la vie privée (« Politique de Vie Privée ») régit le traitement de vos (« vous », « votre » ou « vos ») données à caractère personnel dans le cadre de l'utilisation de notre site web et de nos services accessibles via http://www.vertuoza.com (ces éléments sont ci-après collectivement repris sous le terme de nos « Services »).

1.2           Cette collecte et ce traitement sont réalisés par VERTUOZA, société à responsabilité limitée de droit belge, ayant son siège à 1402 Nivelles (Belgique), rue Louis Braille, 16, enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0737.828.718, identifiée auprès de l’Administration générale de la Fiscalité (TVA) sous le numéro BE0737.828.718, et inscrite au Registre des Personnes Physiques du Brabant wallon (« Vertuoza », la « Société », « nous », « notre » ou « nos »). Aux fins de la présente Politique de Vie Privée, nous devons donc être considérés comme responsables du traitement de vos données à caractère personnel.

1.3         Cette qualification a pour conséquence que certaines obligations nous sont imposées en vertu de la législation en matière de protection des données à caractère personnel. Cette législation comprend notamment : (i) le règlement général sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 ou « RGPD »), (ii) la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et (iii) la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques, y compris leurs adaptations et modifications futures (ci-après collectivement dénommés la « Législation Applicable en matière de Protection des Données »).

1.4           En cochant la case « Je déclare avoir lu et compris les Conditions générales de vente et d'utilisation et la Politique de confidentialité et y consentir. », vous déclarez avoir lu, compris et accepté sans réserve notre Politique de Vie Privée. Vous déclarez que vous comprenez la (les) finalité(s) pour lesquelles vos données à caractère personnel sont traitées. Vous acceptez qu'en poursuivant l'utilisation, vous maintenez votre consentement. Nous nous réservons le droit de modifier, changer ou amender la Politique de Vie Privée à notre discrétion et de temps à autre. Lesdites modifications, changements ou amendements seront communiqués sur notre site web.

1.5           Si vous deviez avoir la moindre question concernant notre Politique de Vie Privée ou le traitement de vos données à caractère personnel, ou si vous estimez que vos intérêts ne sont pas représentés ou ne le sont pas de manière adéquate, vous pouvez toujours nous adresser vos questions, remarques ou réclamations en envoyant un e-mail à marketing@vertuoza.com.

1.6           Veuillez noter que dans le cadre des Services, particulièrement ceux qui sont fournis sur le Site web, nous pouvons utiliser des cookies ou technologies similaires. Les cookies sont de petits fichiers de texte enregistrés sur le disque dur d’un appareil contenant des informations et parfois des données à caractère personnel. Pour de plus amples informations sur la manière dont nous utilisons les cookies, veuillez consulter notre politique d’utilisation des cookies.

2. QUE TRAITONS-NOUS ET POURQUOI ?

2.1           Les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons à votre sujet seront toujours liées aux finalités spécifiques énoncées ci-dessous.

2.2           Nous pouvons recevoir vos données à caractère personnel directement de votre part, par exemple lorsque vous interagissez avec nous via e-mail ou lors de l'utilisation de nos Services. Nous pouvons également recevoir vos données à caractère personnel par tout moyen lié aux technologies de l'information et de la communication, notamment par des moyens automatisés, par exemple des cookies. Nous renvoyons à notre Politique Cookies pour plus d'informations à ce sujet.

2.3           Dans le cadre de l’utilisation de nos Services, nous traitons des données à caractère personnel vous concernant. Ces données à caractère personnel comprennent :

A. TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL LORSQUE VOUS UTILISEZ NOS SERVICES (COOKIES) :

Finalités

Nous utilisons différents types de cookies :

- des cookies techniquement essentiels, nécessaires ou à finalités fonctionnelles‍

Nous les utilisons pour gérer nos Services et leurs contenus, ainsi que pour gérer nos cookies. Ces logiciels utilisent des cookies techniquement essentiels. Cela signifie que ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement de nos Services. Il n’est pas possible de refuser ces cookies si vous voulez utiliser nos Services; et

- des cookies de performance ou à finalités analytiques

Nous utilisons également Google Analytics et d’autres outils à des fins de performance et analytiques. Ces outils d’analyse installent des cookies que nous utilisons pour quantifier les visites (le trafic) sur nos Services. Cela nous permet notamment de savoir combien de fois une page déterminée a été consultée et durant combien de temps, ou encore d’identifier les difficultés rencontrées. Nous utilisons ces informations uniquement pour améliorer le contenu de nos Services.

- des cookies de publicité

Ces cookies sont utilisés pour suivre les utilisateurs à travers différents sites afin d'afficher des publicités personnalisées en fonction de leur comportement en ligne.

Base(s) de licéité

- Cookies techniquement essentiels, nécessaires ou à finalités fonctionnelles : l’utilisation de ces cookies est justifiée par la nécessité pour l’exécution de nos Services (articles 6.1.b du RGPD)

- Autres cookies : l’utilisation de ces cookies de tierces parties, dont nous sommes le responsable conjoint du traitement, est soumise à votre consentement préalable (article 6.1.a du RGPD).

Vous pouvez refuser que ces cookies soient installés sur votre terminal. L´accès à nos Services ne vous sera pas, pour autant, refusé. Toutefois, certaines fonctionnalités risquent de ne pas être disponibles.

Catégories de données

Nous vous renvoyons à notre Politique Cookies détaillant les différentes données récoltées en fonction de vos choix.

Durée de conservation

Les cookies ont généralement aussi une date d’expiration. Certains cookies sont par exemple automatiquement supprimés lorsque vous fermez votre navigateur (ce que l’on appelle les cookies de session), tandis que d’autres restent plus longtemps sur votre ordinateur, parfois même jusqu’à ce que vous les supprimiez manuellement (ce que l’on appelle les cookies permanents).

Destinataire(s)

De même, cette communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, hébergeurs) pourrait également être nécessaire, comme détaillé non-exhaustivement à l’article 3.

B. TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL LORSQUE VOUS VOUS INSCRIVEZ POUR NOS SERVICES :

Création d’un compte :

Finalité(s)

Si vous souhaitez bénéficier de nos services, vos données seront traitées afin de créer un compte sur nos Services.

Base(s) de licéité

Le traitement de ces données est indispensable à l’exécution des conditions d’utilisation qui vous lient à nos Services.

Catégorie de données

Il s’agit de vos données d’identification (par exemple : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, dénomination d’entreprise, adresse du siège social de l’entreprise, numéros BCE / TVA, numéro de compte IBAN).

Durée de conservation

Les données sont traitées pour une durée de dix (10) ans au maximum à compter de la clôture de votre compte correspondant aux diverses règles applicable en matière de prescription extinctive.

Destinataire(s)

Ces données seront communiquées à l’administration fiscale.

De même, une communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, comptable, réviseur) pourrait être nécessaire, comme détaillé non-exhaustivement à l’article 3.

Gestion administrative et comptable :

Finalité(s)

Les données que vous nous transmettez sont traitées pour assurer la gestion administrative ainsi que la gestion comptable et fiscale de votre compte ou des services que vous nous commandez.

Base(s) de licéité

Le traitement de ces données est indispensable à l’exécution du contrat qui nous lie, notamment l’établissement de factures, le suivi des commandes, la notification d’une modification de nos conditions d’utilisation ou de la Politique de Vie Privée (notamment de nouvelles finalités).

Le traitement de ces données est également nécessaire à la réalisation de nos obligations légales, notamment en vertu du Code de droit économique et du Code de la T.V.A., particulièrement en matière fiscale et comptable.

Catégories de données

Il s’agit de :

-       vos données d’identification (par exemple : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, dénomination d’entreprise, adresse du siège social de l’entreprise, numéros BCE / TVA, numéro de compte IBAN) ;

-       factures émises et paiements ;

-       vos données financières (banque et numéro de compte).

Durée de conservation

Les données sont traitées pour une durée de dix (10) ans au maximum à compter de la clôture de votre compte correspondant aux diverses règles applicable en matière de prescription extinctive.

Destinataire(s)

Ces données seront communiquées à l’administration fiscale.

De même, une communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, comptable, réviseur) pourrait être nécessaire, comme détaillé non-exhaustivement à l’article 3.

Newsletter et marketing :

Finalité(s)

Si vous avez souscrit à notre service d’information, nous traitons vos données afin de vous communiquer gratuitement des newsletter ou toutes autres informations relatives à nos activités (en ce compris des promotions et des cartes de vœux).

Nous pouvons également utiliser vos données à des fins promotionnelles, telles que la création de contenu (témoignages par exemple) ou dans le cadre de publicité ciblée.

Base(s) de licéité

Les données sont traitées sur base de l’exécution du contrat de fourniture de service.

Catégorie de données

Vos données d’indentification (par exemple : vos nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone).

Durée de conservation

Les données sont traitées pendant une durée de maximum deux ans à dater de la clôture de votre compte.

Destinataire(s)

La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, emailing et publipostage, etc.) pourrait également être nécessaire.

C. TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL LORSQUE VOUS FOURNISSEZ DES SERVICES À LA SOCIÉTÉ :

Finalité(s)

Les données que vous nous transmettez sont traitées en vue de gérer notre relation contractuelle, par exemple en matière de gestion des offres, des contrats, des délais d’intervention, de la facturation et des paiement.

Base(s) de licéité

Le traitement des données est indispensable à l’exécution du contrat. Sans le traitement de ces données, nous ne pouvons pas exécuter le contrat.

Catégories de données

Il peut notamment s’agir de :

-       vos données d’identification (nom, prénom) ;

-       vos données de contact (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone) ;

-       vos données relatives à la profession (entreprise, fonction) ;

-       vos informations d’ordre financier/comptable (numéro de compte bancaire, titulaire du compte) ;

-       les données relatives au suivi des prestations.

Durée de conservation

Vos données sont conservées pendant une durée de dix (10) ans à dater de la fin du dernier contrat conclu avec nous.

Destinataire(s)

Ces données seront communiquées à l’administration fiscale.

De même, cette communication pourrait également être nécessaire vis-à-vis de nos prestataires de service (prestataires informatiques, comptable par exemple).

En cas de litige, la communication de vos données à nos avocats, aux autres parties ou aux avocats de celles-ci, aux cours et tribunaux, à des experts, conseils techniques, notaires, médiateurs, arbitres ou huissiers, organismes bancaires ou d’assurances sera peut-être nécessaire.

3. A QUI TRANSFÉRONS-NOUS LES DONNÉES ?

3.1           Nous partagerons uniquement vos données à caractère personnel avec les catégories suivantes de destinataires, sans que cette liste ne soit exhaustive : Google Analytics, Heyflow, WordPress, ActiveCompaign, Hubspot et Chargebee.

3.2           Nous pouvons faire appel à des sous-traitants tiers pour mettre à votre disposition nos Services. Nous veillerons à ce que des sous-traitants tiers soient uniquement autorisés à traiter vos données à caractère personnel pour notre compte moyennant instruction écrite de notre part. Nous garantissons que tous les sous-traitants tiers sont sélectionnés avec le soin nécessaire et à ce qu’ils soient formés pour être conscients de la sécurité et de l’intégrité de vos données à caractère personnel.

4. OÙ PROCÉDONS-NOUS AU TRAITEMENT DES DONNÉES ?

4.1           Dans la mesure du possible, vos données personnelles ne seront pas transférées vers une juridiction située en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE). Toutefois, aux fins énoncées à l'article 2, il se peut que vos données à caractère personnel soient transférées vers d'autres juridictions en dehors de l'Espace Economique Européen (EEE), et donc non liées par le RGPD. Vos données peuvent également être hébergées sur des serveurs en dehors de l'EEE.

4.2           Lorsque vos données à caractère personnel sont transférées à des tiers résidant dans ces juridictions, nous implémentons des garanties appropriées dans notre accord avec ces tiers afin de faire bénéficier vos données à caractère personnel d'un niveau de protection des données adéquat et au moins équivalent au niveau auquel vous avez droit en vertu du RGPD. À cette fin, nous évaluons le niveau de protection des données dans le pays de transit ou de destination, en tenant compte notamment des décisions pertinentes prises par la Commission européenne. Nous pouvons utiliser les Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission européenne et toute autre solution appropriée, comme l'exige ou l'autorise la Législation Applicable en matière de Protection des Données.

5. COMMENT TRAITONS-NOUS LES DONNÉES ?

5.1           Nous déploierons nos meilleurs efforts pour ne traiter que les données à caractère personnel nécessaires à la réalisation des finalités énumérées dans la Politique de Vie Privée. Nous traiterons vos données à caractère personnel de façon légale, loyale et transparente. Nous déploierons également nos meilleurs efforts pour que les données à caractère personnel soient exactes et actualisées.

5.2           Vos données à caractère personnel sont uniquement traitées pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités énumérées dans la Politique de Vie Privée ou jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement pour leur traitement. Notez que le retrait de votre consentement peut avoir pour conséquence que vous ne puissiez plus utiliser tout ou partie de nos Services. Si vous êtes inscrit sur nos Services et que vous supprimez votre profil, nous supprimerons vos données à caractère personnel, sauf si une obligation légale ou réglementaire ou encore un ordre juridique ou administratif nous empêche de le faire.

5.3           Nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher l'accès non autorisé ou le vol ainsi que la perte accidentelle, l'altération ou la destruction de vos données à caractère personnel. L'accès par notre personnel ou celui de notre sous-traitant tiers se fait uniquement sur une base de « need to know » et conformément à des obligations de confidentialité strictes. Vous comprenez toutefois que la sûreté et la sécurité font l'objet d'une obligation de moyens et ne peuvent jamais être garanties.

6. QUELS SONT VOS DROITS ?

6.1           En vertu de la Législation Applicable en matière de Protection des Données, vous disposez de certains droits portant sur vos données à caractère personnel que nous recueillons et traitons.

6.2           Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur vos droits tels qu’énumérés ci-dessous ou si vous souhaitez les exercer, n’hésitez pas à nous envoyer un e-mail à marketing@vertuoza.com. Nous vous demandons simplement, lorsque vous exercez vos droits en matière de protection des données, de vous identifier correctement afin que nous puissions répondre à votre demande dans les délais indiqués ci-dessous.

6.3           L’exercice de vos droits est gratuit et sera exécuté endéans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande. Nous pouvons prolonger ce délai de deux (2) mois supplémentaires pour un délai total de trois (3) mois si votre demande s’avère particulièrement complexe. Si nous décidons de prolonger le délai initial, nous vous informerons de cette décision en temps utile.

6.4           Dans les cas où nous estimons que votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous nous réservons le droit de vous facturer des frais administratifs pour l’exécution de votre demande, voire de refuser d’y donner suite. Vous serez informé de notre décision dans les délais susmentionnés.

6.5           Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des droits que vous pouvez exercer en lien avec vos données à caractère personnel :

●      Retrait du consentement : vous avez le droit de retirer votre consentement pour toutes les activités de traitement qui y sont subordonnées ;

●      Droit d’accès : vous avez le droit de solliciter une copie des données que nous traitons et conservons à votre propos dans un format compréhensible ;

●      Droit de rectification : vous avez le droit de nous demander de corriger, modifier ou compléter vos données à caractère personnel ;

●      Droit d’effacement : vous avez le droit de demander la suppression des données à caractère personnel que nous traitons ou conservons à votre sujet ;

●      Droit de restreindre le traitement : en certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. En exerçant ce droit, les données à caractère personnel pertinentes resteront en notre possession, mais nous ne pourrons pas les traiter ultérieurement ;

●      Droit de vous opposer au traitement : dans les cas où nous traitons et collectons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer au traitement de ces données ;

●      Droit à la portabilité de vos données : ceci implique que nous pouvons, à la demande de la personne concernée, lui fournir ses données à caractère personnel et/ou les fournir à des tiers sous une forme structurée et lisible par machine.

7. QUESTIONS ET DEMANDES

7.1           Vous vous engagez à nous communiquer des données à caractère personnel exactes. Vous pouvez à tout moment modifier les données à caractère personnel dont nous disposons en nous envoyant un e-mail à marketing@vertuoza.com ou à toute autre adresse qui vous serait ensuite communiquée. Nous ne pouvons pas être tenus pour responsables d'une défaillance de nos services liée à des informations incorrectes que vous nous avez fournies.

7.2           Si vous avez la moindre question concernant notre Politique de Vie Privée ou si vous estimez que vos intérêts ne sont pas ou trop peu représentés, vous pouvez nous adresser toutes vos questions à l'adresse e-mail référencée ci-avant.

8. DROIT APPLICABLE ET RÈGLEMENT DE LITIGES

8.1           Notre Politique de Vie Privée est régie par et interprétée conformément au droit belge, à moins que des dispositions légales impératives européennes ou internationales n’en disposent autrement.

8.2           En cas de différend, et à défaut de conciliation, seuls les cours et tribunaux (francophones) du ressort territorial du siège de Vertuoza seront compétents pour tout litige concernant la Politique de Vie Privée, notamment sa validité, son interprétation, son exécution ou son extinction pour quelque cause que ce soit.

8.3           Nonobstant ce qui précède, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données, à savoir l’autorité de l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée à la Législation Applicable en matière de Protection des Données.

8.4           La principale autorité de protection des données est l'Autorité belge de protection des données (Data Protection Authority ou Gegevensbeschermingsautoriteit), qui peut être jointe par les moyens de communication suivants :

●          En suivant les instructions et en remplissant le formulaire accessible via ce lien ;

●          En envoyant un courrier à l’adresse suivante : (B-)1000 Bruxelles, rue de la presse, 35;

●          En composant le numéro de téléphone suivant : +32 (0)2 274 48 00 ;

●          En envoyant un courriel à l’adresse suivante : contact@apd-gba.be.