Bouwoffertes opvolgen via e-mail

Doorzettingsvermogen is essentieel om offertes om te zetten in ondertekende contracten. En terecht, want een eerste reminder blijft vaak onbeantwoord.

Het goede nieuws is dat er een aantal technieken zijn om toch een reactie op follow-up e-mails te krijgen. Lees hier hoe je dit aanpakt.

Waarom klanten herinneren aan offertes zo belangrijk is

44% van alle bouwprofessionals stuurt een offerte via e-mail zonder een follow-up. Nochtans wordt zo’n 80% van de contracten afgesloten tussen de 4^e en 11^e opvolging. Stuur je geen herinnering, dan loop je veel klanten mis.

De kans is klein dat een prospect meteen een beslissing maakt na het ontvangen van een offerte. Misschien heeft hij het momenteel te druk, aarzelt hij nog even of wil hij andere voorstellen afwachten.

Een follow-up e-mail helpt om het vertrouwen van klanten te winnen. Het is een kans om vragen te beantwoorden en eventueel aanvullende informatie te verstrekken.

Eerst telefonisch opvolgen, daarna via e-mail

Wij raden aan om het voorstel eerst telefonisch op te volgen. Krijg je nog steeds geen reactie, dan is het sturen van een overtuigende e-mail een tweede optie.

Tips voor een e-mail offerte opvolging

1. Kies het juiste moment om je bericht te verzenden

Het heeft geen zin daags na de offerte de klant al te contacteren. Dat zal hem alleen maar frustreren. Idealiter wacht je minstens 7 tot 8 dagen na het versturen van de bouwofferte. Geef de ontvanger voldoende tijd om je aanbod te lezen, te analyseren en te vergelijken.

💡 Goed om te weten : complexere projecten vragen meer tijd. Houd hiermee rekening en pas je timing aan.

2. Schrijf e-mails met toegevoegde waarde

Je follow-up e-mail moet een meerwaarde bieden aan de lezer :

• ‍Vermeld specifieke elementen van de offerte of eerdere gesprekken om aan te tonen dat je de tijd hebt genomen om de opvolgingsmail te personaliseren.
• Benadruk de voordelen van je voorstel.
• Presenteer een paar alternatieven, zoals cross-sells en up-sells
• Voeg referenties en klantenwaarderingen toe.

Het doel is om potentiële klanten gerust te stellen. Verstrek nieuwe informatie om de kans op een ‘ja’ te verhogen.

3. Vermijd spam

Niemand houdt van spam. Jouw prospects ook niet. Val ze niet lastig met te frequente e-mails.

Wacht een paar dagen tussen berichten en schrijf telkens unieke teksten. Dezelfde inhoud kopiëren en plakken is dus uit den boze.

Houd altijd een overzicht bij van je opvolgingsacties :

• Datum waarop je de offerte verstuurde
• Datum van de eerste follow-up e-mail
• Datum van het eerste opvolggesprek

Op deze manier zie je in één oogopslag welke stappen je al hebt ondernomen voor een bepaalde klant.

4. Personaliseer de inhoud

Vermijd algemene aansprekingen zoals ‘geachte’ of ‘beste mijnheer’. Personaliseer je bouwofferte follow-up met de naam van de ontvanger, bijvoorbeeld ‘Beste Tom’ of ‘Beste mevr. Janssens’. Deze aansprekingen hebben meer overtuigingskracht.

👉 Nog meer tips nodig ? Lees ons artikel met 4 effectieve technieken voor het opvolgen van bouwoffertes.

Voorbeeld van een offerteherinnering

Heb je geen inspiratie voor het opstellen van een offerteherinnering e-mail ? Hier is een concreet voorbeeld dat als basis kan dienen :

Onderwerp :

Opvolging offerte [referentienummer]

Inhoud :

Beste Filip

Hopelijk gaat alles goed met u.

Ik wilde even de tijd nemen om de offerte te bekijken die ik u onlangs heb gestuurd voor [projectomschrijving]. Ik hoop dat ons voorstel aan uw verwachtingen voldoet.

Heeft u nog vragen ? Ik sta klaar om ze te beantwoorden. Ook als u bepaalde aspecten van het project wil wijzigen, maak ik graag een aangepast voorstel.

Contacteer mij via het telefoonnummer [telefoonnummer] of het e-mailadres [e-mailadres] om de volgende fasen te bespreken.

Nogmaals bedankt voor uw interesse in ons bedrijf. Ik kijk uit naar onze samenwerking.

Vriendelijke groeten,

[Naam]

[Functie]

[Contactgegevens]

ℹ Vergeet niet om dit voorbeeld aan te passen aan de communicatiestijl van jouw bouwbedrijf. Bij een formele stijl gebruik je de u-vorm, bij een meer informele communicatie de jij-vorm.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik contact opnemen met een klant nadat ik een offerte heb verzonden ?

De frequentie varieert. Over het algemeen is een eerste follow-up na vijf tot tien dagen gebruikelijk. Vermijd een overdaad aan opvolgingsmails om niet opdringerig over te komen.

Wat moet ik opnemen in mijn offerteherinnering om mijn kansen op succes te maximaliseren ?

Een effectieve follow-up moet volgende zaken bevatten :

• Een gepersonaliseerde boodschap
• Een herbevestiging van je meerwaarde als bouwbedrijf
• Je beschikbaarheid om vragen te beantwoorden
• Je flexibiliteit om het voorstel aan te passen aan de behoeften van de klant

Uiteraard mag je niet vergeten om je contactgegevens te vermelden, zodat de lezer je makkelijk kan bereiken.

Hoe voorkom ik dat mijn herinneringen door de klant als spam worden ervaren ?

Zo worden je e-mails niet als spam aanzien :

• Respecteer een redelijke herinneringsfrequentie
• Varieer de inhoud van je berichten bij elke follow-up
• Zorg ervoor dat elke e-mail een meerwaarde heeft voor de klant

Tenslotte: wees professioneel en hoffelijk in je communicatie om een positieve relatie met je prospect te behouden.

Bouwoffertes e-mailen en opvolgen met Vertuoza

De bouwsoftware van Vertuoza laat je toe om snel en eenvoudig offertes te maken voor bouwprojecten. Klaar? Stuur vanuit het platform een offerte e-mail naar de klant. Dankzij het overzicht zie je meteen welke voorstellen nog geen reactie kregen en een opvolging nodig hebben.

Vraag snel een gratis demo en ontdek alle functies die Vertuoza te bieden heeft.

‍