Factures impayées dans le bâtiment : obtenez enfin vos paiements !

Faire face à une facture impayée est la crainte de tous les entrepreneurs du secteur du bâtiment. Et pour cause, ces impayés peuvent impacter négativement votre trésorerie.

La mauvaise nouvelle, c’est qu’aucun chef d’entreprise n’est à l’abri de se retrouver avec des factures non acquittées. De nos jours, beaucoup d'entreprises belges rencontrent des difficultés financières dues aux retards de paiement de leurs clients, ce qui affecte leur trésorerie.

La bonne, c’est qu’il existe des moyens de s’en protéger. Découvrez, à travers l’article suivant, comment gérer les factures impayées dans le bâtiment. Bénéficiez également de nos conseils pour limiter au maximum ce risque d’impayé dès la signature du contrat. 

Légalement, à quel moment une facture est-elle considérée comme impayée ? 

Une facture est impayée dès lors qu’elle n’est pas réglée à la date d’échéance

Lorsqu’une de vos factures n’est pas réglée de manière intégrale ou partielle à la date d’échéance indiquée sur le document, alors votre client est en défaut de paiement. Cela signifie que vous pouvez considérer la facture comme impayée et instaurer des actions pour récupérer votre argent. 

En principe, le délai de paiement est fixé à 30 jours à partir de la réception de la marchandise ou de la réalisation de votre prestation de service. Néanmoins, cette durée peut varier. Vous pouvez, à condition de l’indiquer dans vos conditions générales de vente, négocier un délai de 45 jours fin de mois ou de 60 jours maximum pour le règlement de votre facture. 

Pénalités de retard et indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement

Lorsqu’il ne respecte pas les délais de paiement, votre client s’expose à : 

• des pénalités de retard ;
• une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. 

Les pénalités de retard s’appliquent pour chaque jour de retard de paiement. Les taux de pénalité applicables dépendent des taux instaurés par la Banque Centrale Européenne (BCE). Ils changent tous les semestres et varient entre 10 et 15 %.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est, elle, égale à 40 €. Elle s’applique pour chaque facture qui n’a pas été payée dans les temps. En revanche, contrairement aux pénalités de retard, elle s’applique en une fois et non pas à chaque jour de retard. 

L’importance de suivre de près les factures impayées

Il est important d’agir rapidement lorsque vous remarquez qu’une ou plusieurs de vos factures sont impayées. 

Et pour cause, ces impayés peuvent affecter votre trésorerie. Ce manque à gagner peut limiter votre capacité à payer votre matériel, vos fournisseurs, vos sous-traitants voire vos employés. Dans certains cas, même, ils peuvent vous empêcher de vous rémunérer.

En Belgique, en 2016, les impayés dans la construction représentaient une perte de 3,10% du chiffre d'affaires.

Pire encore, les impayés, lorsqu’ils sont fréquents, peuvent grandement affecter votre relation avec les banques et les prêteurs. En bref, ils impactent la viabilité à long terme de votre entreprise. 

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Comment relancer une facture impayée dans le bâtiment (et obtenir le paiement) ? 

1. Faire une relance à l’amiable par écrit (courrier ou email)

➡️ Une première relance

Lorsque vous faites face à une facture impayée, la première chose à faire est de réaliser une relance à l’amiable. L’idéal est de faire cette relance dans les jours qui suivent la date d’échéance indiquée sur votre document.

Il se peut que votre client ait bien l’intention de payer cette facture, mais qu'elle soit simplement passée à la trappe. S’il s’agit d’un simple oubli, cette relance lui permettra de se mettre à jour et de vous payer. 

Opter pour l’email ou la lettre (solution recommandée) vous permettra de conserver une trace écrite de ce premier échange.

Pour ce premier mail, soyez aimable en supposant donc qu'il s'agit d'un simple oubli du client. Il est primordial de conserver une bonne relation client et commerciale, même après la livraison du chantier. 

➡️ Une seconde relance

Si vous n'obtenez pas de réponse 7 jours plus tard, un deuxième mail est alors nécessaire. Dans ce second courrier, maintenez sur une communication professionnelle, polie et compréhensive. En revanche, demandez votre paiement de manière directe. Soyez clair sur les détails, en indiquant :

• la facture concernée et sa référence ;
• la date d’échéance ;
• le montant dû.

Pensez également à mentionner les conséquences d’un non-paiement de facture (paiement des indemnités, mesures supplémentaires que vous prendrez, etc.). 

2. Passez un coup de téléphone

Si vos deux e-mails sont restés sans réponse, il est temps de passer à l'action et de décrocher votre téléphone !

Pour plus d'efficacité, assurez-vous d'être bien préparé en rassemblant tous les détails concernant la facture impayée, tels que la date d'échéance, le montant dû et les services fournis.

Conservez un ton professionnel et courtois tout au long de l'appel.

Expliquez le but de votre appel dès le début de la conversation. Posez ensuite des questions ouvertes pour comprendre les raisons du retard de paiement. Écoutez attentivement les réponses du client pour identifier les éventuels problèmes ou difficultés rencontrés de son côté.

Confirmez ensuite les prochaines étapes convenues lors de l'appel, comme la date à laquelle le paiement sera effectué.

Si nécessaire, envoyez une confirmation écrite des accords convenus lors de l'appel pour éviter tout malentendu.

3. Négocier un plan de paiement 

Si votre client exprime des difficultés à payer, soyez à l’écoute et envisagez de négocier un plan de paiement si cela vous semble justifié. Le calendrier de paiement pourra inclure des paiements mensuels ou bimensuels en fonction de ce qui est réalisable pour votre client et le mieux pour les intérêts de votre entreprise.

Si vous optez pour le plan de paiement, pensez à fixer une durée totale qui soit raisonnable. Enregistrez les termes de votre accord dans un écrit qui détaille à la fois les montants de versement, les dates de paiement et toutes les autres conditions que vous avez validées avec votre client.

💡 Bon à savoir : Une fois le plan de paiement mis en place, pensez à rester en contact avec votre client pour bien vous assurer que le calendrier soit respecté. 

4. Faire appel à une société de recouvrement pour une mise en demeure

Si, à la suite de vos emails de relance et appels téléphoniques à l’amiable vous n’avez eu aucune réaction de votre client, vous pouvez envisager de faire appel à une société de recouvrement pour récupérer les sommes dues. 

La société de recouvrement prendra en charge la créance et tentera de récupérer les fonds auprès du débiteur à votre place. L’avantage de la société de recouvrement, c’est qu’elle agit souvent de manière plus ferme que l’entreprise créancière. Elle sait comment procéder pour réaliser une mise en demeure de facture impayée efficace et qui respecte les lois en vigueur. 

En revanche, ses services sont souvent payants. Il faut généralement payer une commission sur les montants recouvrés. Cette commission représente le plus souvent un pourcentage fixe de la dette récupérée.

💡 Bon à savoir : De nombreuses sociétés de recouvrement optent pour l’application de la règle suivante : pas de récupération de dette, pas de frais. Autrement dit, si elle ne parvient pas à récupérer les sommes dues auprès de votre client vous n’avez rien à payer.

5. Opter pour la procédure d’injonction de payer

Si, malgré tous vos efforts votre facture n’est toujours pas réglée, il vous reste une solution : instaurer une procédure d’injonction de payer. La procédure d’injonction de payer est une procédure simplifiée de recouvrement de créances.

Concrètement, il s’agit de faire condamner le client par un juge. Ce dernier n’est pas convoqué devant le tribunal, mais doit s’acquitter de sa dette. Ce travail est généralement mené par un commissaire de justice qui a le pouvoir de procéder au recouvrement judiciaire.

Pour qu’une procédure d’injonction de payer soit mise en œuvre, il faut que la créance ne soit pas contestable, et surtout, qu’elle résulte d’un document contractuel (contrat, devis, bon de commande). Le montant de la créance doit également être inscrit sur le contrat. Enfin, votre client doit avoir effectivement dépassé le délai de paiement indiqué sur la facture.

Pour instaurer une procédure d’injonction de payer, vous devez déposer une requête en injonction de payer auprès du tribunal de commerce compétent. Le juge étudie ensuite votre demande. S’il estime votre requête justifiée, alors il rendra une ordonnance d’injonction de payer.  Vous disposerez alors de six mois pour la transmettre à votre client et vous faire payer. 

💡 Bon à savoir : Si le montant de votre facture est inférieur à 5 000 €, il existe une procédure encore plus simple appelée procédure de recouvrement des petites créances. Elle vous permettra d’agir rapidement par l’intermédiaire d’un commissaire de justice sans avoir à saisir le tribunal de commerce.

Comment éviter les impayés dans le bâtiment ?

✅ Adopter de bonnes pratiques de facturation

Faire des relances pour des impayés nécessite beaucoup de temps et d’énergie. L’idéal reste donc d’éviter de faire face à ces impayés dès le départ. Pour ce faire, assurez-vous que vos contrats et factures soient bien clairs et détaillés.

Le document doit couvrir les termes de paiement de manière ferme, inclure des causes sur les délais de paiement, les pénalités en cas de retard ou encore les conditions en cas de litige.

✅ Demander un acompte

Demander un acompte réduit les risques d'impayés pour les entrepreneurs du bâtiment. Cela montre l'engagement financier du client, évalue sa solvabilité, répartit le risque financier et renforce la relation client.

✅ Contrôler la solvabilité du client

De la même manière, avant d’accepter un projet, contrôlez toujours la solvabilité et la réputation financière de votre client.

Demandez un acompte avant de commencer les travaux ou établissez un calendrier de paiement échelonné en fonction de l’avancement du projet. Cette astuce vous permettra également d’éviter les impayés. Cela vous assurera également un flux de trésorerie régulier.

Utiliser un logiciel de gestion pour mieux suivre sa facturation travaux

Pour encore plus d’efficacité, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion spécifiquement conçu pour le secteur du bâtiment. Cet outil numérique vous permettra d’améliorer le suivi de votre facturation et la gestion des impayés.

Les logiciels de gestion permettent de suivre les factures depuis leur création jusqu’à leur paiement. Ils offrent également des tableaux de bord et des rapports qui facilitent la visualisation de l’état des paiements.

Certains outils peuvent automatiser l’envoi de rappel de paiement au client.

Le logiciel Vertuoza, par exemple, vous offre la possibilité de réaliser toutes ces tâches et même d’aller encore plus loin. En effet, il vous permet d’exporter toutes vos factures fournisseurs et vos notes de crédit pour les envoyer au comptable. Vous bénéficiez également d’un visuel sur les factures payées et impayées grâce à la liaison bancaire. 

Cet article pourrait aussi vous plaire : Pourquoi utiliser un logiciel de devis factures dans le bâtiment ?

💡 Une nouvelle loi belge vise à protéger les consommateurs en cas de retard de paiement

Une nouvelle loi belge, en vigueur depuis le 1er septembre 2023, vise à mieux protéger les consommateurs en situation de retard de paiement. Cette loi concerne toutes les dettes, qu'il s'agisse de factures, de frais de stationnement impayés ou autres, et quelle qu'en soit la raison.

Voici ce que vous devez savoir sur cette nouvelle législation :

1. Un premier rappel gratuit : En cas de non-paiement dans le délai prévu, l'entreprise doit envoyer un premier rappel gratuit au consommateur, par courrier ou voie électronique. Ce dernier dispose alors de 14 jours pour régler sa dette sans encourir de frais supplémentaires.
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2. Mentions obligatoires : Le premier rappel doit contenir plusieurs informations obligatoires, notamment le montant restant dû, les coordonnées de l'entreprise créancière et une description précise de la dette.
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3. Indemnités plafonnées : Si le consommateur ne paie pas dans les 14 jours, une indemnité peut lui être réclamée. Le montant de cette indemnité est plafonné par la loi en fonction du montant de la dette.
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4. Contestation : En cas de désaccord sur le montant réclamé, le consommateur peut demander à l'entreprise de lui fournir toutes les pièces justificatives de la dette.
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5. Recours en cas de litige : Les règles de protection des consommateurs sont contrôlées par la direction générale de l'Inspection économique. En cas de litige, le Service de médiation pour le consommateur peut aider à trouver une solution amiable.

Facture impayée dans le bâtiment : tout ce que vous devez savoir 

👉 Quelles sont les premières étapes à suivre lorsqu’une facture est impayée dans le bâtiment ?

Dès qu’une facture est impayée, commencez par vérifier s’il s’agit d’une simple erreur ou d’un oubli. Contactez le client pour un rappel amical, en vous assurant que la facture a bien été reçue et qu’il n’y a pas de contestation sur le travail effectué. 

Si le retard persiste, envoyez une mise en demeure formelle en rappelant les termes du contrat, notamment les pénalités liées aux retards de paiement.

👉 Quand doit-on envisager de faire appel à une société de recouvrement ou à des mesures légales ?

L’intervention d’une société de recouvrement ou le recours à des mesures légales devraient être considérés après avoir épuisé toutes les tentatives de recouvrement à l’amiable

Si le client ne répond pas aux rappels ou refuse de payer sans motif légitime, ces options peuvent donc être envisagées. 

👉 Comment peut-on éviter les impayés dans les projets de construction ?

Pour éviter les impayés, vous pouvez : 

• établir des contrats clairs et détaillés ;
• demander des acomptes ;
• effectuer des vérifications de solvabilité des clients.

Utiliser un logiciel de gestion BTP pour le suivi des factures et des paiements est également recommandé.