Comment améliorer la communication sur un chantier ?

La communication sur un chantier fait partie des éléments indispensables à prendre en compte pour assurer le succès du projet. Celui-ci fait intervenir de nombreux acteurs qui doivent être inclus dans votre stratégie de communication.

Améliorer le travail d’équipe et la productivité, éviter les retards et le dérapage des coûts sont autant d’objectifs majeurs d’une bonne communication interne.

En plus, le chantier s’insère dans un environnement, ce qui soulève la question de son acceptabilité par le public. Quelle méthode adopter ? Quels sont les outils de communication sur un chantier ? On vous explique tout pour développer les échanges sur un mode collaboratif auprès de l’ensemble des acteurs.

Quelles sont les principales caractéristiques d’une communication de chantier efficace ?

Une stratégie de communication efficace dans le BTP doit prendre en compte les enjeux de la communication interne et externe.

Les avantages d’une bonne communication interne en entreprise

Dans le secteur du bâtiment, la communication entre les différents intervenants n’est pas toujours simple :

• de multiples corps de métiers ayant chacun des langages techniques différents ;
• des niveaux de compréhension et de formation hétérogènes voire une barrière de la langue ;
• un environnement de travail peu propice à la communication (bruit, chantiers multisites…) ;
•  le turnover des ouvriers avec la question de l’intégration des nouveaux employés.

Tout dysfonctionnement dans la chaîne de communication sur un chantier peut ainsi avoir des répercussions sur la sécurité, le bon déroulé des opérations, la qualité et la conformité des travaux.

Favoriser la collaboration entre les acteurs internes revient donc à s’assurer que les instructions importantes sont bien comprises et suivies dans le but de :

• mettre en place un flux de travail continu et fluide sur tous les chantiers ;
• résoudre rapidement les problèmes ;
• respecter le planning du projet dans ses différentes phases ;
• créer un environnement de travail favorable tout en renforçant la culture d’entreprise.

💡 Bon à savoir : chez Vertuoza, nous pensons que l’utilisation d’outils de communication est indispensable pour garantir la fluidité et la synchronisation des échanges. Aussi, nous vous aidons à choisir la solution logicielle qui répond à vos besoins.

Les clés d’une communication externe réussie

Les travaux dans le BTP entraînent inévitablement des nuisances pour les riverains, voire les usagers des voies publiques. Pour éviter des critiques parfois véhémentes, il est nécessaire de communiquer efficacement.

La communication directe sur site

Les désagréments sont en premier lieu dus aux travaux réalisés sur le chantier et dans ses alentours. Cibler la communication dans cette zone vise à dissiper les mécontentements avant qu’ils ne se diffusent.

Les palissades ou les bâches sont des supports de communication à privilégier. De grandes dimensions, elles permettent d’y accrocher des affiches ou de les utiliser directement comme support en les personnalisant. En plus de la sélection des informations les plus pertinentes, veillez à mettre en place des visuels intéressants avec des logos et les coordonnées d’un contact. Vous pouvez aussi avoir recours à un professionnel de la communication pour confectionner les supports. L’image de l’entreprise en sera valorisée.

La communication par les outils digitaux

Vous pouvez vous appuyer sur les différents supports de communication physiques que vous utilisez sur le chantier. Diffusez-en une version numérique sur votre site internet ou celui du donneur d'ordre, sur les réseaux sociaux, dans une newsletter, etc.

Dans une communication sur chantier complète, vous pouvez aussi utiliser des solutions vidéo comme le timelapse. Captivant et dynamique, un timelapse permet de rendre compte au plus grand nombre des avancées du chantier depuis son commencement. 

La communication active auprès du public

La communication est à adapter en fonction de la taille du chantier. Pour les petits projets (moins de 1 000 m²), une lettre d’information adressée aux riverains avant le commencement puis à la fin des travaux sera appréciée. Ces lettres vous permettront d’informer le public sur les données essentielles du projet (contexte, horaires, personne à contacter) et de le remercier de sa patience.

Pour les projets plus importants, vous pouvez envisager d’autres actions de communication.

Ainsi, un contact direct avec les usagers permet d’expliquer plus précisément le projet et d’apporter sur le vif des réponses à leurs interrogations. Cet exercice nécessite un temps de formation des équipes pour ne pas les mettre en difficulté.

Le chantier doit devenir un lieu d’échanges au quotidien. Pour susciter les questionnements les plus pertinents, n’hésitez pas à rendre visible le chantier. Il s’agit par exemple de disposer des palissades ajourées ou de créer un point d’observation.

Vous pouvez aussi conduire des actions de communication comme des réunions publiques avec les porteurs de projet ou des visites de chantier (le lieu doit bien entendu être sécurisé au préalable).

La création de partenariats

Les acteurs locaux comme les municipalités sont des partenaires indispensables. Vous pouvez utiliser leurs outils de communication institutionnelle pour diffuser vos informations : affichage municipal, distributions de flyers et de brochures, articles dans le magazine de la commune, etc. Si cela est approprié, il est possible d’inviter le maire et/ou la direction de la communication de la ville à l’inauguration du chantier et à son aboutissement.

Les commerçants de quartiers, les associations ou collectifs locaux peuvent aussi être de bons relais.

Communication sur chantier : comment atteindre vos objectifs ?

L’une des principales conditions de réussite est d’inclure les outils de communication du bâtiment dans une stratégie plus générale.

Identifier les acteurs et les moyens pour mieux communiquer sur vos chantiers

Le responsable du chantier doit consacrer le temps nécessaire à l’appréhension du projet dans sa globalité. Cela passe par :

• Le recensement de chaque intervenant. Il s’agit d’identifier les acteurs de votre entreprise, mais aussi ceux des entreprises partenaires.
• L’identification des tâches dévolues à chacun.
• L'enchaînement des étapes du chantier et les actions de communication à conduire.

Ces informations sont nécessaires à la mise sur pied du rétroplanning du projet. Le logiciel Vertuoza est un outil spécialement conçu pour les projets du BTP. Il comporte un module centralisé de gestion des chantiers qui vous permet notamment de planifier l’ensemble de vos tâches et de gagner en efficacité.

Favoriser une communication transparente et réactive

Un point important dans la réussite d’un projet : coordonner la communication entre les intervenants. Cette politique est à adapter en fonction de la taille du projet.

Selon les cas on pourra :

• formaliser les informations essentielles dans une brochure (contexte du projet, consignes de sécurité, consignes en matière d’environnement, etc.) ;
• confectionner une signalétique à destination des ouvriers, des livreurs ou des visiteurs ;
• organiser une réunion préparatoire en début de phase puis des réunions périodiques selon les besoins, etc.

L’utilisation d’un logiciel de suivi de chantier favorise la transparence et la réactivité. Vous pouvez par exemple mettre à disposition du chef de projet un outil centralisé unique accessible via sa tablette. Les informations actualisées en permanence pourront être partagées avec les différents intervenants.

Avec un outil de collaboration comme Vertuoza vous pouvez notamment :

• éditer des rapports de chantier digitaux sans vous déplacer sur chaque site ;
• attribuer les tâches aux bonnes personnes avec d’éventuels rappels pour éviter les retards ;
• gérer facilement les réclamations, etc.

Mettre en place une communication claire et interactive

Une communication de qualité sur un chantier implique d’interagir avec les collaborateurs, notamment à l’occasion des visites de chantier. Chaque message important doit être clairement formulé et suffisamment détaillé pour éviter les mauvaises interprétations. Recourir à un logiciel de suivi de chantier permet de :

•  formaliser précisément les commentaires ;
• les illustrer par des schémas, plans ou photos.

Bon à savoir : avec un outil comme Vertuoza, les utilisateurs peuvent à chaque instant valider un niveau d’avancée sur le chantier. L’ensemble des acteurs est ainsi informé en temps réel.

Ce qu’il faut retenir

La communication sur un chantier doit être appréhendée de façon exhaustive et méthodique, tant en interne qu’en externe. L’utilisation d’un logiciel de suivi des chantiers est cruciale pour éviter les erreurs de communication. Centralisation des informations, surveillance du planning, échanges avec les intervenants, la plus-value d’un outil digital est réelle. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous demander une démo !

Foire aux questions

Quel est l’intérêt pour mon entreprise de réaliser un affichage sur site ?

L’affichage permet d’informer directement les riverains sur les points essentiels du chantier. Cela peut aussi être rentable pour vous si vous réservez un espace à des messages publicitaires. N’hésitez pas à valoriser les grilles, les échafaudages et les palissades pour publier des annonces.

Comment bien terminer un chantier en matière de communication ?

La fin du chantier ne signifie pas pour autant la fin des actions de communication interne et externe. Votre chargé de communication pourra annoncer la clôture des travaux aux riverains par un mailing de remerciement. L’envoi d’un formulaire d’évaluation est aussi une bonne idée dans le cadre d’un processus d’amélioration continue. Pour les grands chantiers, vous pouvez communiquer aux intervenants le bilan environnemental du projet.

Comment recueillir l’avis de mes collaborateurs ?

Pour s’assurer que le déroulé du projet est compris par chacun, il revient à chaque responsable d’équipe d’assurer un management de proximité et de signaler les éventuelles difficultés. L’accès à un outil centralisé de suivi des travaux permet aussi de déposer des remarques et des commentaires par un canal unique ou par différents canaux de communication selon le choix de l’entreprise.