Compte prorata de chantier : définition et méthodes pour simplifier vos calculs

Le compte prorata est généralement employé dans les chantiers de construction de grande envergure sur lesquels plusieurs entreprises interviennent. Cette pratique financière permet de répartir les dépenses communes entre les différents intervenants présents sur le chantier. Le compte prorata peut couvrir des frais tels que les frais de sécurité, les dépenses pour les vestiaires, l’eau ou l’électricité, par exemple.

Ce système permet une gestion équitable et transparente des coûts communs. Découvrez tout ce que vous devez savoir au sujet du compte prorata de chantier à travers l’article suivant. 

Qu’est-ce que le compte prorata de chantier ?

Le compte prorata de chantier est un dispositif financier le plus souvent employé sur les grands chantiers où interviennent plusieurs entreprises. Il permet de répartir équitablement les dépenses communes enregistrées par les différentes entreprises impliquées dans le projet. 

Ces dépenses ne sont pas directement liées aux travaux réalisés par chaque entreprise, mais sont nécessaires au bon fonctionnement du chantier. Il peut s’agir, par exemple, des assurances communes ou du bureau de chantier. Ces coûts ne relèvent pas de la responsabilité d’une seule entreprise, mais sont partagés par tous les intervenants.

Qui gère le compte prorata d’un projet de construction ?

La gestion du compte prorata est confiée à un gestionnaire du compte prorata et parfois en parallèle à un comité de contrôle. Le rôle de gestionnaire est souvent confié à l’une des entreprises présentes sur le chantier (l’entreprise principale ou celle ayant un rôle significatif dans le projet). 

Le gestionnaire est responsable : 

• de la collecte des contributions des différentes entreprises ;
• du paiement des dépenses communes ;
• de la tenue des comptes. 

Il assure également la communication avec les autres entreprises concernant les dépenses et les contributions de chacun.

Le comité de contrôle, quant à lui, n’est pas toujours mis en place, mais lorsque c’est le cas, il agit comme un représentant de chacune des entreprises participantes au chantier. Son rôle est de superviser et de contrôler la gestion du compte prorata.

La mise en place du compte prorata de chantier dans les marchés publics et les marchés privés

La mise en place du compte prorata de chantier diffère entre les marchés publics et les marchés privés. 

Dans les marchés privés, l’organisation et la gestion du compte prorata sont souvent guidées par la norme AFNOR et le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG). Ces documents fournissent un cadre détaillé pour la gestion des dépenses communes de chantier. 

Cela étant, le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) peut apporter des modifications ou des dérogations aux dispositions de la norme AFNOR. De la même manière, les parties prenantes d’un marché privé peuvent élaborer une convention spécifique de compte prorata adaptée à leurs besoins et à la spécificité de leur projet.

En revanche, dans les marchés publics, la situation est différente. Le CCAG ne contient pas de dispositions spécifiques au compte prorata. Cependant, il est fréquent que la norme AFNOR soit utilisée comme référence. 

Bon à savoir : Certains marchés publics peuvent également se référer à une convention établie par l’Organisme Professionnel de Prévention du Bâtiment et des Travaux Publics (OGBTP), qui propose des lignes directrices pour l’établissement, la gestion et le règlement du compte prorata.

Les dépenses incluses et exclues du calcul du compte prorata 

Les dépenses effectivement intégrées dans le compte de prorata concernent toutes les dépenses d’équipement, d’installation et de consommation qui assure le bon fonctionnement du chantier :

• gardiennage ;
• clôture ;
• eau ;
• électricité ;
• sanitaire ;
• vestiaire ;
• nettoyage des équipements communs, etc. 

En revanche, sont exclues les dépenses :

• de fournitures ou de travaux qui vont être reçus par le maître d’ouvrage ;
• de nettoyage après travaux ;
• de transport des déchets ;
• de vol et de dégradation qui ne concernent pas les équipements communs, etc.

Bon à savoir : La clé de répartition des coûts entre les entreprises est définie dans un accord de prorata, souvent établi en début de chantier. Cette répartition peut être basée sur différents critères, tels que la surface occupée, le temps passé sur le chantier, etc.

Méthode de calcul du compte de prorata de chantier 

Dans la grande majorité des cas, la mise en place d’un compte de prorata suit les étapes suivantes.

1. Création d’un budget prévisionnel

Au début du chantier, les entrepreneurs, généralement sous la coordination du gestionnaire du compte prorata, établissent un budget prévisionnel. Ce budget inclut une estimation des dépenses communes prévues tout au long du chantier. C’est sur la base de ce budget qu’est déterminé le montant de l’acompte que chaque entreprise doit verser.

2. Établissement des dépenses du compte de prorata

Les dépenses effectuées sont ensuite enregistrées et doivent être justifiées par des factures.

3. Tenue des comptes et établissement des factures par le gestionnaire

Le gestionnaire du compte est responsable de la tenue des comptes. Il établit des factures ou des appels de fonds aux différentes entreprises pour couvrir les dépenses engagées.

4. État des dépenses et des recettes

Cela se fait par le gestionnaire du compte de prorata aux entrepreneurs. Périodiquement, le gestionnaire fournit un état détaillé des dépenses et des recettes du compte prorata aux entreprises impliquées.

5. Solde et réparation définitive du prorata après la réception des travaux

Après la réception des travaux, le compte prorata est soldé. Une répartition définitive des coûts est effectuée, basée sur les dépenses réelles.

6. Soumission au contrôle de comité

Si un comité de contrôle est mis en place, il peut examiner et valider les comptes et les répartitions effectuées. Ce contrôle vise à garantir l’équité et la conformité des opérations.

7. Émission des factures et des avoirs.

Enfin, le gestionnaire émet des factures finales ou des avoirs selon les besoins, pour ajuster les contributions de chaque entreprise selon les dépenses réelles.

Le logiciel Vertuoza et sa fonctionnalité de compte prorata

Vertuoza propose un logiciel de gestion spécialement conçu pour les professionnels du bâtiment et de la construction. L’une des fonctionnalités clés de Vertuoza est sa capacité à gérer le compte prorata. 

Le logiciel permet de calculer facilement les contributions de chaque entreprise participant au chantier (en France) en fonction des critères prédéfinis. Il offre la possibilité de consigner toutes les dépenses liées au chantier, ainsi que les contributions des différentes entreprises.

Compte prorata de chantier : tout ce que vous devez savoir 

Quels sont les avantages d’utiliser un compte prorata dans un chantier de construction ?

L’utilisation d’un compte prorata offre plusieurs avantages :

• Équité financière. Il assure une répartition équitable des coûts des services et installations communs entre toutes les entreprises impliquées.
• Efficacité opérationnelle. Il simplifie la gestion des coûts communs, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur leurs travaux sans se soucier de la gestion individuelle de ces dépenses.

Comment est déterminée la contribution de chaque entreprise au compte prorata ?

La contribution de chaque entreprise est généralement déterminée en fonction de critères établis dans l’accord de prorata ou la convention de chantier. Ces critères peuvent inclure la durée de présence sur le chantier, la taille ou la nature de l’intervention, par exemple. 

Que se passe-t-il si une entreprise conteste les frais imputés dans le compte prorata ?

En cas de contestation, le gestionnaire du compte prorata réexamine les dépenses et les contributions en question.