Faire un bon de commande dans le bâtiment en 7 étapes

Si vous êtes un professionnel du secteur de la construction, vous avez déjà sans doute entendu parler de bon de commande. Ce document contractuel détaille la prestation qu’un professionnel s’engage à fournir à son client. Il précise les travaux à réaliser, les matériaux qui seront employés, les équipements utilisés, etc.

Il spécifie également les détails financiers du service à effectuer. Il est important de ne pas le confondre avec le devis ou la facture.

Découvrez comment faire un bon de commande pour vos chantiers et comment se présente ce document. 

Qu'est-ce qu'un bon de commande ? 

Un bon de commande est un document commercial qui formalise un accord entre un fournisseur et un client pour l’achat de biens ou de services. Il détaille : 

• les caractéristiques du service ou du produit :
• les quantités demandées ;
• les prix convenus ;
• les conditions de livraison ;
• les modalités de paiement. 

Le bon de commande sert à la fois de preuve juridique de l’accord et de référence pour la planification des travaux, la gestion des commandes, le contrôle des stocks. Il est également essentiel pour le suivi de la facturation et la comptabilité. 

Bon de commande, devis, facture : quelles différences ? 

Attention de ne pas confondre bon de commande, devis et facture. Ces trois documents, bien que relatifs à la facturation, présentent certaines différences notables. 

Le devis est une sorte de document préliminaire. Il présente une estimation détaillée des travaux à réaliser, des matériaux nécessaires et du coût total de la prestation. Il est émis par l’entrepreneur à la demande d’un client potentiel. 

Le devis inclut souvent une description des travaux, le prix unitaire des matériaux ou services, le coût total et les conditions de réalisation (délais, conditions de paiement, etc.). Il n’a pas de valeur légale tant qu’il n’est pas accepté par le client. En revanche, une fois signé par les deux parties, il devient un engagement contractuel.

Le bon de commande est émis par le client une fois qu’il a accepté le devis. Il confirme officiellement la commande des travaux, des biens ou des services tels que détaillés dans le devis. Il sert de preuve juridique de l’accord entre le fournisseur et le client et engage les deux parties.

Enfin, la facture est émise par le fournisseur après que les biens ou les services aient été livrés ou achevés. Elle détaille les montants dus, la TVA applicable et les conditions de paiement (délais, modalités, etc.). Elle affiche également une valeur légale utile pour la comptabilité et les déclarations fiscales. 

Bon à savoir : Le devis est une estimation et une proposition. Le bon de commande est une confirmation et un engagement. La facture est une demande de paiement et un document comptable. 

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La valeur juridique du bon de commande

Réaliser un bon de commande n’est pas un acte obligatoire. Vous pouvez réaliser une vente et vous passer de ce document. En revanche, lorsqu’il est établi, puis signé par les deux parties, il possède une valeur juridique. Il engage l’entrepreneur à fournir les services spécifiés, et le client à payer selon les termes convenus. 

Une fois qu’un bon de commande est émis et accepté, le client ne peut généralement pas se rétracter sans conséquences (sauf si des conditions de rétractation ont été incluses dans le contrat ou si le droit de rétractation est prévu par la loi). Le cas échéant, le client peut devoir à l’entrepreneur des frais d’annulation ou subir d’autres pénalités. 

Bon à savoir : Bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale stricte pour un entrepreneur du BTP de créer un bon de commande, c’est une pratique courante et fortement recommandée. Cela permet de clarifier les attentes, les obligations et les modalités de la transaction.

Les mentions légales du bon de commande

Pour qu'un bon de commande soit valide, il doit inclure certaines informations obligatoires, telles que :

• le numéro TVA de l'entreprise ;
• le lieu de son siège social ;
• l'identité du client ;
• la référence de la commande ;
• la date de la commande ;
• la description des produits ou services, leur quantité, leur prix unitaire HTVA et TVA ;
• le montant total HTVA et TVAC pour chaque ligne de produit ;
• les conditions de livraison ;
• les modalités de paiement (mode de paiement, délais, etc.) ;
• les éventuelles conditions de garantie ;
• le délai de rétractation.

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Faire un bon de commande parfait pour ses chantiers en 7 étapes 

Voici quelles sont les étapes à suivre pour réaliser un bon de commande pour vos chantiers en bonne et due forme. 

1. Commencez par indiquer clairement les informations des deux parties impliquées : les vôtres et celle de votre client.
2. Fournissez une description précise et exhaustive des travaux à réaliser, des matériaux nécessaires ou des services demandés. Cela peut inclure les spécifications techniques, les quantités, les marques, les modèles, etc.
3. Indiquez le prix de chaque élément ainsi que le montant total, en précisant si les prix sont HT (Hors Taxes) ou TTC (Toutes Taxes Comprises). Déterminez les modalités de paiement (acomptes, échéances, paiement à la livraison, etc.), y compris les détails sur les éventuelles pénalités en cas de retard de paiement.
4. Précisez les délais de livraison des matériaux ou de réalisation des services, ainsi que les conditions de livraison (lieu, modalités de transport, etc.).
5. Mentionnez toute garantie applicable sur les matériaux ou les travaux, ainsi que les assurances souscrites, notamment en cas de dommages ou de malfaçons.
6. Intégrez ou référencez les Conditions Générales de Vente (CGV) qui régissent les aspects juridiques de la transaction (les modalités de rétractation, les pénalités en cas de non-respect du contrat, etc.).
7. Signez et faites signer le bon de commande par le client pour qu’il soit valide. Souvenez-vous que seule la signature confirme l’accord et l’engagement de chacun sur les termes du document.

Réaliser un bon de commande avec le logiciel Vertuoza 

L’utilisation du logiciel Vertuoza simplifie considérablement le processus de création de bons de commande, notamment pour les matériaux et les services de sous-traitance. 

L’outil permet d’intégrer directement les postes du devis initial, éliminant ainsi le besoin de double encodage. Autrement dit, les informations détaillées du devis (descriptions des travaux, quantités de matériaux, services requis, etc.) peuvent être transférées automatiquement dans le bon de commande. Cela évite les erreurs et vous fera gagner un temps considérable. 

Par ailleurs, Vertuoza offre la flexibilité d’envoyer ces bons de commande directement aux fournisseurs.

Bon de commande de chantier : tout ce que vous devez savoir 

👉 Quelle est l’importance d’un bon de commande dans le cadre d’un chantier de construction ?

Le bon de commande joue un rôle crucial dans la gestion et la coordination d’un chantier de construction. Il sert de document contractuel qui formalise l’accord entre l’entrepreneur et le fournisseur ou le sous-traitant. Il précise les produits ou services commandés, leurs quantités, leurs prix et les délais de livraison. Il aide à prévenir les malentendus. Il facilite également le suivi du projet, la gestion des stocks et la planification des travaux. Enfin, il sert de référence pour la facturation et la comptabilité.

👉 Un client peut-il annuler un bon de commande une fois qu’il est signé ? Quelles en sont les conséquences le cas échéant ?

Une fois qu’un bon de commande est signé, il devient un engagement contractuel. En général, un client ne peut pas annuler un bon de commande sans encourir des conséquences, à moins que des conditions de rétractation ne soient spécifiées dans le contrat. L’annulation peut entraîner des frais ou des pénalités, en fonction des termes du bon de commande. 

👉 Quelles fonctionnalités clés doit-on rechercher dans un logiciel pour créer des bons de commande pour les chantiers ?

Un bon logiciel de création de bons de commande pour les chantiers doit offrir plusieurs fonctionnalités essentielles :

• Intégration avec les devis. Capacité de transférer les informations des devis directement dans les bons de commande pour éviter le double encodage.
• Envoi direct aux fournisseurs. Facilité pour envoyer les bons de commande aux fournisseurs et sous-traitants directement depuis le logiciel.‍
• Suivi et mise à jour. Fonctionnalités pour suivre l’état des commandes et mettre à jour les informations en temps réel.