Pourquoi utiliser un logiciel pour le suivi financier de vos chantiers ?

Les logiciels de suivi financier de chantier sont aujourd’hui des incontournables du secteur de la construction. Ils permettent aux gestionnaires de projets de construction (entrepreneurs, architectes, maîtres d’œuvre, etc.) de planifier, suivre et contrôler tous les aspects financiers d’un projet de construction. Ces outils numériques simplifient et automatisent le processus de gestion financière de la phase de planification du projet jusqu’à sa livraison. Découvrez, à travers l’article suivant, tous les avantages d’utiliser un logiciel pour le suivi financier de vos chantiers.  

5 bonnes raisons d’utiliser un logiciel de suivi financier de chantier 

1. Meilleure précision des prévisions financières 

Grâce aux logiciels de suivi de chantier, vous pouvez collecter des données en temps réel depuis le chantier ou les bureaux issues :

• des bons de commande ;
• des factures ;
• des devis, etc. 

Ces intégrations permettent de disposer d’une vue complète et actualisée de l’état financier du projet. De votre côté, vous pouvez vous baser sur des données mises à jour pour réaliser vos prévisions financières. 

D’ailleurs, de nombreux logiciels sont capables d’identifier des tendances en matière de coût ou de délais d’exécution basées sur les données des projets précédents. Ces analyses peuvent également vous servir d’appui pour créer des prévisions plus précises pour les nouveaux projets signés. 

2. Suivi en temps réel des coûts 

Autre avantage d’utiliser un logiciel pour le suivi financier de vos chantiers, vous pouvez suivre en temps réel vos dépenses. Cette fonction offre une analyse instantanée des écarts potentiels entre ces coûts prévus et les coûts réels. Ainsi, vous pouvez identifier plus simplement les domaines où des économies peuvent être faites, ou à contrario, les secteurs qui nécessitent des ajustements budgétaires. 

De la même manière, ces logiciels offrent souvent des tableaux de bord dynamiques et des rapports personnalisables. Là encore, ces données vous permettent de comprendre rapidement où se situe chaque composante du projet par rapport au budget initial. 

Bon à savoir : Les tableaux de bord et les rapports générés par le logiciel offrent aux gestionnaires un accès rapide à des informations financières clés, ce qui permet de prendre des décisions éclairées rapidement.

3. Automatisation des processus administratifs

Utiliser un logiciel de suivi financier de chantier peut également vous faire gagner un temps considérable. La collecte automatique et l’intégration de vos données financières (coût de matériaux, heures de travail, etc.) éliminent le besoin de saisir les informations manuellement. 

Dans certains cas, les logiciels peuvent traiter de manière automatique les factures reçues et faciliter le suivi de leur paiement. Là encore, cela est synonyme de gain de temps pour vous et vos équipes.  

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4. Réduction des erreurs manuelles

Comme expliqué précédemment, les logiciels de suivi financier des chantiers peuvent automatiser un certain nombre de tâches. Si cela vous permet de gagner du temps, cette fonction tend également à réduire les erreurs manuelles : 

• duplications ;
• omissions ;
• entrées incorrectes, etc. 

Cela garantit une plus grande fiabilité de vos données financières. Vous êtes ainsi certain de ne pas baser vos décisions sur des données erronées. 

5. Optimisation de la rentabilité des projets 

Finalement, utiliser un logiciel de suivi financier de chantier vous permettra d’optimiser la rentabilité de vos projets. Cela, pour différentes raisons. Vous pourrez :

• établir des budgets réalistes qui reflètent au mieux les coûts réels ;
• détecter rapidement les dépassements de budgets et prendre des mesures correctives avant qu’il ne soit trop tard ;
• réaliser des ajustements proactifs pour aligner le projet sur son budget initial si nécessaire ;
• mieux planifier et allouer les ressources pour réduire les gaspillages et les coûts superflus.

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Faire son suivi financier de chantier sur Excel : bonne ou mauvaise idée ? 

Faire son suivi financier de chantier sur un tableur Excel peut présenter certains avantages. Cet outil standard est disponible dans la plupart des environnements professionnels. Par ailleurs, il est gratuit. Les feuilles de calcul peuvent être personnalisées selon les besoins du projet, ce qui offre une certaine flexibilité dans la façon dont les données sont organisées et présentées. 

En revanche, l’outil connaît certaines limites. La saisie et mise à jour manuelles des données augmentent considérablement le risque d’erreurs et de duplications. Ces erreurs peuvent, par la suite, générer des impacts significatifs sur la gestion financière du projet. 

De la même manière, Excelle n’offre pas d’automatisation pour les tâches (mise à jour des coûts en temps réel, traitement des facteurs, alertes en cas de dépassements budgétaires, etc.). Autre limite, la collaboration en temps réel sur un même fichier Excel peut être compliquée, surtout si plusieurs utilisateurs tentent de mettre à jour le document simultanément. 

Bon à savoir : Excel peut être une solution viable pour les très petits projets ou les entreprises avec des besoins de gestion financière relativement simples. En revanche, il présente des limites importantes pour le suivi financier des chantiers, surtout lorsque la complexité et la taille des projets augmentent. 

Le logiciel de suivi et gestion des chantiers BTP de Vertuoza

Chez Vertuoza, nous en sommes convaincus : la qualité d’un chantier dépend de son organisation. C’est pourquoi notre logiciel vous permet de suivre l’ensemble de vos projets BTP, incluant leurs aspects financiers. L’outil vous offre la possibilité : 

• de conserver un visuel sur vos marges en temps réel ;
• de créer des devis personnalisés ;
• de gérer votre facturation et vos notes de crédit ;
• de relier le logiciel à votre compte bancaire ;
• d’analyser vos performances ;
• de générer des rapports d’intervention. 

Le logiciel se veut très complet. Autre avantage et non des moindres, il s’adapte à chaque métier du bâtiment : menuiserie, électricité, chauffage, construction générale, etc. 

Logiciel de suivi financier de chantier : tout ce que vous devez savoir 

Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi financier de chantier ?

Un logiciel de suivi financier de chantier est une solution informatique conçue pour aider à la gestion, au suivi et à la prévision des coûts et des dépenses associés à un projet de construction. Il automatise les processus administratifs, améliore la précision des données financières et facilite la prise de décision basée sur des données en temps réel.

Pourquoi utiliser un logiciel de suivi financier plutôt qu’Excel ?

Bien qu’Excel soit flexible et largement connu, un logiciel de suivi financier :

• offre une automatisation des processus ;
• réduit les erreurs manuelles ;
• améliore la collaboration entre toutes les parties prenantes ;
• fournit des fonctionnalités spécifiques à la gestion de chantier.

Or, tous ces éléments ne sont pas disponibles dans Excel. Ses fonctions sont limitées pour des projets complexes ou à grande échelle.

Est-il difficile de mettre en place un logiciel de suivi financier de chantier ?

La complexité de la mise en place dépend de la solution choisie et de la structure existante de l’entreprise. Chez Vertuoza, notre équipe Support se tient prête à vous aider à tout moment de la journée. Nous proposons également des formations continues de qualité pour vous permettre une utilisation optimale de l’outil. Cela, sans frais supplémentaires.