Planifier ses chantiers : les conseils d'entrepreneurs 

La planification de chantier est l’un des outils les plus puissants pour garantir la meilleure gestion de vos chantiers, et donc leur succès.

Certains entrepreneurs ne prennent pas suffisamment de temps pour cette étape. Ou encore, ils se disent : “Pourquoi planifier, ça change quand même tout le temps ?”

Nous avons donc discuté avec 3 professionnels du bâtiment (François, Laurent & Nicolas) pour connaître leur avis sur la question et leurs astuces pour un planning de chantier vraiment utile. 

C’est parti ! 🚀

L’importance de la planification de chantiers

Créer un planning de chantier est super important pour votre organisation. Il vous permet de sécuriser le projet de construction. Plus le planning est précis et bien réalisé, plus vos équipes sont bien dirigées et plus les imprévus peuvent être anticipés ou gérés. 

Gérer les emplois du temps

Pour Nicolas, la planification de chantier est primordiale à tous niveaux. Elle lui permet de gérer les emplois du temps de ses ouvriers et de ses employés ainsi que l’approvisionnement des matériaux nécessaires au projet : « Grâce à la planification, on peut s’assurer que tout est disponible au bon moment sur le chantier. C’est indispensable, surtout lorsque l’on gère plusieurs chantiers en même temps.» Il faut dire que chez ICM, il n’y a pas moins de 35 chantiers à suivre en parallèle. 

Estimer le volume de travail annuel 

Quant à François, le planning lui permet d’estimer le volume de chantiers annuel. Sa préoccupation principale est de s’assurer que ses équipes n’ont ni trop, ni trop peu de travail sur l’ensemble de l’année. 

« Beaucoup de petites entreprises ne planifient pas ou mal leurs chantiers. Chez moi, la planification de chantier occupe 50% du temps de préparation.»

Gérer les délais 

Le planning permet à Laurent d’estimer les délais de chaque tâche et de les respecter. Il ajoute : « Malheureusement, il existe encore beaucoup d’entreprises du bâtiment qui ne planifient pas, et ça c’est vraiment dommage. »

En effet, étant dans un métier de finitions, il subit souvent la mauvaise organisation des autres entreprises qui interviennent plus tôt sur le chantier.

« Un planning bien pensé et bien réalisé permet à tout le monde d’être plus à l’aise sur le chantier », précise-t-il.  

Les avantages de la planification 

Planifier ses chantiers présente de nombreux avantages, aussi bien sur le terrain qu’au bureau. En voici quelques-uns :

Gagner du temps 

Planifier les projets permet de prévoir les imprévus et les délais de livraisons. On s’assure alors d’obtenir un planning qui colle au plus près de la réalité. On évite donc les changements de programme de dernière minute et autres aléas récurrents qui font perdre un temps précieux.

Anticiper les délais de commandes 

Planifier les projets travaux en fonction des délais de livraison des ressources nécessaires peut être une bonne solution pour prévenir les mauvaises surprises. 

Nicolas l’affirme : « Nous, si on ne planifie pas, c’est impossible. Il faut bien s’imaginer que pour avoir une colonne sur un chantier, il faut la commander 8 semaines à l'avance. Dans le préfabriqué, la planification est clairement primordiale ». 

Assurer un gage de qualité et de respect par rapport aux sous-traitants 

Lorsque l’on travaille avec des sous-traitants, la planification est d’autant plus importante. Pour François, avoir une bonne organisation quant au déroulement du chantier est une marque de respect vis-à-vis des sous-traitants : « Avec un bon planning, on évite de faire déplacer les sous-traitants pour rien par manque de préparation. Cela permet de préserver une bonne relation avec tous les collaborateurs ».

Diminuer la charge mentale

La planification allège considérablement la charge mentale, tant pour les équipes que pour le patron. En effet, en ayant un plan détaillé et bien structuré, les ouvriers peuvent se concentrer pleinement sur l'exécution de leurs tâches sans se soucier constamment de ce qui va suivre.

De même, pour l’entrepreneur, savoir que tout est organisé selon un calendrier précis permet de réduire le stress lié à la gestion quotidienne du chantier. Cela libère également l'esprit pour se concentrer sur d'autres aspects importants de la gestion de l'entreprise.

5 Conseils pour une bonne planification de chantier

1. Etablir un devis précis

Pour Nicolas, la base de tout c’est le devis : « Le point de départ, c’est bien le devis. Il faut voir le devis comme un objectif. Pour l’atteindre, on doit lister et prévoir les matériaux et les ressources humaines dont on aura besoin. La base c’est donc la décomposition de l’ouvrage. La clé c’est peut-être de se concentrer sur ce que l’on a moins l’habitude de faire, la partie qui sera plus difficile à réaliser et récolter toutes les informations nécessaires par rapport à ça. »

Autrement dit, assurez-vous d’établir un devis détaillé qui vous facilitera par la suite sa planification. Si vous pensez déjà à tout ou presque pour le devis, le plus gros du travail sera déjà fait.

2. Lister toutes les ressources nécessaires 

Nos entrepreneurs s’accordent sur ce point : prenez le temps pour réfléchir et estimer les ressources nécessaires pour chaque ouvrage (main d'œuvre, machines, matériaux,…) et donc, pour chaque chantier de façon détaillée. 

3. Ajuster régulièrement le planning

La planification de chantier est rarement parfaite dès le premier coup. Il y a des ajustements à faire en cours de route. Il faut l’accepter et en tenir compte pour la prochaine fois. Cette mise à jour passe donc par un suivi de chantier de qualité pour avoir une connaissance de tout ce qu’il se passe sur le terrain.

4. Poser les bonnes questions aux clients 

La base d’une bonne planification passe par la relation avec le client, affirme Laurent. En tant qu’expert dans son domaine, il pose les bonnes questions aux clients qui lui permettront d’affiner son planning. Le client ne pense pas toujours à tout et c’est normal. En tant que professionnel du bâtiment, il est important de penser à sa place.

Le fait de poser des questions, de creuser le projet du client, vous permettra de créer un planning réaliste et en plus, d’éviter de futures demandes de suppléments en cours de chantier. 

5. Etre réaliste

“Tout le monde n’a pas la notion de comment bien planifier. Je vois parfois des plannings irréalisables dans le seul but de plaire au client”, nous dit Laurent. 

Vendre des délais irréalisables, c’est le meilleur moyen de créer une future frustration chez le client. 

6. Rester le maître à bord

Vous êtes un professionnel, vous connaissez votre métier et vous avez le souci du travail bien fait. Il faut donc être transparent avec lui et lui expliquer pourquoi le délai qu’il souhaite n’est pas faisable. Dans le pire des cas, vous devrez être capable de refuser le chantier s’il ne colle pas avec le planning de votre entreprise. 

La pire chose à faire serait de se laisser faire par le client et dire « oui » à tout. Beaucoup d’entrepreneurs ont peur de dire « non » par peur de décevoir. S’il n’est pas possible d’accepter un chantier, il vaut mieux ne pas le faire.

Quelles sont les étapes de la planification ?

Chaque entreprise, chaque entrepreneur et chaque chantier sont différents. Les étapes à suivre pour planifier les chantiers vont donc dépendre de ceux-ci. Il n’y a pas une seule et unique méthode à suivre pour planifier de manière efficace. Cependant, voici quelques étapes de base pour une bonne planification :

1. Définir le projet avec ses objectifs et ses contraintes
2. Lister les tâches à réaliser par ordre chronologique 
3. Estimer la durée de chaque tâche 
4. Déterminer les ressources nécessaires 
5. Assigner les tâches et ressources 
6. Placer les chantiers dans le planning annuel
7. Suivre l’avancement des travaux 
8. Adapter le planning aux imprévus 

On vous partage aussi la vision de nos 3 entrepreneurs sur leur méthode de planification. 

Nicolas 

Chez ICM, le planning de l’entreprise se cale sur le planning des équipes de montage. 

Un premier planning de base est créé. Ensuite, le chef de projet le décortique et l’alimente avec ses infos. Puis, ce planning est amené à être revu par toutes les parties prenantes pour être encore plus précis. 

« Quand on commence un chantier sans avoir les éléments qu’il faut, c’est la Bérézina. Dès qu’un chantier est accepté, le planning général de l’entreprise le prévoit déjà. Ensuite, le projet en lui-même est planifié environ 3 mois avant le début du montage ».

François 

François gère trois équipes sur chantier. Il est nécessaire pour lui de planifier ses projets afin de préparer le travail de ses ouvriers.

Il analyse toutes les tâches à réaliser et les intègre au planning. Pour ce faire, il se base sur son devis. Il s’assure de toujours réaliser une offre très détaillée. 

Il détaille ensuite les tâches qui sont à réaliser dans les trois mois et laisse les tâches à réaliser dans plus de trois mois pour plus tard.

Pour chaque ouvrage à réaliser durant les 3 premiers mois, il se pose les questions suivantes :

• ai-je besoin d’équipes internes ou en sous-traitance ?
• ai-je besoin de matériel ?
• y a-t-il des matériaux à commander ? Quels sont les délais ?
• qui sera chargé de la réalisation ?
• combien de temps faut-il prévoir ?

Il l’intègre par la suite dans son planning annuel.

Laurent 

Laurent gère une petite entreprise constituée de trois personnes. Il procède généralement toujours de la même façon :

• Il planifie chaque chantier dans leur entièreté. 
• Il planifie selon les tâches à réaliser, puis en fonction des hommes disponibles et de leur rendement
• Il prévoit une marge de 10% en plus au niveau du timing pour anticiper les imprévus.

Quand accepter ou refuser un chantier ?

C’est grâce au planning que François décide ou d'accepter ou non un chantier. Par exemple, s’il constate des moments de l’année où le planning est plus léger, il peut facilement intercaler de plus petits chantiers durant ces périodes-là.

En fait, la question d'accepter un nouveau chantier lorsque le planning est bien rempli dépendra de votre mentalité et de vos ambitions.

Si votre but est de garder votre nombre d’équipes et d’ouvriers fixe, et qu’il ne vous est pas possible d’accepter un chantier par manque de ressources, alors il faut le laisser à quelqu’un d’autre.

Si, au contraire, votre but est de grandir, alors pensez peut-être à l’accepter même si le planning est complet. Vous chercherez alors à recruter ou bien, à sous-traiter.

Le partage du planning avec les équipes

Théoriquement, pour que le planning soit efficace, il est important d’impliquer toutes les parties prenantes, particulièrement les équipes sur chantier. Dans les faits, cette collaboration peut parfois être difficile à obtenir…

Selon Nicolas, chaque équipe doit avoir connaissance de son planning à venir. C’est un moyen de les responsabiliser et de les habituer à anticiper les prochaines étapes.

Il communique les objectifs sur chantier pour donner une vision du calendrier prévu et leur permet de suivre leur progression.

En fait, la façon dont on partage le planning dépend beaucoup de la culture et des besoins propres à chaque entreprise et équipe.

À quelle fréquence faut-il mettre à jour son planning ?

Le planning doit être mis à jour régulièrement afin de s’adapter aux éventuels changements en cours de route. Cela permet de détecter rapidement les retards et les problèmes potentiels, et de prendre les mesures nécessaires pour les résoudre. 

François met à jour son planning tous les jours : « Je commence par faire un planning théorique pour le client (dans les grandes lignes). Je remets à jour constamment et je le détaille petit à petit car c’est impossible de planifier une année entière de chantier. »

Laurent le rejoint en ajoutant qu’il consacre la moitié de son temps à modifier son planning. 

Faut-il utiliser un logiciel pour la planification de chantier ? 

De nombreux outils tels que les logiciels de gestion dédiés aux bâtiment peuvent être très utiles pour la planification de chantier. Ces outils apportent une solution simple pour organiser son entreprise du bâtiment grâce à ses fonctionnalités innovantes. Grâce à ceux-ci, vous allez gagner énormément de temps et d’argent !

Par exemple, François utilise le planning journalier de Vertuoza. Grâce à cette fonctionnalité, il peut définir où doivent se rendre ses hommes et ce qu’ils ont à réaliser. Pour lui, planifier sans logiciel c’est impossible. Avec un logiciel, c’est rapide, fluide et malléable. 

Quel logiciel choisir ? 

Notre logiciel de gestion de chantier Vertuoza propose une gamme complète de fonctionnalités, y compris un module de planning de production de chantier, pour faciliter l'organisation sur le terrain. Qu'il s'agisse d'ouvriers, d'artisans, de sous-traitants ou même de véhicules, tout trouve sa place dans notre logiciel.

De plus, vous bénéficiez d'une fonctionnalité de pointage des heures. Grâce à notre outil de planification, vous pouvez suivre en temps réel vos coûts de main-d'œuvre et la disponibilité de vos équipes.

Chaque imprévu et chaque heure travaillée sont automatiquement enregistrés par Vertuoza, vous offrant ainsi une vision précise de la rentabilité réelle de vos chantiers.

Conçu spécialement pour les entrepreneurs et artisans du bâtiment, Vertuoza permet également la création de carnets de route pour vos équipes, assurant ainsi une bonne coordination des tâches à chaque étape du projet. N'hésitez pas à demander dès maintenant une démo pour découvrir toutes les fonctionnalités de notre logiciel et en tirer pleinement profit.

Conclusion 

Planifier ses chantiers est une technique très importante pour organiser et suivre l’avancement des travaux, minimiser les risques d’erreurs et de retards, tout en garantissant une coordination efficace entre les différentes parties prenantes du projet.

Chaque entreprise a ses petites astuces selon ses projets. 

Dans cet article, trois entrepreneurs de la construction nous ont partagé leur conseils concernant la planification de chantier. Et vous, comment planifiez-vous vos chantiers ?