Pourquoi créer des processus dans son entreprise du bâtiment ?

Pour faire face à des clients de plus en plus exigeants et à des normes de plus en plus strictes, les entreprises de construction n’ont pas d’autres choix que d’assurer la qualité des ouvrages qu’elles livrent. Pour ce faire, elles doivent repenser leurs méthodes et leurs outils de production. Comment ? En créant des processus précis. Grâce à eux, vous améliorerez votre organisation et garantissez la réussite de vos chantiers. 

Mais alors, quelle est leur utilité dans les entreprises de construction ? Comment les créer et les optimiser ?

Le processus dans la construction

Ce terme désigne l’ensemble des activités corrélées qui transforment les éléments d’entrée en éléments de sortie. Dans le secteur du bâtiment, il définit dans l’ordre les tâches à réaliser afin de transformer un devis en projet livrable. 

 Il existe trois types de processus dans une entreprise de construction :

• Opérationnels ou processus de réalisation : ils contribuent à la réalisation du projet, de la définition des besoins du client à sa satisfaction ;
• Processus de management ou décisionnels : ils définissent les stratégies permettant de piloter la démarche qualité et de veiller à son amélioration ;
• Processus de support ou de soutien : ce sont les ressources nécessaires au bon déroulement des deux précédents processus. 

La réussite des chantiers (et par extension la pérennité de l’entreprise du bâtiment) dépend de la capacité du manager à structurer les échanges entre les différents acteurs qui interviennent sur et en dehors des sites. 

Un chantier ne nécessite pas uniquement des artisans compétents ou des matériaux de qualité. Le management de tous les intervenants joue également un rôle primordial. 

Faciliter l’organisation du chantier

Un chantier peut durer relativement longtemps en fonction de l’envergure des travaux et de la complexité de l’ouvrage. Il fait aussi appel à de nombreux corps de métiers devant travailler main dans la main pour garantir la qualité du résultat. 

Pour cela, chacun doit connaître ses missions, mais aussi le déroulé du chantier avec les échéanciers. D’ailleurs, saviez-vous que 70 % des problèmes sur un chantier découlent d’une mauvaise organisation ? 

Optimiser la gestion du chantier

Du devis à la livraison, un chantier est un véritable défi pour l’entreprise de construction et les différentes équipes qui y participent. Une gestion optimale permet donc de le livrer dans les délais et conformément au cahier de charge.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez vous faire aider par un logiciel numérique tel que Vertuoza.

Les achats

L’approvisionnement est un poste clé du chantier. Sans matériaux, il est à l’arrêt. De ce fait, une bonne gestion des achats vous permet de :

• Maîtriser votre budget tout assurant la qualité ;
• Éviter la rupture de stocks de matériaux entraînant l’arrêt temporaire des travaux et le retard de livraison du chantier ;
• Éviter le surstock de matériaux : si votre chantier ne dispose pas d’espace de stockage adapté, les matériaux risquent de se détériorer ou de se faire voler.

Le personnel de chantier

Derrière les constructions démesurées et les ouvrages complexes se cachent des hommes et des femmes qui mettent en commun leurs compétences. Pour tout dire, les moyens humains sont la pierre angulaire du secteur du bâtiment. La gestion du personnel constitue ainsi un enjeu de taille pour les entreprises de construction. 

Offre d’emploi, recrutement, rémunération, bulletin de paie, sécurité et santé… sont autant de paramètres qui nécessitent une amélioration afin de booster la performance de l’équipe et ses conditions de travail.

La qualité de l’ouvrage

La qualité est ce qui vous permettra de vous démarquer de vos concurrents. Pour ce faire, vous devez mettre en place un processus de contrôle qualité. Celui-ci assure la conformité des travaux avec les normes en vigueur et les documents contractuels.

Comment faire pour garantir la qualité du travail ? En effectuant des visites régulières sur le site (en dehors des visites programmées obligatoires avec le maître d’ouvrage). Vous pourrez alors vérifier l’avancement du projet, identifier les éventuels problèmes et apporter des solutions adéquates le plus tôt possible. Par ailleurs, vous pourrez également établir un suivi des plans d’inspection pour être sûr que tous les points qui devaient être inspectés y correspondent.

La gestion des processus dans les entreprises de construction ? 

Il s’agit d’une tâche requérant des connaissances approfondies dans plusieurs domaines. 

Les appels d’offres

Ils sont réglementés dans le domaine du bâtiment. En effet, leur élaboration doit suivre des étapes précises :

• Demande de soumission ;
• Sélection des marchés ;
• Rédaction des contrats ;
• Exécution des travaux.

Les travaux modificatifs 

Il s’agit des modifications que le client apporte sur le plan initial du projet. Les travaux modificatifs sont complexes, car les possibilités sont infinies. Néanmoins, vous pouvez les encadrer afin qu’ils ne changent pas complètement le plan.

Les réserves

Les réserves ont un impact direct sur la qualité de vos livrables et donc votre performance. Aussi, vous vous devez de consigner dans la liste de contrôle de construction les malfaçons et les défauts à corriger pour chaque corps d’état.

Le suivi des interventions

La mise en place d’un document actualisé permet à tous vos intervenants d’avoir les données essentielles à la réalisation des interventions. 

La gestion des projets de construction (GPC) pour organiser efficacement le chantier

Également appelée « Construction Project Management » (CPM), la GPC est une méthode de gestion, de régulation et de supervision des processus dans les entreprises de construction. 

Cette méthode se base sur les échéances. Elle commence par une planification des tâches à effectuer par les différentes équipes et se termine par le livrable. Pour mener à bien cette tâche, vous devez prendre en compte deux paramètres : les contraintes du projet et la sécurité. 

Rôles de la CPM

L’utilisation de la CPM vous permet de faciliter :

• L’estimation des coûts ;
• Le suivi des budgets ;
• Le planning du projet ;
• Les modifications à réaliser ;
• Les journaux de surveillance quotidiens, hebdomadaires et mensuels ;
• La gestion des fournisseurs ;
• La gestion des risques professionnels :
• Le contrôle qualité ;
• Le suivi du chantier. 

Les bonnes pratiques de la CPM

• Effectuer une étude de faisabilité du projet en prenant en compte divers éléments tels que les fonds, les normes ISO et les réglementations en vigueur en France, les procédures administratives, les mesures de sécurité requises et les caractères techniques du chantier (accessibilité, présence des raccordements d’eau, d’électricité, de gaz…) ;
• Respecter les étapes de la phase de démarrage ;
• Mettre en œuvre une méthode pour maîtriser les risques ;
• Créer un organigramme des tâches à réaliser, incluant les livrables et les livraisons partielles ;
• Déterminer la chronologie idéale des tâches ;
• Mettre en œuvre une politique pour gérer les coûts avant et pendant le projet ;
• Communiquer de manière optimale avec l’équipe ainsi que les différentes parties prenantes et les variables ;
• Bien gérer les ressources ;
• Définir une source unique pour centraliser l’ensemble des processus. 

Les différentes phases de la gestion des projets de construction

La CPM passe par 6 étapes.

1. La phase de démarrage au cours de laquelle votre équipe établit un plan du projet avec des dessins de conception répondant aux besoins du maître d’ouvrage.
2. La préparation : cette phase précise quelques informations :
3. Les travaux auxquels le maître d’ouvrage veut participer,
4. Votre plan de communication avec les différents intervenants,
5. La source unique sur laquelle toutes les informations sont centralisées afin que votre équipe puisse accéder à toutes les données dont elle a besoin,
6. Vos stratégies pour gérer les risques professionnels,
7. Votre feuille de route : elle détermine les dépendances à garder en tête,
8. Vos méthodes de contrôle de coût afin de maîtriser le budget,
9. Votre objectif.
10. L’exécution : votre plan de communication assurera la réussite de cette phase. Pour cela, échangez avec vos clients, mettez à jour votre équipe (départ et entrée de nouveaux collaborateurs) et notez les progressions du projet dans un document accessible à tous.
11. La mise en service : dernière vérification avant présentation au maître d’ouvrage (défauts, anomalies, etc.) et présentation du livrable.
12. La réception du chantier et le début de la période de garantie.
13. La clôture du projet.

Pour optimiser la gestion des projets, pensez à utiliser un logiciel de CPM dont les fonctionnalités répondent parfaitement à vos besoins. Vertuoza peut notamment vous prêter main-forte dans ce cas.

La cartographie : pour une vision transversale de l’entreprise

La cartographie représente graphiquement les différents processus mis en place dans une entreprise du bâtiment. Étant un outil de communication visuelle sur les informations et les données, elle permet de :

• Identifier, comprendre et gérer les différents processus corrélés ;
• Améliorer la communication entre les différentes équipes faisant partie d’un même processus ;
• Fluidifier les processus de travail ;
• Planifier les projets.

De ce fait, la cartographie facilite :

• La conception du projet ;
• La compréhension du déroulement du chantier par les équipes impliquées ;
• L’identification d’un problème et la solution pour le résoudre rapidement…

Le numérique au service des entreprises du bâtiment 

Le secteur du BTP est aujourd’hui en pleine mutation. Les enjeux environnementaux et les nouveaux besoins des consommateurs obligent les professionnels à être de plus en plus performants pour gagner une place dans le marché. Pour améliorer les méthodes de travail des professionnels du bâtiment, les outils numériques sont incontournables. 

Faciliter les appels d’offres

Les logiciels dédié au secteur du bâtiment tels que Vertuoza automatisent via un seul outil :

• Le stockage des documents ;
• Le suivi des réponses ;
• Les relances et l’analyse des offres. 

Grâce à cette centralisation des données, vous gagnez du temps dans vos appels d’offres.

Faciliter le suivi des différents besoins des chantiers

• Estimation des coûts du projet en se basant sur le prix réel des matériaux sur le marché ;
• Gestion des fournisseurs ;
• Confirmation et modification de commandes ;
• Planning d’exécution des tâches, etc.

Pourquoi utiliser Vertuoza pour créer vos processus ?

Lancé en Europe en 2020, Vertuoza est devenu en 2 ans l’un des logiciels de référence pour les entreprises et les professionnels du bâtiment. Il faut dire que l’outil propose des services complets pour faciliter le quotidien des entrepreneurs.  

Dans la pratique, Vertuoza vous accompagne dans la dématérialisation de votre entreprise. Notre logiciel en ligne automatise les processus de votre entreprise de construction grâce à des fonctionnalités bien pensées. De l’établissement de devis à l’analyse de vos résultats, laissez notre solution en ligne vous assister.

• Rassembler les documents techniques (notice des appareils, plans techniques, etc.) émanant des fournisseurs et du maître d’ouvrage sur une même interface. Cela permet à tous les intervenants sur le chantier d’y accéder facilement.
• Rassembler les données récoltées au cours des visites de contrôle vous permettant d’avoir des informations mises à jour et en temps réel.
• Mettre à jour les normes qualité, environnement et sécurité exigées dans le BTP (RT 2012, RE 2020, HQE, HSE, Qualitel, BBC, BEPOS, BBCA, ISO 9001, etc.) afin que vous puissiez vérifier en quelques clics que vos chantiers répondent à ces normes.

En outre, notre outil en ligne vous appuie également dans :

• La création de planning : tâches, salariés, sous-traitants, véhicules de chantier ;
• La planification, la réalisation et la facturation de vos interventions ;
• La gestion du chantier et du stock.

Par ailleurs, un tableau de bord unique vous permet de garder un œil sur vos chantiers, vos factures, vos stocks et vos résultats. Si vous avez besoin d’aide ou souhaitez obtenir plus d’informations sur le logiciel Vertuoza, n’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe.