Une réunion de chantier réussie en 9 étapes !

Un chantier réussi passe par une organisation et une gestion de travaux impeccables. Pour ce faire, avoir un suivi de chantier efficace est un travail crucial pour toutes les entreprises du secteur. Et ça passe par des réunions de chantier efficaces !

En principe, il suffit d’avoir la bonne méthodologie en main pour que le succès soit au rendez-vous. Le secret réside, entre autres, dans votre capacité à piloter des réunions à forte valeur ajoutée. 

Durant la phase de production, la réunion de chantier est une étape importante. Elle participe au bon déroulement des travaux ainsi qu’à une bonne relation client.

Mais pourquoi est-ce important ? Quelles sont les étapes à prévoir ? Et comment en tirer le meilleur avantage ?

Tout d’abord, qu’est-ce que la réunion de chantier ?

La réunion de chantier, c’est un rendez-vous régulier auquel assistent différents intervenants : l’architecte, le gestionnaire ou conducteur de travaux et le client. Cela dépend de votre façon de travailler. 

Pour une relation client optimale, la présence du client est grandement conseillée car la notion d’équipe client, entreprise et architecte est un élément de réussite d’un chantier. La communication entre les équipes ne sera alors que améliorée.

Vous l’avez compris, la réunion de chantier se différencie de la visite chantier. Celle-ci est réalisée par le conducteur ou gestionnaire de chantier pour contrôler l’avancement du chantier et ainsi, anticiper les besoins, lister les interrogations à lever en réunion de chantier.

Quels sont les objectifs de la réunion de chantier ?

En tant qu’entrepreneur, la réunion de chantier est l’occasion pour vous de prouver au client et à l’architecte qu’ils ont choisi l’entreprise idéale pour le travail souhaité. De plus, une réunion de chantier hebdomadaire efficace contribue à l’anticipation des imprévus et évite donc les retards de livraison.

Concrètement, l’objectif de cette réunion est d’annoncer et de valider les changements de conception qui impacteront le calendrier prévisionnel. Cela vous permettra non seulement de mieux budgétiser les modifications pour la prochaine réunion, mais aussi de calculer le délai supplémentaire nécessaire selon les informations à votre disposition. 

Pour le client, c’est le moment de soumettre ses nouvelles demandes, de poser ses questions… A vous alors d’y répondre, de proposer des solutions tout en mettant à jour le calendrier. 

Si le client en a fait la demande auparavant, c’est aussi à ce moment que vous lui remettez le budget pour les suppléments demandés.

Enfin, cette réunion sert également à garder un œil sur l’évolution et l’exécution des travaux auprès des différents corps de métiers qui participent au chantier.

Une réunion de chantier réussie en 9 étapes !

Pour optimiser la rentabilité de vos chantiers et favoriser la coordination des tâches vis-à-vis des intervenants, il est essentiel d’organiser un rendez-vous régulier entre les participants du projet de construction. Bien sûr, une bonne réunion ne s’improvise pas.

Voici donc 9 étapes à suivre pour organiser votre réunion de chantier : 

1. Prévoir du temps dans l’agenda pour préparer la réunion de chantier

L’idéal pour préparer votre réunion de chantier comme il se doit, c’est d’y consacrer du temps dans votre agenda. Voyez cela comme une réunion avec vous-même durant laquelle vous préparez les différents sujets à aborder lors de la réunion à la date fixée.

Pensez aussi à rassembler toutes les données à disposition pour votre évaluation quant à l’avancement des travaux. Et ce, sans oublier la mise à jour des informations.

Pourquoi une telle préparation ? Dans notre métier, nous sommes vraiment en manque de temps, le nez dans le guidon de janvier à décembre. Prendre du temps pour bien faire les choses est un vrai travail. C’est une compétence que je vous invite à nourrir.

La qualité de la réunion est bien meilleure lorsqu’elle est préparée. Faites le test, vous verrez ! 

2. Lister les questions à poser au client et à l’architecte

Parfois, les renseignements reçus par les clients ou les architectes manquent de précision. Pensez à lister toutes les informations et documents qu’il vous manque afin de les réclamer lors de cette réunion. Ces questions peuvent porter par exemple sur :

• L’acceptation ou non d’un supplément
• La validation des choix et changements
• La relance quant à certaines demandes
• …

Concentrer les questions au même moment lors de la réunion vous évitera d’envoyer et de recevoir des dizaines de mails ou d’appels au compte-goutte. 

3. Budgétiser les suppléments

En cours de chantier, il arrive souvent qu’un client demande à ce que vous budgétisiez une modification, un supplément. Durant la préparation de votre réunion de chantier, pensez à avancer dans l’élaboration de vos avenants. En effet, si vous attendez ou finissez par les transmettre avec du retard, vous risquez de mettre le client en porte-à-faux. Il se retrouvera donc à devoir accepter cet avenant trop rapidement pour lui.

Les clients aiment recevoir rapidement le budget de ce qu’ils demandent. Mettons-nous à leur place ! 

4. Mettre à jour le planning

Une fois que tout ça est fait, il ne reste plus qu’une chose à préparer pour la réunion de chantier : la mise à jour du programme selon l’avancement des travaux.

Il ne s’agit pas uniquement d’un travail de listing de tâches à effectuer en mentionnant les dates d’exécution.

L’idée ici est de prendre contact avec tous les intervenants tels que vos sous-traitants, fournisseurs, entreprises et autres professionnels du bâtiment qui participent au chantier. Le but est de vous assurer que les dates et délais convenus sont toujours d’actualité.

Ce que vous direz en réunion concernant le calendrier aura énormément de poids pour le client. Avoir les bonnes indications de la bonne personne en termes de délais est super important pour mettre à jour votre planning. Et si vous n’avez pas eu la confirmation du délai pour le mettre à jour, osez dire que vous devriez avoir le délai rapidement. 

5. Prévoir une visite de chantier avant la réunion

Dans le secteur du bâtiment, tout type de construction ou de rénovation s’avère complexe et délicat. En plus d’être nécessaires pour une bonne réunion, les visites de chantier sont indispensables au bon suivi de l’avancement des travaux. En effet, elles permettent le contrôle de la qualité de la construction, la gestion des coûts et des délais, la sécurité sur le site et la bonne application du contrat en général.

Une bonne astuce est d’arriver en avance à la réunion de chantier. Le temps varie selon la taille du chantier en question. 

Ce laps de temps vous permettra de faire une visite du chantier complète. Et pas que.

C’est le moment idéal pour compléter certaines réponses aux questions de la liste dressée préalablement. Profitez-en aussi pour prendre connaissance des éventuels imprévus. Cela vous aidera à identifier et donc anticiper les potentielles difficultés et éventuels surcoûts. Vous serez alors capable de relever les questions essentielles à la réussite du projet de construction ou autre, que ce soit à l’égard du client ou de l’équipe professionnelle (incluant l’artisan, les sous-traitants et les autres entreprises ayant un rôle dans l’opération). 

En plus, vous bénéficierez d’une bonne visualisation de l’ensemble des actions à mettre en place et des ressources à mobiliser pour le bon déroulement du chantier.

Toute cette anticipation sera bénéfique lors de la réunion car vous aurez les réponses à toutes les questions et serez déjà au courant de toutes les petites difficultés. Vous ne serez donc jamais pris au dépourvu !

Petit conseil pratique :

Les clients ont tendance à venir plus tôt également.

Eh oui, ils sont impatients d’assister à ce rendez-vous et de vous poser toutes leurs nouvelles questions !

A peine sorti de votre voiture, il y a donc de grandes chances que le maître d’ouvrage tente de vous noyer sous son flot de questions. A ce moment-là, soyez suffisamment fort pour rappeler que la réunion de chantier commence dans 20 minutes, par exemple. Expliquez-lui que vous avez besoin d’un petit moment pour faire le tour du chantier sereinement. 

6. Avoir la bonne attitude lors de la réunion de chantier

Lorsque vous intervenez sur un chantier, vous vous entourez forcément d’une équipe. Une formation dans un domaine tel que le management d’équipe peut parfois s’avérer utile.

Bien entendu, les compétences en communication sont aussi attendues pour minimiser les conflits et les malentendus. Elles seront d’autant plus utiles dans la préparation et la présentation d’une réunion de chantier hebdomadaire. 

Le jour J, en étant bien préparé, vous vous sentirez beaucoup plus fort et à l’aise. D’ailleurs, pour les gestionnaires qui sont plutôt timides, n’hésitez pas à surpréparer votre réunion et à vous munir de tous les documents et plans nécessaires. 

Pour le client et l’architecte la confiance est super importante et elle se gagne suite à l’addition de votre bonne attitude et de vos actes vertueux. Pour ce faire, soyez positif, en forme, souriant, agréable et surtout, faites ce que vous dites et dites ce que vous faites.

Voici quelques conseils qui vous aideront à tirer le meilleur parti de votre réunion : 

• Soyez à l’aise avec la prise de parole en public
• Utilisez les différentes techniques de communication qui peuvent vous aider à captiver l’attention de votre audience : un langage corporel ouvert, une voix dynamique, des arguments clairs et concis, etc…
• Ensuite, laissez-vous une marge pour répondre aux questions des participants ou aborder les problèmes techniques que vous avez remarqués lors de votre visite de chantier.

Votre meilleur marketing, image de marque, c’est au final expérience client au top !

7. Adaptez-vous au chantier

Le maître d’ouvrage et l’architecte aiment collaborer avec des personnes investies. Afin d’être connecté avec la réalité du terrain, pensez à vous rendre sur chantier avec vos bottes si vous en êtes à la phase de terrassement. Remettez alors vos petites chaussures quand vous serez à l’étape des peintures. Bref, montrez que vous êtes l’homme de la situation.

Le client a vraiment besoin de sentir que vous irez à la cage aux lions pour lui ! 

8. Présenter clairement l’ordre du jour

Durant la réunion de chantier, lorsque c’est à votre tour de parler, présentez clairement les points à aborder. Par exemple, vous pourriez dire :

« Aujourd’hui, nous avons trois grands thèmes à voir ensemble. Tout d’abord, j’ai une série de questions à vous poser. Il faut notamment valider des teintes.  Ensuite, je vais vous présenter les budgets des suppléments que vous m’avez demandés. Enfin, je vais vous présenter le planning mis à jour. »

Avec une telle organisation, le client et l’architecte seront en confiance et ils baisseront les armes face à l’image (parfois négative) des entrepreneurs du bâtiment. La vraie relation pourra alors vraiment commencer et les discussions seront beaucoup plus constructives.

9. Envoyer un rapport de la réunion de chantier

Si vous pouvez le faire, prenez la peine d’envoyer un compte rendu par email aux différents intervenants présents à la réunion.

Cet email doit être suffisamment précis pour éviter tout malentendu par la suite. L’objectif du rapport de réunion de chantier est de reprendre tout ce qui a été dit. Par exemple :

• Les questions posées ainsi que les réponses
• Les problèmes rencontrés et les solutions proposées et/ou validées
• Les choix validés
• les éventuels budgets validés
• le planning validé

Quelle est l’importance d’une réunion de chantier ?

Vous l’aurez compris, le principal intérêt de ces rencontres réside dans le fait qu’elles facilitent les discussions autour des points bloquants qui peuvent, sur le long terme, générer des complications.

Concrètement, aborder ces sujets permet notamment d’éliminer les risques de conflits avec un artisan, les retards de livraison, les blocages, voire les pertes financières. Pour faire simple, chaque problème doit être abordé lors de ces réunions après évaluation, ne serait-ce que pour suivre son évolution et sa résolution dans le temps.

C’est ainsi qu’une réunion de chantier bien organisée permet un suivi pertinent.

Pourquoi avoir une organisation impeccable ?

L’organisation d’un projet de construction ou de rénovation dans le bâtiment n’est pas toujours évidente. C’est justement pour cette raison qu’une gestion et un suivi efficaces des travaux sont indispensables. Une bonne organisation profite à tous. En effet, elle augmente les chances de satisfaction. Et ce, dans le respect des délais, du budget prévu et sans complications financières ou juridiques supplémentaires. Que demander de plus ?

Aujourd’hui, vous avez à disposition plusieurs outils destinés aux professionnels du bâtiment pour que vous puissiez superviser la planification, la conception et le suivi d’un projet de travaux ambitieux. Le logiciel Vertuoza en particulier contribue à une coordination précise des activités de tous les intervenants. Il peut être, entre autres, d’une grande aide pour préparer une réunion hebdomadaire de chantier car vous avez à portée de main les documents, PDF et données nécessaires pour faire votre suivi de travaux. Autrement dit, tout y est centralisé.

Vous pourrez par la même occasion identifier les embûches susceptibles de retarder la réception du chantier et de provoquer des surcoûts. De plus, une bonne organisation permet de prendre les bonnes décisions au bon moment grâce à une analyse et un calcul précis de l’impact des changements sur le budget et le planning prévisionnel. Mieux encore, vous gagnez un temps précieux au cours de la préparation de vos réunions de chantier.

Comment optimiser le suivi des travaux ?

Mettre en place une organisation rigoureuse est essentiel pour une bonne gestion de vos chantiers. Celle-ci a un impact direct sur le contrôle des dépenses et le contrôle de la réception des travaux. En d’autres termes, vous serez pleinement maître du chantier grâce à un suivi optimisé en temps réel. C’est justement pour cette raison qu’il s’avère utile d’avoir recours à un logiciel de suivi de chantiers tel que Vertuoza. 

Il s’agit d’un outil qui profite autant aux entreprises du bâtiment, qu’aux maîtres d’œuvre et conducteurs de travaux. De plus, c’est un coup de pouce non négligeable à différents égards. On parle entre autres de l’exécution des tâches administratives (élaboration de devis, factures, commandes des matériaux, etc.), de la gestion des ressources (matérielles, humaines et pécuniaires) ou encore de l’organisation du planning.  

Vous savez maintenant tout ce qu’il y a à savoir pour bien préparer votre réunion hebdomadaire de chantier ! Pour en savoir plus sur l’outil Vertuoza, n’hésitez pas à demander votre démo gratuite et personnalisée.