Comment organiser la réunion de démarrage de chantier ?

La réunion de démarrage de chantier fait partie intégrante de la gestion d’un projet de construction. Il s’agit d’une étape importante ayant pour but de s’assurer de partir du bon pied. Une réunion efficace permet d’ailleurs de comprendre la portée ainsi que les objectifs du projet. Si l’architecte est le premier responsable de ces réunions préparatoires, les autres participants jouent également un rôle déterminant. Alors, qui prend part aux réunions de lancement ? Comment préparer sa réunion préparatoire de chantier ? Et comment réussir à coup sûr cette étape incontournable ? On vous explique tout dans cet article. 

Quels sont les enjeux de la réunion préparatoire de chantier ?

Un projet de construction en BTP — qu’il concerne une maison individuelle, un immeuble d’envergure ou autre — s’accompagne toujours de grands enjeux. C’est justement pour minimiser la survenue de problèmes lors de la mise en œuvre que les réunions de démarrage de chantiers sont là. Aussi appelées réunions d’ouverture ou de lancement de chantier, celles-ci se concentrent principalement sur la rencontre entre les concepteurs d’ouvrage et les autres intervenants.

L’objectif d’une réunion de démarrage de chantier est de présenter le projet dans son ensemble. C’est alors que l’architecte communiquera les attentes du maître d’ouvrage. De même, il expliquera les rôles de l’entrepreneur et de tous ceux qui participeront à la construction. Et ce, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Pour le maître d’œuvre, bien préparer sa réunion préparatoire de chantier permet également d’anticiper les éventuelles difficultés. Cela aidera notamment à limiter les risques de litiges, de retards de livraison ou de dépassements de budget. Pour ce faire, il éclaircit les zones d’ombre avant le début des travaux et annonce au préalable l’organisation générale du chantier. Bien entendu, c’est aussi le moment de passer en revue les documents nécessaires au projet, ce qui permettra de vérifier que tous les éléments techniques et administratifs indispensables au lancement du chantier sont en ordre. 

Qui sont les participants de la réunion de démarrage de chantier ?

Bien préparer sa réunion préparatoire de chantier garantit que le projet se déroule de manière ordonnée dès son commencement. De manière générale, il revient au maître d’œuvre d’organiser et de présider cette rencontre. Il s’agit bien souvent de l’architecte choisi par le client. La personne concernée fait dans tous les cas office de responsable pour la conception, la construction et la budgétisation.

Les éléments constitutifs de l’assistance, quant à eux, dépendent principalement de l’ampleur des travaux ou de la complexité du projet. Cela concerne habituellement : 

• Le maître d’œuvre ;
• Le géomètre-expert ;
• L’ingénieur-conseil ; 
• Le contrôleur technique de la construction ;
• L’aménageur de ZAC (zone d’aménagement concertée) ; 
• Le CSPS (coordonnateur de sécurité et de protection de la santé) ;
• Les bureaux d’études et de conseils ;
• Les services et administrations concernés, etc. 

En fonction des dispositions énoncées dans le cahier des clauses administratives particulières, une pénalité financière peut d’ailleurs s’appliquer en cas d’absence lors de cette réunion de lancement. De l’autre part, la convocation des sous-traitants s’avère bénéfique, et ce, même si leur présence n’est pas obligatoire. Le maître d’œuvre sera ainsi en mesure de clarifier les différents impératifs pour une bonne collaboration, notamment en abordant les conditions de paiement.

Quoi qu’il en soit, il s’agit là de la toute première d’une longue série de réunions de chantier qui ont lieu jusqu’à la livraison et la réception du chantier. Ce processus est donc d’une importance capitale. C’est pourquoi il reste impératif que chaque membre de l’équipe professionnelle et cliente soit au rendez-vous. Cela offrira d’autant plus à chacun — du maître d’ouvrage à l’entrepreneur, en passant par l’artisan – l’opportunité de contribuer aux questions qui ont un impact sur ses responsabilités dans le projet de construction. 

Quelles sont les étapes d’une réunion préparatoire efficace ?

Une réunion de lancement de chantier réussie couvre tous les points essentiels du projet de construction. Pour remplir son but informatif, il s’avère essentiel de consacrer un temps suffisant à la préparation. Dans la majorité des cas, cela demandera à l’architecte de :

• Définir la finalité de la réunion ;
• Préparer les documents nécessaires à la présentation du chantier ;
• Rédiger l’ordre du jour de réunion ;
• Effectuer la convocation des participants ;
• Présider la réunion le jour J.

Afin d’assurer son bon déroulement le moment venu, il peut être judicieux de se rendre sur le chantier à l’avance. Cela vous donnera l’occasion de faire une visite du chantier et d’éventuellement identifier les questions supplémentaires à aborder. À rappeler que la réunion se porte principalement sur :

• La formulation des objectifs du projet ;
• La révision du contrat, des conditions générales de construction et du résultat des soumissions ;
• L’organigramme de la direction de chantier ;
• La fréquence des réunions à venir ;
• Les modalités d’échange d’informations ;
• Les exigences de soumission pour certains documents ; 
• La sensibilisation quant aux mesures de sécurité préventives ;
• Lever les premières questions des entreprises.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier la rédaction du procès-verbal après la réunion. Ce document peut jouer un rôle important pour la suite dans la mesure où il résume les sujets abordés ainsi que les décisions prises. De même, il s’agit d’une manière sûre et vérifiable de consigner les différentes informations. Une copie sera émise au maître d’ouvrage, à l’entrepreneur ainsi qu’à tous les autres participants. Il en est de même pour les sous-traitants qui n’ont pas assisté à la réunion de démarrage de chantier.

Quelles astuces pour en tirer le meilleur profit ?

La première étape consiste à choisir en amont une date et un lieu pour la réunion afin de permettre aux participants et au client de libérer leur emploi du temps. Assurez-vous ensuite d’avoir les supports nécessaires pour faciliter autant que possible la compréhension des points abordés. Ayez également à portée de mains les documents liés au projet afin que tout le monde puisse les examiner. Cela permet d’éliminer les malentendus sur une clause quelconque au cours de la présentation. Cela concerne entre autres :

• Le contrat de chantier ;
• Le planning de chantier ;
• Les permis et plans de construction ;
• Les différents devis ;
• Le coût général de la construction ;
• Le calendrier de paiement ;
• Le planning prévisionnel d’exécution ;
• Le planning de prise de décisions ;
• Les politiques et procédures du chantier, notamment en matière de sécurité ;
• Les documents techniques et administratifs ;
• La liste des documents manquants ou attendus par les différents intervenants.

Un autre impératif dans ce cas consiste à engager votre audience lors de la présentation. Une réunion préparatoire de chantier n’est d’ailleurs efficace que si l’assistance y prend part. Alors, ne vous laissez pas submerger uniquement par votre rôle d’animateur.

• Laissez aussi aux autres le temps de prendre la parole lorsqu’il le faut.
• Invitez-les à poser des questions.
• Faites un tour de table. 
• Privilégiez l’interaction.
• Travaillez sur la cohésion dès le départ.

L’objectif étant de convaincre les parties prenantes qu’elles ont des intérêts et des objectifs communs. 

De même, adoptez un langage corporel positif, persuasif et fort pour que la communication soit réussie. Soignez votre apparence et vos discours pour qu’ils reflètent l’humilité et l’ouverture d’esprit. La communication sera ainsi plus fluide.

Tous les intervenants sur le projet de construction sont invités à participer à la réunion préparatoire de chantier de manière active. Chacun doit connaître son rôle afin que la réussite soit au rendez-vous. Si un entrepreneur n’est par exemple pas à jour sur sa documentation, ce n’est pas à l’architecte de faire ce travail à sa place tout simplement parce qu’il préside la réunion. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il faut prendre soin d’informer à l’avance l’ensemble du groupe de la date de la réunion afin qu’ils puissent envoyer en amont des copies à jour pour être présentées à l’audience le jour J.

Pour sa part, l’animateur doit en revanche veiller à ce que tous les points annoncés dans l’ordre du jour soient abordés. Citons entre autres :

• La présentation du donneur d’ordre et du projet ;
• L’énonciation des rôles et des responsabilités de l’équipe professionnelle ;
• Le rappel des devoirs et obligations contractuelles ;
• La définition des chaînes de commandement ;
• Le choix des canaux de communication, etc.

Il est aussi à noter que chaque membre de l’équipe professionnelle est là en raison de sa propre expertise dans un domaine précis. Il sera ainsi chargé des questions techniques relatives à ce dernier. Néanmoins, n’oublions pas que l’architecte restera le premier responsable du chantier aux yeux de l’équipe cliente. Il doit donc remplir son rôle de guide dans le processus de construction et dans la gestion des opérations de suivi.

Quoi qu’il en soit, la réunion préparatoire est là pour lever un maximum d’interrogations liées au chantier. De cette façon, une bonne réunion de démarrage augmente les chances du bon déroulement du chantier. C’est donc une étape à ne pas négliger. Une fois la réunion terminée, le travail peut alors commencer. 

Étape suivante : la commande des matériaux !