Passez à la signature électronique de vos devis

Le monde est de plus en plus numérique. L’industrie de la construction suisse adopte elle aussi des pratiques plus efficaces et durables.

Parmi elles, on retrouve la signature électronique. Cette dernière s’impose comme outil incontournable pour moderniser les processus administratifs, en particulier pour la création et la validation des devis, et gagner du temps.

En effet, les entreprises suisses de construction, de toutes tailles, bénéficient désormais de cette technologie qui simplifie les transactions, réduit les délais et améliore la fiabilité des documents contractuels.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ? 

D’un point de vue purement technique, une signature électronique représente un groupe de données électroniques qui sont liées ou attachées à d’autres données électroniques pour les authentifier. 

Dans un langage plus simplifié, on peut dire que la signature électronique remplace la signature manuscrite dans le monde numérique. Elle permet de signer des documents de manière électronique rapidement.

Grâce à cette technologie, vous pouvez apposer votre signature sur des documents numériques comme des devis, des contrats ou des factures, sans avoir besoin de papier. Ces signatures électroniques ont force de loi, à condition qu’elles respectent les prescriptions de forme et les normes de sécurité établies par la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE).

Il existe trois principaux types de signatures électroniques :

La signature électronique simple (SES)

C’est le niveau de signature le plus basique. Elle est souvent utilisée pour des documents où un niveau de sécurité élevé n’est pas nécessaire.

La signature électronique avancée (SEA)

Cette signature offre une sécurité plus élevée par rapport à la SES. Elle utilise des technologies cryptographiques pour garantir l’intégrité des documents et assurer que le signataire peut être identifié.

La signature électronique qualifiée (SEQ)

C’est le niveau le plus élevé de signature électronique. Elle répond à des normes strictes de sécurité et d’identification, ce qui la rend juridiquement équivalente à une signature manuscrite dans de nombreux cas.

💡 Bon à savoir : Bien que souvent utilisés comme synonymes, les termes « signature électronique » et « signature numérique » ne signifient pas exactement la même chose. La signature électronique désigne un moyen de signer des documents numériquement. En revanche, la signature numérique fait référence à un procédé cryptographique.

Est-il possible de signer des devis travaux avec la signature électronique ? 

Oui, il est possible de signer des devis de construction avec une signature électronique. En revanche, pour signer des devis de construction électroniquement de manière juridiquement valable, il est recommandé d’utiliser une signature électronique qualifiée. 

Comme expliqué précédemment, cette norme de signature garantit un haut niveau de sécurité et de fiabilité, équivalent à celui d’une signature manuscrite. Pour obtenir une signature électronique qualifiée, il est nécessaire de disposer d’une identité numérique vérifiée. 

💡 Bon à savoir : Pour apposer une signature électronique qualifiée, il est nécessaire de disposer d’une identité numérique vérifiée. Notez, par ailleurs, qu’une signature électronique qualifiée, qui répond aux exigences de l’art.14 al. 2 bis CO, a une valeur équivalente à une signature manuscrite. 

Quels sont les avantages offerts par la signature électronique ? 

Opter pour la signature électronique compte de nombreux avantages. D’abord, ce mode de fonctionnement permet de signer des documents rapidement, sans avoir à imprimer, envoyer ou recevoir des documents physiques. Cela accélère les processus commerciaux et administratifs. 

Autre point important, en éliminant le besoin d’imprimer, de scanner ou de poster des documents, la signature électronique réduit les coûts liés au papier, à l’envoi postal et au stockage physique. Cela tend également à limiter l’impact environnemental de l’entreprise. 

Par ailleurs, la signature électronique permet de signer des documents à distance, n’importe où et n’importe quand. Cela est idéal en cas de déplacement ou pour des interactions rapides avec des partenaires.

💡 Bon à savoir : Les signatures électroniques qualifiées utilisent des technologies cryptographiques pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents. Elles offrent également des moyens de vérification fiables, comme l’utilisation d’identités numériques vérifiées. 

Signer les devis BTP de manière électronique avec le logiciel Vertuoza

En travaillant à partir du logiciel de BTP Vertuoza, vous pouvez signer électroniquement vos documents. Vous n’aurez qu’à envoyer vos devis de manière électronique à vos clients. Ces derniers pourront les signer en deux clics, sans même avoir à les imprimer. Vous recevrez ensuite un certificat d’authenticité qui validera légalement la signature réalisée. 

Ce devis pourra ensuite rapidement être transformé en facture une fois que vous souhaitez demander votre paiement. 

Signature électronique en Suisse : tout ce que vous devez savoir 

Est-il possible de personnaliser une signature électronique ?

Oui, il est possible de personnaliser une signature électronique, bien que le degré de personnalisation dépende du système utilisé pour la créer. Cependant, il est important de noter que la personnalisation ne doit pas compromettre la sécurité ou la validité juridique de la signature électronique. Les modifications doivent respecter les normes de signature en vigueur pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents signés.

Combien coûte une signature électronique ? 

Le coût d’une signature électronique varie en fonction du fournisseur, du type de signature, du volume d’utilisation et des fonctionnalités supplémentaires. Pour une signature électronique simple, des fournisseurs proposent des plans gratuits ou à bas prix, tandis que les signatures électroniques qualifiées peuvent nécessiter des abonnements ou des frais uniques à régler lors de la signature. Il est conseillé de comparer les options et les tarifs des fournisseurs pour trouver le meilleur rapport qualité-prix.