Passez à la signature électronique de vos devis BTP

À l’heure actuelle en France, 41 % des PME, 53 % des ETI et 25 % des TPE utilisent la signature électronique. Parmi ces structures, 49 % l’ont utilisée pour signer des documents de vente : factures, devis, etc.

Ce mécanisme offre de nombreux avantages aux sociétés, y compris celles qui œuvrent dans le domaine de la construction. Opter pour la signature électronique de vos devis BTP vous permettra d’assurer la conformité de vos documents, de commencer vos chantiers plus rapidement et surtout de maximiser la sécurité des échanges. Toutes les explications à travers l’article suivant. 

La signature électronique pour des devis légaux

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est une signature numérique qui tend à remplacer la signature manuscrite traditionnelle. Ce mécanisme permet de garantir à la fois l’intégrité du document signé ainsi que son émetteur. Il permet de réaliser des transactions ou des accords légaux de manière rapide et sécurisée, sans nécessiter de documents papier : 

• contrat de travail ;
• facture ;
• bons de commande ;
• documents comptables ;
• devis, etc. 

La valeur légale de la signature électronique en France

La signature électronique dispose d’une vraie valeur légale. Selon l’article 1366 du Code civil français, elle a autant de valeur que la signature manuscrite. En revanche, tous les types de signatures ne disposent pas du même degré de viabilité : 

• la signature électronique qualifiée bénéficie de la même valeur que la signature manuscrite ;
• la signature dessinée ou scannée a moins de force probante. 

La signature qualifiée s’appuie sur de très hautes exigences de vérification et de sécurité. Elle est créée à l’aide d’un dispositif de création de signatures sécurisé et est basée sur un certificat qualifié. Ce certificat est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et atteste de l’identité du signataire.

À l’heure actuelle, la signature électronique est largement utilisée dans divers domaines d’activité, dont le BTP. Cette technologie offre au secteur de nombreux avantages. 

💡 Bon à savoir : La signature électronique est tout à fait recevable juridiquement dès lors qu’un certificat de signature électronique garantit l’identité du signataire. 

Quels sont les avantages d’opter pour la signature électronique des devis BTP ?

1. Un gain de temps

Passer à la signature électronique pour vos devis en BTP vous fera gagner du temps. Cela : 

• parce que vous serez en mesure d’envoyer vos devis en quelques clics ;
• et parce que le destinataire pourra lui aussi signer le document en quelques secondes seulement. 

Ce mode de fonctionnement réduit considérablement les délais d’attente liés à l’envoi, la réception et la signature manuscrite des documents. Il vous permet, in fine, de commencer vos chantiers le plus tôt possible. 

2. Moins de coûts et une meilleure protection de l’environnement

Autre avantage, l’utilisation de la signature électronique diminue les coûts associés : 

• à l’impression des documents ;
• à leur expédition ;
• à leur stockage ;
• à l’achat d’enveloppes, de timbres ;
• à l’acquisition de consommables d’impression, etc. 

La technique vous permettra de réaliser des économies significatives sur le long terme. Or, dans ce contexte économique incertain, toutes les économies sont bonnes à prendre. Pour rappel, selon la Confédération des PME, 39 % des entrepreneurs du secteur du BTP ont subi une baisse de leur marge en 2023. 

En parallèle, elle vous permet également de mieux préserver l’environnement en évitant l’impression de documents, les déplacements physiques et les envois postaux. 

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3. Une meilleure traçabilité des documents 

Utiliser la signature électronique pour vos devis travaux assure une meilleure traçabilité des modifications et des validations réalisées sur les documents. Chaque étape du processus de signature est enregistrée.

De votre côté, vous bénéficiez de plus de transparence et pouvez gérer vos dossiers plus simplement. Finalement, vous savez exactement quand un devis a été envoyé, reçu, consulté puis signé. 

De la même manière, les solutions de signature électronique fournissent souvent un historique complet des interactions avec le document. En cas de besoin, vous pourrez consulter vos dossiers et trouver des réponses aux questions que vous vous posez. 

4. Une bonne protection en cas de litige

Comme expliqué dans les paragraphes ci-dessus, la signature électronique a une valeur légale. Lorsque vos clients optent pour la signature d’un devis en ligne, cela marque la preuve de leur accord. 

La technologie garantit que le document n’a pas été modifié après la signature, ce qui est un élément crucial en cas de contestation juridique. Elle renforce également les droits et obligations des deux parties. Ce dernier point pourra vous être très utile si jamais vous étiez amené à rencontrer des litiges.

💡 Bon à savoir : En France, les litiges sur les chantiers de construction ont augmenté de 112 % deux ans selon Batiactu. Optez pour la signature électronique afin de vous protéger au mieux.  

5. Une grande facilité d’accès et d’utilisation

Il est aujourd’hui très simple d’envoyer un devis par voie électronique et de le faire signer par ce même biais à un client. En effet, les logiciels de signature électronique sont généralement conviviaux et accessibles à tous, même aux personnes qui ont parfois du mal avec la technologie. 

Dans la grande majorité des cas, les documents peuvent être signés depuis plusieurs appareils (mobile, tablette, ordinateur, etc.) pour encore plus de flexibilité (et plus de chance d’obtenir de nouveaux chantiers sans friction !).

6. Une meilleure image de marque de l’entreprise 

Plus largement, l’adoption de technologies de pointe, comme la signature électronique, montre que votre entreprise est moderne, et qu’elle s’adapte aux solutions technologiques qui existent. Cela confère aux clients une image positive de votre société. Ces derniers la voient comme une structure qui cherche constamment à améliorer ses processus. 

La signature électronique de vos devis BTP pourrait même s’apparenter à un avantage concurrentiel. Dans un secteur où beaucoup d’entreprises peuvent encore s’appuyer sur des méthodes traditionnelles, se démarquer par l’utilisation de solutions numériques avancées peut vous donner une longueur d’avance en matière d’efficacité et de fiabilité.

💡 Bon à savoir : La signature électronique offre une expérience utilisateur plus fluide et pratique, ce qui peut augmenter la satisfaction des clients. La capacité de signer des documents rapidement et à distance est aujourd’hui un avantage considérable.

La signature numérique des devis avec le logiciel Vertuoza 

Le logiciel devis et factures BTP de Vertuoza intègre la signature électronique des documents. Vous n’avez qu’à envoyer votre devis de manière électronique à votre client. 

Ce dernier pourra le signer en deux clics. Sur votre interface, le document apparaît alors en « accepté ». Vous recevrez ensuite le certificat d’authenticité qui vous permettra de valider légalement la signature réalisée. 

Signature électronique des devis en BTP : tout ce que vous devez savoir 

Qu’est-ce qu’une signature électronique et est-elle légalement valable pour les devis dans le BTP ?

Une signature électronique est une manière de signer numériquement des documents. Dans le secteur du BTP, elle est totalement valide et reconnue légalement, à condition qu’elle respecte les normes en vigueur, comme le règlement eIDAS en Europe.

La signature électronique est-elle sécurisée pour les transactions dans le BTP ?

Oui, elle est très sécurisée. Les signatures électroniques utilisent des technologies de cryptographie avancées pour assurer l’intégrité et l’authenticité des documents signés. Elles préviennent également les modifications non autorisées après la signature.

Comment intégrer la signature électronique dans le processus de devis de mon entreprise BTP ?

Pour intégrer la signature électronique, vous pouvez adopter un logiciel ou une plateforme spécialisée, comme le logiciel Vertuoza, par exemple.