Elektronisch bouwoffertes ondertekenen: alle voordelen op een rijtje

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is een elektronische ondertekening van een document. Die heeft dezelfde rechtsgeldigheid als een handgeschreven handtekening op een papieren offerte dankzij de Europese eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) norm.

Zo’n digitale signatuur laat je toe om efficiënter te werken. Het is sneller en veiliger.

6 Voordelen van een elektronische ondertekening van bouwoffertes

Offertes online laten ondertekenen biedt 6 interessante voordelen:

1. Tijd besparen

Op een klassieke manier bouwoffertes maken neemt veel tijd in beslag. Je moet alle documenten afdrukken, met de klant afspreken, alles archiveren, enz.

Elektronische bouwoffertes leveren een flinke tijdsbesparing op.

Eerst en vooral omdat je in enkele muisklikken een complete offerte maakt en verstuurt via e-mail. Na ontvangst kan de klant deze onmiddellijk ondertekenen. Klasseren en archiveren hoeft ook niet. Alles wordt veilig online bewaard.

Het volledige proces neemt slechts enkele seconden in beslag. Zo blijft er meer tijd over voor andere zaken. Handig, toch?

2. Goedkoper en milieuvriendelijker

Offertes maken is niet gratis. Je moet documenten afdrukken, presentatiemappen bestellen, postzegels kopen…

Digitale offertes zijn goedkoper. In grote bouwbedrijven, waar jaarlijks honderden prijsaanvragen binnenkomen, zorgt dit op het einde van de rit voor een mooie besparing.

Daarnaast is een elektronische ondertekening van offertes goed voor het milieu. De ecologische voetafdruk is veel lager omdat je niets moet afdrukken en er geen CO2-uitstoot is door het transport. Moeder Natuur zal je dankbaar zijn.

3. Verbeterde traceerbaarheid

Een elektronische handtekening verbetert de traceerbaarheid. Elke stap van het ondertekenproces wordt vastgelegd. Je weet perfect wanneer:

• De offerte werd opgemaakt 🖊
• De offerte werd verzonden ✉
• De offerte werd ontvangen 📥
• De offerte werd ondertekend 🤝

Deze traceerbaarheid zorgt voor transparantie. Het laat je zelfs toe om het offerteproces te verbeteren naar de toekomst toe. Merk je dat er veel tijd zit tussen het opmaken en het verzenden van een voorstel? Probeer dit de volgende keer in te korten.

4. Veiliger

Een digitale handtekening op een offerte is veiliger dan een krabbel op een stukje papier. Dankzij deze elektronische transactie is er een juridische zekerheid over de gemaakte afspraken. Het is namelijk onmogelijk om de inhoud van het document te wijzigen na de ondertekening.

Ontstaan er juridische geschillen? Met een digitale handtekening ben je beter beschermd in de rechtbank.

5. Gebruiksgemak

Ook klanten houden ervan om bouwoffertes elektronisch te ondertekenen. Het is simpelweg gebruiksvriendelijker.

• Er is geen fysieke meeting nodig om het voorstel te ondertekenen‍
• Offertes aanpassen en opnieuw bezorgen gaat razendsnel
• De klant kan eenvoudige een digitale kopie bewaren‍
• Het is makkelijk om andere documenten vanop je computer toe te voegen

6. Positief bedrijfsimago

Tenslotte is er een positief effect op het imago van je bouwbedrijf. Het toont dat je een moderne onderneming bent die inzet op digitalisatie. Dat creëert vertrouwen.

Bovendien laten digitale offertes toe om templates te gebruiken. Die ogen veel professioneler dan een simpel Word of Excel-document. En er is meer: templates leveren een tijdswinst op.

Kortom: het is een concurrentieel voordeel. In een concurrentiële sector als de bouwwereld is dat een groot pluspunt.

Offertes digitaal opmaken (en laten ondertekenen) met Vertuoza

De offerte- en facturatiesoftware voor de bouw van Vertuoza integreert elektronische handtekening voor je offertes. Bij het verzenden hoef je alleen het vakje "elektronische handtekening" aan te vinken en je potentiële klant kan met één klik online ondertekenen.

De bouwsoftware zit boordevol nuttige functies om tijd te besparen en fouten te vermijden:

✅ Eenvoudige prijsberekening o.b.v. uurtarieven en een materiaalbibliotheek

✅ Geef kortingen per item of op het totaalbedrag

✅ De status van elke offerte in een duidelijk overzicht

✅ Naadloze integratie met andere software, zoals Codabox

✅ PDF-sjablonen voor een professionele uitstraling

✅ Snel offertes e-mailen naar een of meerdere ontvangers

Ben je klaar om je bouwonderneming te digitaliseren? Ontdek de mogelijkheden van Vertuoza tijdens een gratis online demo. Maak snel een afspraak.

‍