Passez à la signature électronique de vos devis

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises, tous secteurs confondus, utilisent la signature électronique. Parmi elles, 49 % l’ont utilisée pour signer des documents de vente : factures, devis, etc.

Ce système offre de nombreux avantages aux sociétés, et particulièrement dans le domaine de la construction. Opter pour la signature électronique de vos devis travaux vous permettra d’assurer la conformité de vos documents, de commencer vos chantiers plus rapidement et surtout de maximiser la sécurité des échanges.

La signature électronique pour signer des accords légaux

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est une signature numérique qui tend à remplacer la signature manuscrite traditionnelle. Ce mécanisme permet de garantir à la fois l’intégrité du document signé ainsi que son signataire. Il permet de réaliser des transactions ou des accords légaux de manière rapide et sécurisée, sans nécessiter de documents papier : 

• contrat de travail ;
• facture ;
• bons de commande ;
• documents comptables ;
• devis, etc. 

La valeur légale de la signature électronique en Belgique

En Belgique, une signature électronique a une valeur juridique solide, tout comme une signature manuscrite sur un document papier. Cette reconnaissance découle du règlement européen eIDAS, qui établit des normes pour les signatures électroniques dans l'Union européenne.

Ainsi, pour être juridiquement valable, une signature électronique doit être créée avec un certificat qualifié, qui garantit son authenticité.

L’article Article 8.1, 3° du Code civil belge reconnaît 3 types de signatures électroniques qui offrent un niveau différent de sécurité et de fiabilité :

➡️ La signature électronique simple

C'est la plus basique. Elle est souvent utilisée pour des transactions moins sensibles. Il s'agit souvent d'un simple scan de la signature qui a été inséré dans un document numérique (Word ou autre).

Attention : cette signature ne prouve pas vraiment qui a signé ni si le document a été modifié par la suite. Donc, elle n'a pas autant de force légale qu'une signature manuscrite. C'est pourquoi elle ne convient pas pour les documents importants, comme les devis, qui demandent une signature très sûre.

➡️ La signature électronique avancée

‍C'est une signature électronique qui appartient seulement au signataire. Il peut donc vérifier si les données du document ont été changées. Elle se fait avec un certificat numérique et elle est vraiment liée à la personne qui signe.

Cette signature offre plus de garanties sur l'identité du signataire et sur les changements possibles dans le document que la signature électronique simple.

Mais attention, elle n'est pas considérée comme une vraie signature manuscrite. Cependant, elle peut tout de même servir de preuve.

➡️ La signature électronique qualifiée

C'est la plus sécurisée. Elle utilise un certificat spécial pour la signature électronique. Elle assure que seul le vrai signataire peut l'utiliser et protège les données de création de signatures électroniques. Elle empêche aussi les faux et les fraudes.

En Belgique, on peut utiliser l'application Itsme pour signer en toute sécurité. Cette app permet aussi d'accéder à des données financières, de valider des actes notariés, ou même de voir ses comptes bancaires.

Cette signature est vraiment puissante. En fait, juridiquement, elle est aussi valide qu'une signature manuscrite. Dans certains cas, la loi dit même que c'est obligatoire pour que le document soit reconnu légalement.

💡 Bon à savoir : Le logiciel Vertuoza, conçu pour le secteur du bâtiment, propose aux professionnels et entreprises de la construction d'utiliser la signature électronique pour leurs devis travaux. Pour offrir une expérience totalement légale et sécurisée, Vertuoza compte sur le prestataire YouSign.

Quels sont les avantages de la signature électronique des devis travaux  ?

✅ Un précieux gain de temps

Passer à la signature électronique des devis dans le bâtiment vous fera gagner du temps. Et ce, pour 2 raisons :

• parce que vous serez en mesure d’envoyer vos devis en quelques clics.
• et parce que le destinataire pourra lui aussi signer le document en quelques secondes seulement. 

Ce mode de fonctionnement réduit considérablement les délais d’attente liés à l’envoi, la réception et la signature manuscrite des documents. Il vous permet, in fine, de commencer vos chantiers le plus tôt possible. 

✅ Une meilleure image de marque de l’entreprise 

Plus largement, l’adoption de technologies de pointe, comme la signature électronique, montre que votre entreprise est moderne, et qu’elle s’adapte aux solutions technologiques qui existent. Cela confère aux clients une image positive de votre société. Ils la voient alors comme une structure qui cherche constamment à améliorer ses processus. 

La signature électronique de vos devis travaux pourrait même devenir un avantage concurrentiel. Dans un secteur où beaucoup d’entreprises peuvent encore s’appuyer sur des méthodes traditionnelles, se démarquer par l’utilisation de solutions numériques avancées peut vous donner une longueur d’avance en matière d’efficacité et de fiabilité.

C'est une technique non négligeable qui peut vous permettre d'augmenter vos chances de transformer un devis en chantier !

💡 Bon à savoir : La signature électronique offre une expérience utilisateur plus fluide et pratique, ce qui peut augmenter la satisfaction des clients. La capacité de signer des documents rapidement et à distance est aujourd’hui un avantage considérable !

✅ Une meilleure traçabilité des documents 

Utiliser la signature électronique pour vos devis travaux assure une meilleure traçabilité des modifications et des validations réalisées sur les documents. En effet, chaque étape du processus de signature est enregistrée.

De votre côté, vous bénéficiez de plus de transparence et pouvez gérer vos dossiers plus simplement. Finalement, vous savez exactement quand un devis a été envoyé, reçu, consulté puis signé. 

De la même manière, les solutions de signature électronique fournissent souvent un historique complet des interactions avec le document.

✅ Une bonne protection en cas de litige

Comme expliqué dans les paragraphes ci-dessus, la signature électronique a une valeur légale. Lorsque vos clients optent pour la signature d’un devis en ligne, cela marque légalement la preuve de leur accord. 

La technologie garantit que le document n’a pas été modifié après la signature, ce qui est un élément crucial en cas de contestation juridique. Elle renforce également les droits et obligations des deux parties. Ce dernier point pourra vous être très utile si jamais vous étiez amené à rencontrer des litiges.

💡 Bon à savoir : Les litiges sur les chantiers de construction ont augmenté de 112 % en deux ans selon Batiactu. Optez pour la signature électronique afin de vous protéger au mieux.  

✅ Une grande facilité d’accès et d’utilisation

Il est aujourd’hui très simple d’envoyer un devis par voie électronique et de le faire signer par ce même biais à un client. En effet, les logiciels de signature électronique sont généralement conviviaux et accessibles à tous, même aux personnes qui ont parfois du mal avec la technologie. 

Dans la grande majorité des cas, les documents peuvent être signés depuis plusieurs appareils (mobile, tablette, ordinateur, etc.) pour encore plus de flexibilité et plus de chances d’obtenir de nouveaux chantiers sans frictions !

✅ Moins de coûts et une meilleure protection de l’environnement

Autre avantage : l’utilisation de la signature électronique diminue les coûts associés à : 

• l’impression des documents ;
• l'expédition ;
• leur stockage ;
• l’achat d’enveloppes, de timbres ;
• l’acquisition de consommables d’impression, etc. 

En parallèle, elle vous permet également de mieux préserver l’environnement en évitant l’impression de documents, les déplacements physiques et les envois postaux. 

La signature numérique des devis avec le logiciel Vertuoza 

Le logiciel de création devis et factures pour le bâtiment de Vertuoza intègre la signature électronique de vos devis travaux. Lors de l'envoi, il vous suffit de cocher la case "signature électronique" et votre potentiel client aura la possibilité de signer en un clic, directement en ligne.

Vous serez immédiatement averti de son accord. Sur votre interface, le document apparaît alors en « accepté ». Vous recevrez ensuite le certificat d’authenticité qui vous permettra de valider légalement la signature réalisée.

Signature électronique des devis dans la construction : tout ce que vous devez savoir 

Qu’est-ce qu’une signature électronique et est-elle légalement valable pour les devis dans le bâtiment ?

👉 Une signature électronique est une manière de signer numériquement des documents. En Belgique et dans le secteur du bâtiment, elle est totalement valide et reconnue légalement, à condition qu’elle respecte les normes en vigueur, comme le règlement eIDAS, obligatoire en Europe.

La signature électronique est-elle sécurisée pour les transactions ?

👉 Oui, elle est très sécurisée. Les signatures électroniques utilisent des technologies de cryptographie avancées pour assurer l’intégrité et l’authenticité des documents signés. Elles préviennent également les modifications non autorisées après la signature.

Comment intégrer la signature électronique dans le processus de devis de mon entreprise de bâtiment ?

👉 Pour intégrer la signature électronique au sein de votre entreprise du bâtiment, vous pouvez adopter un logiciel ou une plateforme spécialisée, comme le logiciel Vertuoza, par exemple.