Gestion de chantier : 12 étapes indispensables !

La réussite d’un chantier de construction se base sur le respect de plusieurs points comme le cahier des charges, le planning prévisionnel et le budget imposé. Pour améliorer les performances de votre équipe, la mise en place d’une technique de gestion de chantier efficace est primordiale. 

Non seulement elle vous permettra d’optimiser l’avancement du chantier, mais aussi d’anticiper les imprévus qui peuvent se présenter au cours de l’exécution des travaux. Mieux encore, elle vous aidera à établir une relation client de qualité.

Qu’est-ce que la gestion de chantier ? 

💡 On parle bien ici de gestion de chantier et non de suivi d'un chantier en cours.

Avant de plonger dans le vif du sujet, définissons donc la gestion de chantier. Cette opération consiste tout d’abord à : 

• Garantir la qualité des travaux (en respectant les normes en vigueur) ;
• Assurer la bonne utilisation des ressources humaines et matérielles ;
• Optimiser l’évolution du projet de construction ; 
• Maîtriser les coûts et le budget de construction ;
• Améliorer la rentabilité du chantier ;
• Suivre et respecter le planning de chantier ;
• Éviter les retards de livraison ;  
• Assurer la bonne entente entre les intervenants (maître d’œuvre, équipe professionnelle, sous-traitants, artisans, maître d’ouvrage…). 

Pour faire simple, la gestion de chantier est une démarche qui permet le bon déroulé de chaque opération liée à un projet de construction. Et ce, tout au long de sa durée de vie.

Quelles sont les 12 étapes de la gestion de chantier ? 

Les entreprises du bâtiment le savent : les défis à surmonter sur le chantier peuvent très vite devenir des obstacles dans l’avancement du projet. Heureusement, mettre en place un procédé de gestion de chantier efficace permet de surmonter la grande majorité d’entre eux. 

Voici 10 étapes fondamentales pour assurer une bonne gestion de vos chantiers.

1. Préparer le chantier

Préparer minutieusement un chantier, c'est la première étape essentielle dans la gestion de tout projet de construction.

Objectifs : évaluer les besoins de chaque prestataire artisan qui intervient sur le projet de construction et assurer que celui-ci démarre dans les meilleures conditions possibles.

Cette étape vise à définir les réels besoins d’un chantier. Ici, vous devez vous servir de toutes les informations à votre disposition, notamment via le cahier des charges, les plans, les détails techniques, les métrés et autres documents régissant le contrat. 

La préparation de chantier s’élabore sur la base de deux facteurs :

• La planification macro : elle se concentre sur les grandes étapes d’un projet de construction (gros œuvre, second œuvre et finitions) ;
• La planification micro : elle se traduit par la coordination des tâches à courte échelle (Quels sont les objectifs de cette semaine ? Quel corps de métier mobiliser ? Les ressources à disposition sont-elles suffisantes ? …)

Il s’agit d’une étape ayant lieu en amont des travaux de construction. Mais elle gardera son intérêt tout au long de l’opération — de la phase d’étude à la livraison du chantier. Cependant, il joue un rôle particulièrement important dans la planification globale et opérationnelle de vos chantiers. 

2. Tenir compte des normes en vigueur

Objectifs : assurer la conformité des travaux et garantir la sécurité des ouvriers sur le terrain.

La conception et l’organisation d’un chantier requièrent la prise en compte des réglementations applicables sur le lieu de travail. Afin de vous assurer que le projet et sa réalisation se déroulent dans le respect de celles-ci, vous devez donc considérer les éléments tels que : 

• La qualité des bâtiments construits ;
• Les normes de construction (matériaux à utiliser et technique de travail à mettre en place) ;
• Les réglementations environnementales ; 
• Les règles de sécurité sur le chantier.

Lors de la phase de préparation, vous serez notamment amené à réaliser certaines études techniques. Sur la base des rapports et données émis, vous pourrez :

• Déterminer la faisabilité du projet de construction (autant au niveau administratif, technique que budgétaire) ;
• Définir les étapes et plans d’exécution pour mener à bien le projet ;
• Constituer les ressources humaines, matérielles et financières pour assurer l’avancement du chantier dans le temps ;
• Établir les différents documents nécessaires à l’organisation du chantier.   

3. Elaborer la planning de chantier prévisionnel

Objectif : coordonner l’intervention des différents acteurs sur le chantier.

Avant de commencer les travaux, vous devez évidemment créer un planning pour votre projet de construction. Dans le secteur du bâtiment, l’élaboration d’un planning prévisionnel est un élément essentiel de la phase préparatoire de chantier. En effet, celui-ci découpe le chantier en plusieurs petites tâches qui seront réparties entre les différents corps de métiers. 

En termes simples, le planning prévisionnel indique la succession des ouvrages et tâches dans le temps.

Quoi qu’il en soit, son élaboration inclut quelques étapes primordiales. Notamment : 

• La définition de la durée d’exécution et de l’échéance de chaque mission ; 
• Le chiffrage du chantier (incluant le calcul du coût de main-d’œuvre et la gestion des prix) ;
• L’identification des tâches nécessaires à la réalisation des travaux ; 
• La planification des étapes au cours de la durée de vie du chantier. 

💡 Le logiciel Vertuoza vous permet d’optimiser vos performances de planification. Nous mettons effectivement à votre disposition une application spécialement conçue les professionnels du bâtiment. De cette façon, c’est toute votre gestion de chantier qui est améliorée en toute sérénité.

4. Définir le planning des équipes

Prévoyez de quels ouvriers ou de quelle équipe vous avez besoin sur le chantier. Demandez-vous aussi pendant combien de temps, selon les ouvrages à réaliser.

Il est donc important d’avoir identifié les types de missions à réaliser par les équipes et artisans, ainsi que leur durée.

Quelques conseils :

• pensez aux compétences requises,
• vérifiez la disponibilité de chaque collaborateur avant de le planifier
• évitez de leur faire faire plusieurs grosses journées consécutives
• communiquez clairement à vos équipes les tâches à accomplir ainsi que les délais et objectifs

La bonne organisation du planning est indispensable pour favoriser une meilleure productivité de vos équipes.

5. Planifier les ressources matérielles

En plus de la main d’œuvre, un chantier mobilise des ressources matérielles. Elles doivent également être bien planifiées et anticipées pour éviter des soucis d’organisation. Il peut s’agir des équipements, des véhicules, des machines.

Voici quelques étapes pour mobiliser les ressources matérielles liées à un chantier :

1. Identifier les besoins en matériel pour chaque ouvrage : équipements de levage, outils manuels, machines lourdes, véhicules, échafaudages, matériaux de construction, …
2. Évaluer la disponibilité du matériel
3. Planifier la livraison du matériel en fonction de la date de début des tâches. Assurez-vous que le matériel est livré en temps voulu pour assurer une livraison de chantier à temps.
4. Assurer la maintenance du matériel
5. Stocker le matériel correctement pour éviter les dommages et les pertes.

De cette façon, vous pouvez mobiliser efficacement les ressources matérielles liées à un chantier. Cela permettra d’assurer la réalisation des tâches dans les délais et dans les conditions de sécurité optimales.

6. Suivre la facturation du chantier

Le suivi de la facturation d’un chantier est super important ! Il s’agit ici de vous assurer de la bonne santé financière de votre entreprise du bâtiment. Autrement dit, vous devez vérifier que les travaux sont facturés correctement et que les paiements sont effectués en temps voulu.

Bien qu'il existe de nombreuses sortes de factures dans le bâtiment, pour une trésorerie saine, pensez à envoyer des factures par état d’avancement ou « situation de travaux ». L’idée est de facturer le client selon l’avancement réel du chantier. De cette façon, vous avez, entre autres, la possibilité de commander les prochains matériaux et vous disposez toujours de liquidités.

Voici comment suivre efficacement la facturation de vos chantiers :

1. Créez un système de suivi de des paiements, des factures émises et des factures à recevoir.
2. Vérifiez les termes de paiement pour chaque facture et assurez-vous que les paiements sont effectués en temps voulu.
3. Suivez les factures émises pour chaque tâche du chantier en notant le montant facturé, la date d’émission et les détails de la facture.
4. Suivez les factures à recevoir en notant le montant à recevoir, la date d’échéance et les détails de la facture.
5. Faites un état des lieux régulier de la facturation pour identifier les factures en retard et les factures qui nécessitent un suivi.
6. Surtout, communiquez avec les clients concernant les paiements en retard.

💡 Vous l’avez compris, le suivi de facturation peut être complexe et prend vraiment beaucoup de temps. Avec un logiciel pour le bâtiment comme Vertuoza qui vous permet une gestion de la facturation simplifiée, vous gagnez en temps et en efficacité !

7. Gérer les besoins de matériaux pendant le chantier

Une bonne gestion des matériaux est primordiale. Il faut absolument éviter les retards de livraison en cours de chantier et pénuries pour éviter de livrer le chantier en retard et perdre de l’argent. Une gestion des stocks en temps réel est donc essentielle pour une bonne gestion de chantier.

Pendant le projet, il faut s'assurer d'avoir tous les matériaux nécessaires. Cela veut dire gérer les besoins en matériaux tout au long du chantier. On doit vérifier ce dont on a besoin, commander les matériaux à temps pour ne pas retarder le chantier, et s'assurer qu'ils arrivent en bon état. Si on manque de quelque chose, on doit le commander rapidement pour éviter les interruptions.

C'est une partie importante de la gestion de chantier pour que tout se passe bien et que le projet avance comme prévu.

8. Contrôler la rentabilité du chantier

Chaque imprévu a un coût. Il est important de les lister et de les imputer à la rentabilité globale du chantier. Les dépenses peuvent varier : main d’œuvre supplémentaire, achat de matériaux imprévus, frais de déplacement supplémentaires, utilisation des machines durant une période plus longue que prévue, …

Tout ceci doit être calculé pour assurer une rentabilité prévisionnelle à jour. De cette façon, vous pouvez prendre les bonnes décisions au bon moment pour garantir un chantier réussi.

Dans la gestion de votre chantier, il est important aussi de veiller régulièrement à optimiser la productivité de vos équipes. Vous pouvez réduire les temps d’arrêt, éliminer les tâches inefficaces, … Le but est de réduire les coûts de main-d’œuvre.

9. Assurer le suivi du chantier

Le suivi de chantier est une étape indissociable de la gestion de chantier. Un bon suivi de chantier nécessite une approche proactive et rigoureuse, avec une attention particulière portée aux plannings, aux coûts, à la gestion des imprévus, et à la communication. Autrement dit, le suivi de chantier consiste à suivre l’avancée du projet depuis le terrain. Plusieurs actions clés sont incluses telles que le suivi des chefs d’équipe et des intervenants, les visites de chantier et la levée des réserves en fin de chantier.

Le suivi des chefs d’équipe et intervenants

Pour assurer le succès d’un chantier, il est crucial de s’assurer que tous les membres de l’équipe travaillent dans la même direction. Pour cela, il est important de suivre de manière efficace les chefs d’équipe et les intervenants, en communiquant de manière fluide et en fournissant des rapports de chantier clairs illustrés de photos.

Les visites de chantier

Les visites de chantier sont également un élément clé du suivi de chantier, permettant de vérifier la conformité des travaux et le respect des délais prévus. Il est important de consigner chaque compte-rendu de visite et d’en discuter éventuellement lors des réunions de chantier.

La levée des réserves

Enfin, la levée des réserves en fin de chantier est une étape importante pour vérifier que les travaux finalisés répondent bien aux exigences du client. Cette étape se fait généralement lors d’une inspection finale.

10. Gérer le budget

Objectifs : respecter le budget alloué, chiffrer le chantier et calculer le taux de marge rentable. 

Suivre les budgets définis avec vos clients et contrôler les coûts de vos chantiers s’avèrent essentiels pour que votre entreprise assure une marge bénéficiaire suffisante. Là encore, plusieurs logiciels et outils dédiés en ligne peuvent vous faciliter grandement la tâche.

Le recours au logiciel de gestion Vertuoza vous permet par exemple de gagner du temps dans ce processus. Mieux encore, vous avez une vue globale sur tous les aspects financiers de vos divers projets en temps réel avec nous. 

11. Suivre la facturation

Pendant le chantier, il est essentiel de suivre de près la facturation. Cela signifie vérifier les dépenses et les revenus liés au projet. On doit s'assurer que toutes les factures sont payées à temps et que les paiements des clients sont enregistrés correctement. Si on repère des erreurs ou des retards dans la facturation, il faut les corriger rapidement pour éviter les problèmes financiers. Le suivi de la facturation est donc une partie importante de la gestion de chantier pour assurer la santé financière du projet.

12. Livrer le chantier

Une fois que tout est fini, c'est le moment de livrer le chantier au client. On doit terminer les derniers travaux qui restent à faire, vérifier que tout est en place et conforme aux règles.

Avant de quitter le chantier, on vérifie tout en détail pour être sûr que tout est bien fait. On regarde si les installations sont correctes, si les finitions sont propres et si tout fonctionne comme prévu.

Une fois que tout est validé, on organise une réception officielle avec le client et les autres personnes impliquées dans le projet. On s'assure que tout est comme convenu et que le client est satisfait.

Vertuoza, l’allié de votre gestion de chantiers !

Concrètement, le logiciel Vertuoza constitue un outil de travail pratique pour vous accompagner lors de : 

• La mise à jour des paiements par les clients ;
• La gestion des dépenses (au niveau des matériels et des ressources humaines) et du prorata ; 
• L’automatisation des tâches administratives chronophages (émission de devis, facturation, notes de crédit, rapport d’intervention, etc.). 

Vous pourriez par la même occasion évaluer les besoins de votre entreprise à l’instant T et prendre des décisions rapidement pour surmonter les obstacles qui peuvent entraîner des dépenses supplémentaires.  

Une bonne gestion de budget sur le chantier implique également la négociation des prix et le suivi de l’approvisionnement en matériaux. Et encore une fois, l’appui du logiciel en ligne Vertuoza sera un vrai plus dans ce cas. 

Par ailleurs, nous vous garantissons de disposer en temps réel des données techniques qui évoluent généralement au cours du chantier (PV de réunion, compte-rendu, etc.). Vos informations seront donc tout le temps à jour.

En période de croissance, s’aider d’un logiciel de gestion et de suivi de chantier fait toute la différence ! Un logiciel pour gérer tous vos chantiers comme Vertuoza vous permet de piloter tous les aspects de votre entreprise du bâtiment, notamment la gestion de chantier.

Besoin de plus d’informations ? N’hésitez pas à nous faire part de vos questions. Notre équipe saura certainement vous aider.