Onbetaalde facturen opvolgen doe je zo

Veel bouwbedrijven worden geconfronteerd met onbetaalde facturen. Hoe ga je hiermee om? Wat doe je om toch betalingen te ontvangen? Je leert er alles over in dit artikel.

Achterstallige facturen zijn de achillespees van elke bouwonderneming. En terecht. Onbetaalde rekeningen leveren cashflow problemen op.

Helaas is geen enkel bedrijf immuun voor wanbetalers. Toch zijn er een paar manieren om jezelf te beschermen. Lees snel verder en ontdek hoe je met onbetaalde facturen moet omgaan.  

Wanneer wordt een factuur juridisch gezien als onbetaald beschouwd?

We spreken van een onbetaalde factuur wanneer de volledige betaling na de vervaldatum nog steeds niet ontvangen werd. De klant komt zijn financiële verplichtingen niet na. Hij is dus in verzuim.

In principe is de betalingstermijn vastgelegd op 30 dagen vanaf ontvangst van de goederen of voltooiing van het werk. Let op: deze duur kan variëren. In de algemene voorwaarden wordt soms een andere termijn afgesproken, bijvoorbeeld 45 dagen na het einde van de maand.

Boetes en vergoedingen voor incassokosten

Als je klant niet tijdig betaalt, heb je mogelijks recht op:

·         Een boete voor laattijdige betalingen

·         Een vergoeding voor incassokosten

De boetes voor laattijdige betalingen gelden voor elke dag na de vervaldatum dat de klant niet betaalt. De boetetarieven worden vastgesteld door de Europese Centrale Bank. Ze veranderen elk half jaar en variëren doorgaans tussen 10% en 15%.

Daarnaast rekenen veel bouwbedrijven incassokosten door aan klanten die niet betalen. Dit is een eenmalige kost voor het incassoproces.

Het belang van een goede factuuropvolging

Merk je dat één of meerdere facturen onbetaald blijven? Onderneem snel actie.

Onbetaalde rekeningen beïnvloeden je cashflow. Er komt minder geld binnen, wat eventueel leidt tot problemen om je eigen medewerkers, onderaannemers, leningen en leveranciers te betalen. De nauwkeurige opvolging van jouw facturen garandeert dus een tijdige betaling langs jouw kant.

Hoe je als bouwbedrijf openstaande facturen opvolgt

1. Stuur een schriftelijke herinnering

Met een schriftelijke aanmaning herinner je jouw klant aan zijn betalingsverplichting. Stuur deze een paar dagen na de vervaldatum.

Misschien is je klant de factuur domweg uit het oog verloren. Een simpel bericht is vaak voldoende om snel de betaling te ontvangen.

Stuur deze reminder via e-mail of een aangetekende brief, zodat je een bewijs hebt van deze herinnering.

👉 Wees steeds vriendelijk en ga ervan uit dat de klant het gewoon vergeten is. Het is van vitaal belang om een goede klantrelatie te onderhouden, zelfs nadat het werk is opgeleverd.

Na 7 dagen nog geen reactie ontvangen? Stuur een tweede herinnering. Blijf professioneel en beleefd, maar duid op het belang van een snelle betaling. Vermeld zeker volgende informatie:

·         Het volgnummer van de factuur in kwestie

·         De vervaldag

·         Het openstaande bedrag

Verder is het een goed idee om de ontvanger te herinneren aan de gevolgen van het niet betalen van de factuur, zoals het betalen van een schadevergoeding en aanvullende maatregelen die je zal treffen.

2. Bel de klant op

Als beide e-mails of brieven onbeantwoord blijven, is het tijd om de telefoon op te pakken.

Bereid het gesprek voor. Verzamel alle details van de onbetaalde factuur, zoals de geleverde diensten, het verschuldigde bedrag en de vervaldatum.

Leg eerst het doel van het telefoongesprek uit. Stel daarna open vragen om inzicht te krijgen in de redenen voor de late betaling. Luister aandachtig om eventuele moeilijkheden (en oplossingen) te identificeren.

Stuur na het gesprek een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken om misverstanden te voorkomen.

3. Onderhandel over een betalingsplan

Als je klant het moeilijk heeft om te betalen, kan je een betalingsplan voorstellen. Stel samen een schema met tweewekelijkse of maandelijkse betalingen op, afhankelijk van wat haalbaar is voor de tegenpartij.

Let erop dat je een redelijke duur oplegt. Leg de voorwaarden van de overeenkomst schriftelijk vast. Vermeld zeker de juiste bedragen, de betalingsdata en eventuele andere voorwaarden.

Vergeet niet om het betalingsplan goed op te volgen om ervoor te zorgen dat het schema wordt gerespecteerd.

4. Schakel een incassobureau in

Sommige klanten zijn hardleers. Zelfs na meerdere schriftelijke herinneringen en telefoongesprekken betalen ze hun facturen niet.

In dat geval raden we aan om een incassobureau in te schakelen om de verschuldigde bedragen te innen.

Incassobureaus hebben allerlei technieken om klanten te overtuigen hun achterstallige facturen te betalen. Ze hebben doorgaans een erg hoge succesratio. Bovendien bespaar je veel tijd bij het opvolgen van wanbetalers. Het is dus een win-win.

Er zijn wel kosten verbonden aan deze diensten. Gewoonlijk moet je een commissie betalen op de teruggevorderde bedragen. Deze commissie is meestal een percentage van het gerecupereerde bedrag.

💡 Goed om te weten: veel incassobureaus werken volgens het no cure no pay principe. Met andere woorden, als ze er niet in slagen om de verschuldigde bedragen te innen, hoef je niets te betalen.

5. Kies voor een gerechtelijk incasso

Een laatste mogelijkheid is een gerechtelijk incasso. Dit verloopt via de Rechtbank van Koophandel.

Hoewel dit een zeer efficiënte manier is om wanbetalers aan te pakken, zijn er toch een paar nadelen verbonden aan deze actie. Het is veel duurder vanwege advocaat- en gerechtskosten. Bovendien kan het lang duren voordat jouw zaak in de rechtbank verschijnt. Daarom is een gerechtelijk incasso vooral interessant bij grote onbetaalde facturen.

Hoe stimuleer je tijdige betalingen?

Hier zijn nog een paar tips om onbetaalde facturen in de bouw te voorkomen:

·         Maak duidelijke facturen. Zorg ervoor dat betalingsvoorwaarden gedetailleerd beschreven worden, zodat de klant op de hoogte is van zijn verplichtingen. Lees hiervoor het artikel ‘de ultieme facturatiegids voor de bouwsector’.

·         Voeg een QR-code toe als betaalmethode. Betalen via QR-code is veel laagdrempeliger dan een klassieke overschrijving. Het gaat snel, werkt overal en laat je klant geen ruimte om het uit te stellen of te vergeten.

·         Vraag een voorschot. Het vragen van een voorschot verkleint het risico op wanbetaling. Dit versterkt de klantrelatie en spreidt het financiële risico.

·         Stel een betalingsschema op. Stuur tussentijdse facturen op basis van de voortgang van het werk. Zo garandeer je een stabiele cashflow.

·         Controleer de solvabiliteit van de klant. Controleer de kredietwaardigheid en financiële reputatie van je klant voordat je een bouwproject accepteert. Dit is vooral van toepassing in een B2B-context.

Opvolgen van facturen met bouwsoftware

Werk nog efficiënter met bouwsoftware. Deze digitale tool maakt het niet alleen makkelijker om facturen te maken, maar ook om onbetaalde facturen op te volgen.

Via dashboards zie je direct de betaalstatus. Daarna stuur je automatisch betaalherinneringen naar klanten met een openstaand saldo.

Met Vertuoza ga je nog een stapje verder. Exporteer leveranciersfacturen en creditnota’s om ze naar je accountant te sturen. En dankzij de bankkoppeling krijg je een visueel overzicht van alle betalingen.